Metode za izboljšanje delovnega procesa in odnosov med zaposlenimi

V prejšnjem članku sem obljubil, da bom omenil nekaj zaposlovalnih in delovnih procesov, z rednim izvajanjem katerih lahko izboljšamo zaposlitveni proces in odnose v podjetjih. Sam sicer menim, da nobena stvar ni magična in ne bo čudežno prinesla neverjetne klime, prometa in boljših odnosov.
 
Prinaša pa njihovo redno izvajanje rezultate. Predvsem pa tudi zavedanje, da spodaj naštete prakse niso nadstandardne. So nekaj, kar bi lahko / moralo postali del vsakdana. Pa si jih poglejmo:

Jasna delovna pogodba, cilji in naloge

 
Zavedam se, da imajo nekatera podjetja jasno določene delovne pogodbe, kot so: kolikšna je plača, kakšno je delovno mesto, kaj se zahteva od zaposlenega, kakšne so določene pogodbene klavzule, vezane na popoldansko delo, če to obstaja, dopusti, bolniške itd. Predvsem je to pogosto pri podjetjih, ki imajo navadno zaledno pisarno v smislu pravne in kadrovske službe.
 
Tam, kjer tega ni in to so lahko tudi podjetja s 50 ali celo 100 in več zaposlenimi, pa je veliko zaposlitev narejenih po nekem vzorcu, ki je milo rečen »dan skupaj za prvo silo«.
 
Kaj delodajalec s tem sporoča bodočemu zaposlenemu? Z jasno delovno pogodbo, točnim opisom delovnih nalog in jasnimi cilji, ki jih »mora« ta doseči, sporoča, da mu je mar za osebo / delovno mesto, ki ga bo bodoči/a zaposleni/a »zaseda/la«.
 

Uvajalni / mentorski proces

 
Kaj je namen dobrega uvajalnega procesa? Za delodajalca oziroma lastnika podjetja je ključnega pomena, da se nov/a kandidat/ka kar se da hitro vključi v obstoječi delovni proces. To je jasno. Saj utečenost pomeni tudi uspešnost v poslovnem smislu ali tekoče delovanje oddelka, včasih celo celega podjetja.
 
Za zaposlenega / zaposleno je to predvsem podpora. Na terenu velikokrat vidimo, da se novi zaposleni lovijo. Ali še slabše; so prepuščeni samim sebi. Z dobrim uvajalnim procesom se nov/a kandidat/ka hitreje vključi v obstoječ kolektiv. Lažje pridobi tudi na samozavesti, če ji/mu nekdo z izkušnjami preda znanja, kar pomeni, da se v istem času opravi več.
 
Dober uvajalni proces pripomore predvsem k boljši klimi. Nihče od nas se ne počuti rad nesamozavestno ob opravljanju nalog, ki jih mora opravljati. Načeloma bi se vsak rad izkazal. Zato je dobro sodelovanje med novim zaposlenim in nekom, ki predaja znanje, ključnega pomena.
 

Mesečni razgovori

 
Vedno več podjetij uvaja mesečne razgovore ali imajo zaposlenega nekoga, ki skrbi za t.i. »wellbeing« v podjetju. To je lahko tudi del nalog kakšne druge delovne pozicije. Skozi mesečne razgovore ugotavljamo, kako se zaposleni počutijo v podjetju; kakšne skrbi ali želje (otrok, nov dom, selitev itd…) imajo v zasebnem življenju in kako le-te vplivajo na njihovo delo. Skozi mesečne razgovore lahko pride do marsikatere izboljšave. Ti so običajno kratki in lahko narejeni po nekem konceptu krajšega vprašalnika.

Mediacija / čuječnost na delovnem mestu

 
Ja vem, rekli boste, da tega v Sloveniji ni. Da se to ne more delati na tak način, ker izpade čudno. To se je govorilo 10 let nazaj, ko so delodajalci morda želeli uvesti 15 minut nekega sproščanja na delovnem mestu. Situacija se je spremenila. Ne pravim, da tako prakso povsod sprejemajo z odprtimi rokami ali da je na »dnevnem meniju«, ni pa več tako neobičajna.
 
Lahko imamo kratko sproščanje v obliki avtogenega treninga, lahko gre za kratko vodenje in poslušanje sproščujoče glasbe. Lahko gre za drugačne oblike meditacij ali čuječnosti. Veliko je študij, dokazov in pričevanj iz prakse, ki kažejo, da vpliva nekaj minut sproščanja / meditiranja skupine ljudi na tedenski bazi izjemno pozitivno za zdravje.
 
Naj navedem le nekatere prednosti:

• Večja povezanost ekipe skozi redno prakso.
• Ob redni vadbi se odpirajo drugačne možnosti reševanja dnevnih izzivov, ki prenesejo hitrejše razreševanje konfliktov.
• V nekaterih primerih se pokaže tudi upad bolniških odsotnosti (odvisno od količine prakse in njenega izvajanja).

Tukaj ni govora o nekem resnem treningu. Nekatera podjetja, s katerimi smo sodelovali, so na primer enkrat tedensko pred začetkom dela organizirala jutranjo jogo ali raztezne vaje. Enkrat ali dvakrat tedensko si lahko vzamemo 15-20 minut in nekdo v pisarni odvodi lahko raztezanje kot smo to počeli v osnovni šoli. Naredimo tudi nekaj globokih vdihov in izdihov. To pomaga pri menjavi delovne klime in če je vadba izvedena ob pravem času, podpira ljudi, da prebrodijo upad energije v dnevu.
 
Tudi v tem primeru so prednosti takšne prakse na delovnem mestu predvsem v zbližanju kolektiva in dvigu koncentracije za delo.
 
Poleg tega se je v praksi pokazalo, da se zaposleni običajno veselijo tega dneva v tednu, ko je napovedano krajše razgibavanje.
 
To bi bilo na kratko vse. Upam, da bodo vodje, ki berejo ta članek, kakšen prijem uporabile tudi v praksi. Še opomnik: pri vsaki novi stvari je treba začutiti, v kolikšni meri bi kolektivu ta noviteta odgovarjala. Po implementaciji je nato treba vztrajati vsaj 30, še boljše 90 dni.