Kako voditi konstruktivno konfliktno komunikacijo?

Večina nas intuitivno ve, da lahko iskren in konstruktiven dialog koristi splošnim odnosom v delovnem okolju in doprinaša k bolj ustvarjalnim rešitvam različnih podjetniških izzivov. Vendar le malokdo ve, kako učinkovito implementirati tak način delovanja, ne da bi ob tem povzročali občutke krivde, konfrontacij, zamer in obžalovanj.

Če želite kot lastnik/ica oziroma vodja podjetja ustvariti okolje, kjer se vaši zaposleni počutijo varno, da iskreno delijo svoje mnenje, je potrebno, da najprej sami zaupate v lastno sposobnost sprejemanja konstruktivne konfliktne komunikacije.

Kaj pa je konstruktivna konfliktna komunikacija? Marsikdo od nas je v nekem trenutku že doživel konflikt na delovnem mestu; ne glede na to, ali smo bili vanj neposredno vpleteni ali zgolj priča kakšnemu konfliktu med sodelavci. Konflikt na delovnem mestu je škodljiv; ne le za vpletene zaposlene, ampak tudi za poslovanje podjetja. Lahko ima negativen vpliv na produktivnost zaposlenih. Razumljivo je, da lahko dolgoročno izjemno poslabša medosebne odnose v celotnem delovnem okolju.

Japonska modrost za uspešno vodenje zaposlenih

Večinoma si predstavljamo, da so konfliktne situacije destruktivne, da povzročajo negativne izide in slabo klimo v podjetju. Vsekakor to drži, ko takšen konflikt vodi k jezi, občutkom krivde, frustracijam in na splošno slabim odnosom med zaposlenimi. Vendar so lahko konfliktne situacije tudi konstruktivne in povzročajo pozitivne rezultate, kot so:

• dojemanje in sprejemanje različnih idej in vidikov
• višji nivo angažiranosti in sodelovanja
• večja jasnost pri odločanju
• ponovna ocena izzivov oz. težav
• krepitev medosebnih odnosov

Se kot vodja morda sprašujete, kako ustvariti delovno okolje, ki spodbuja zaposlene k vključevanju v konstruktivne konflikte? Takšno okolje se praviloma ne razvije organsko, torej samo od sebe. Pomembno je, da vodite z zgledom, kar pomeni, da morate ozavestiti morebitne izzive in potencialne destruktivne situacije. Vse z namenom, da se znajo vaši zaposleni dobro umestiti v nov način delovanja in prilagoditi drugačnemu načinu izmenjave idej. Zaposleni naj se v delovnem okolju počutijo varni do mere, da se lahko odpirajo višjim stopnjam medosebnega tveganja. To tveganje se zopet nanaša na subjektivne občutke, kot so krivda, užaljenost, zamere in podobno. Največkrat je potrebnih kar precej praktičnih izkušenj in različnih situacij, preden se naučimo ljudje stvari jemati manj osebno.

V nadaljevanju delim z vami štiri usmeritve, ki vas lahko podprejo pri uporabi konstruktivne konfliktne komunikacije.

Agresivnost pod krinko prijaznosti

Bodite pozorni na kvaliteto vašega čustvovanja

Čustva pomembno definirajo naše odnose in interakcijo z ostalimi posamezniki. Med drugim nam zagotavljajo pomembne informacije, tudi v kontekstu konfliktov na delovnem mestu. Na žalost bolj malo ljudi obvlada učinkovito krmarjenje in preverjanje svojih čustvenih odzivov kot sredstvo za reševanje konfliktnih situacij. Ko razmišljate o preteklih primerih, ko ste bili soočeni z nekom z drugačnim stališčem; katero čustvo je bilo pri vas najpogosteje prisotno?

• agresivna čustva (nezaupljivost, užaljenost, jeza)
• pozitivna dojemljiva čustva (samozavest, radovednost, optimizem)
• izogibajoča se čustva (strah, ranljivost, negotovost)

Optimalni čustveni odzivi za konstruktivno konfliktno komunikacijo so sprejemljivi in pozitivno naravnani.

Foto: Shutterstock

Preverjajte svoje misli

Naše misli in čustva so neločljivo povezana. Čustva ustvarjajo nove misli in misli rojevajo nove čustvene odzive. Če želite razumeti svoje čustveno stanje, preverite, katere misli, vezane na dotično situacijo, prehajajo skozi vaš um. Izjemno uporabna vaja, ki jo pri naših svetovanjih redno predlagamo, je, da si naše stranke svoje misli napišejo na papir. Zdi se, da imajo tako besede večjo težo, situacija pa se prizemlji, ko vidimo naše misli pred seboj na papirju. Naše misli ustvarjajo našo trenutno izkušnjo. A misli so le misli - niso nujno dejstva ali resnica. Morda boste presenečeni, ko boste ugotovili, da ljudje mnogokrat ustvarjamo podrobnosti (zaznane kot dejstva) o situacijah, ki sploh ne obstajajo.

Predlagam, da se lotite naslednjih štirih vprašanj za vsako od misli, ki ste jih zapisali:

• Ali je res? (Ali je ta misel resnična?)
• Ali lahko popolnoma veste, da je res?
• Kako se odzovete, ko verjamete tej misli?
• Kdo bi bili vi brez te misli?

Prizadevajte si za zmago obeh strani

Naše razmišljanje je ključno pri konstruktivnem obvladovanju konfliktnih situacij. Poleg velikega pomena tega, da v pogovore vstopate s pozitivnimi nameni, je spodbudno, da izberete način razmišljanja, ki prinaša obojestranske koristi. Obstajajo skupne pogajalske strategije, ki so povezane s konfliktno miselnostjo:

• »Pokazal ti bom.« = Ti izgubiš, oni zmagajo ali ti zmagaš, oni izgubijo – kjer si ena stran želi doseči svojo prevlado za vsako ceno; v škodo poslovnega razmerja.
• »Tega ne morem storit.i« = Ti izgubiš, oni izgubijo. — Če se odločiš izogniti konfliktu ali podeliti svoj pogled na dano situacijo, izgubiš priložnost. Če tvoje potrebe niso izpolnjene, izgubita obe strani, saj ni možno upoštevati raznolikosti perspektiv.
• »Naredimo to skupaj.« = Zmaga - Zmaga — To je najbolj želeno stanje zavedanja. Cilj pogajanj (ali miselnosti), ki se končajo z zmago, je najti rešitev, ki je sprejemljiva za obe strani. Obe strani imata občutek, da sta po dogodku (razpravi) na nek način zmagali. Doprinos je daleč največji.

Kako voditi z zgledom?

Če verjamemo v možnost zmagovalnih rezultatov, jih lahko tudi dosežemo. Pomembno je, da se na potencialne konfliktne debate dobro pripravimo. Tako je možnost za konstruktivni dialog precej večja. Pred konstruktivnim konfliktnim pogovorom si poskusite zamisliti čim več možnih izidov, ki bi ustrezali vašim potrebam in interesom ter interesom druge strani. Vprašajte se: »Kaj bi mi še pomagalo, da bi se počutil bolj usklajen s to težavo?«

Poskrbite za jasno razumevanje

Ob koncu konstruktivnega pogovora si z vašimi zaposlenimi vzemite pet do 10 minut, da povzamete svoje razumevanje, dogovorjene odločitve in vse naslednje korake glede potrebnih ukrepov, odgovornosti in nadaljnjega delovanja. Morda boste želeli imenovati eno osebo, ki bo poslala kratko e-sporočilo s povzetkom. Če ugotavljate, da ste pri pomembnih strateških odločitvah stalno neusklajeni, se odkrito pogovorite, katere možnosti za premostitev ovir obstajajo. Morda je smiselno najeti usposobljene strokovnjake, da odvodijo proces vašega usklajevanja in dvignejo nivo komunikacije med vami in vašimi zaposlenimi. Dolgoročno vam to lahko prinese bolj učinkovito poslovanje in tudi bolj iskrene in pristne medosebne odnose. 

Teorija socialnega učenja nam kaže, da se posamezniki največ naučimo z opazovanjem in modeliranjem. Če želite modelirati konstruktivno konfliktno komunikacijo in jo v vašem podjetju uspešno implementirati, je potrebno, da kot vodje sprejmete in pokažete svojo ranljivost tako, da sami začnete s takšnim tipom vedenja.

Učenje veščin konstruktivne konfliktne komunikacije se vam lahko izjemno obrestuje. Z uporabo takšnega znanja lahko dvignete vaše vodstvene sposobnosti, izboljšate učinkovitost in prispevate k bolj odprti in vključujoči poslovni kulturi vašega podjetja.

Kaj pa navdihuje vas?