Osnovne smernice bontona pri spletnem komuniciranju

Okoliščine so nas pripeljale do tega, da smo morali čez noč osvojiti tehnična znanja poslovnih in zasebnih virtualnih srečanj. Se pa zadeve nikakor ne končajo zgolj pri tehničnih znanjih. Še vedno se v virtualnih učilnicah srečujemo ljudje. Poslušamo se in gledamo. No, bolj se gledamo. Zaradi česar se je potrebno na vsa srečanja zelo dobro pripraviti. Tako kot smo to doslej počeli pred sestanki in dogodki v živo. Sedaj je treba biti celo bolj pozoren na nekatere stvari, saj smo na udaru mi pred zaslonom in ni ostalih faktorjev, ki bi v situacijah v živo, vplivale na potek dogodkov.
 
Koliko se bom trudila, ali mi bo mar, da na vse navzoče naredim prijeten vtis, so mi blizu osnove učinkovite komunikacije in bontona in ali znam na primeren način izkazati spoštovanje? Vsak naj sam pri sebi presodi in se odloči, koliko energije je pripravljen vložiti, da bo virtualno srečanje doseglo cilj, zaradi katerega je do srečanja sploh prišlo.
 
V sodobni poslovni komunikaciji predstavlja elektronska komunikacija sestavni del vsakdana, to ni nikakršna novost. In kljub temu, da se o tovrstni komunikaciji piše in govori že vrsto let, številni pozabljajo na osnovne zakonitosti. Že nekaj časa je uveljavljena smernica, da na prejeto elektronsko sporočilo odgovarjamo v roku 24-ih ur, odvisno seveda od naše zasedenosti. V zadnjem letu se je ta rok nekoliko skrajšal, vsekakor pa moramo sami oceniti kje je tista meja, glede na pomembnost, količino pošte in organizacijo delovnika. Tudi, če se pošiljatelju pošte zaradi prenatrpanega urnika ne moremo posvetiti, pa se pričakuje, da ga o tem tudi obvestimo. Ne puščajmo pošiljatelja v dvomih, da sam dela zaključke, kaj bi lahko bil vzrok naše neodzivnosti. V času odsotnosti vedno pripravimo samodejni odzivnik, ki naj bo kratek in naj vsebuje informacije o tem, kdo bo imel potrebne odgovore, dokler ne bomo mi zopet na voljo. S klicaji in velikimi tiskanimi črkami ustvarjamo neprijetno vzdušje, kot bi na prejemnika kričali in občutki ob prebiranju ne bodo prijetni. Odvadimo se pisanja dolgih sporočil, saj esejev nihče nima časa brati. Kratko, vljudnostno sporočilo, ki naj zajema ključne informacije bo zadoščalo, daljša vsebina se pripenja v prilogi. Vprašajmo se, kakšen občutek želimo ustvariti pri prejemniku našega sporočila. S takim »tonom« ga tudi napišimo.
 

Z načinom komunikacije predstavljamo v prvi vrsti sebe, takoj zatem pa naše podjetje

 
Vsi smo na nek način ambasadorji podjetij, zaradi česar bi moralo biti podjetjem v interesu, da svoje zaposlene ustrezno izobrazijo, saj jih bodo le tako lahko profesionalno zastopali.
 
Le redki se v zadnjem letu ob vseh spremembah niso srečali znotraj različnih spletnih platform. Pri virtualnih srečanjih ne bi smel nihče zamenjati profesionalnosti za udobnost. Če se na sestanek v podjetju nismo nikoli prikazali v razvlečeni trenirki in umazanih las, ni pri virtualnih sestankih nič drugače. Zgodilo se mi je že, da sem med udeleženci srečanj videla spodnje dele pižam, mastne lase in zelo razmetano okolico. Motilci, ki so pritegnili mojo pozornost. Ne pozabimo na primerno višino kamere in primerno osvetlitev. Naše okolje, v katerem se nahajamo med virtualnim srečanjem, je lahko precej hrupno, zlasti če ne živimo sami. Utišajmo mikrofon, ko ne govorimo. Prav tako pustimo tipkovnico pri miru. Bodimo uvidevni.
 
Naše ozadje naj bo kar se da urejeno, saj s tem preprečimo, da bi pozornost udeležencev bila preusmerjena drugam. Sodelavci ne bodo mogli slišati naših idej ali nas jemati dovolj resno, če bo v kotu za nami kup umazanih oblačil ali prižgan televizijski zaslon.
 
Med govorjenjem skušajmo gledati v kamero, saj je to najboljši približek vzpostavitve očesnega stika s sogovorniki. Vsakršno uživanje hrane med virtualnimi srečanji odpade. Ne le da je neprimerno, tudi neokusno je opazovati nekoga, ki žveči, po možnosti z odprtimi usti, medtem ko mi predstavljamo finančno poročilo pomembnega projekta. Lakoto potešimo pred ali po zaključku srečanja.
 
Za srečanje, bodisi v živo ali virtualno, se vedno primerno uredimo. Tako izkažemo spoštovanje do sebe in do vseh navzočih. Naj nam ne bo odveč obleči primerna oblačila, ki bi si jih oblekli tudi sicer za poslovni sestanek, ne glede na to, da komuniciramo iz naše dnevne sobe. Na drugi strani zaslona so naši sodelavci, poslovni partnerji, potencialni klienti, stranke in najmanj kar lahko naredimo je, da smo urejeni.
 
Z vsem naštetim, kar predstavlja le drobtinico področja, s katerim se ukvarjam, pripomoremo k spoštljivim medsebojnim odnosom, ustvarjamo prijetno vzdušje, gradimo zaupanje in pokažemo ljudem okoli nas, da nam je mar. Ponosno opazujem, kako moji klienti uspešno in samozavestno obvladujejo ovire, ko osvojijo znanja, zaradi katerih izstopajo iz množice in ko je na videz spontana izvedba poslovnih srečanj, le rezultat našega trdega in profesionalnega dela. Vsak segment sodelovanja v poslovnem svetu naj bo skrbno načrtovan in premišljen. Oblikovanje novih poslovnih vezi ali nadgradnjo obstoječih, ne prepuščajmo naključju.
 
Če želimo, pričakujemo, ali celo zahtevamo spoštovanje od drugih, se vselej vedimo tako, da bomo tega spoštovanja vredni.