Delovna mesta brez meja - prihodnost zmagovalcev

Veliko se danes govori o virtualnih ekipah in uspehih, ki jih prinašajo, če so seveda skrbno sestavljene ter usmerjene v specifično rešitev. Virtualne ekipe lahko drastično zmanjšajo stroške poslovanja, saj lahko delajo kjerkoli in ne potrebujejo pisarne, hkrati pa je ena izmed glavnih prednosti virtualnih ekip, prav lokacija, saj lahko zaposlimo najboljše talente iz celega sveta. Kaj je torej skrivni recept, ki dela virtualne ekipe izjemne? Kaj je pravzapravtreba, da sestavimo uigrano, visoko-zmogljivo virtualno ekipo. Kaj so lastnosti take ekipe?


 
To so vprašanja, ki si jih moramo zastaviti, če želimo izkoristiti izjemno priložnost in potencial, ki ga ponujajo virtualne ekipe.

Poznamo 8 glavnih značilnosti, ki determinirajo učinkovitost in uspeh virtualne ekipe (Vir: Povzeto in prirejeno po1):

1. Globalni vs lokalni mindset (člani ekipe kažejo globalno miselnost, ne glede na to, ali delajo globalno. Njihovo razmišljanje je usmerjeno navzven, ne navznoter),
2. Poslanstvo in skupni cilji (člani ekipe si delijo odgovornost za doseganje poslanstva),
3. Zaupanje in avtentičnost (kultura strpnosti spodbuja zaupanje članov ekipe),
4. Smiselna komunikacija (člani virtualne ekipe sodelujejo v jasni, transparentni komunikaciji med seboj. Skupaj si kreirajo razumevanje okoli kontekstnega komuniciranja, imajo dostop do tehnologije ter sodelujejo v stalnem dialogu),
5. Pretok informacij (enostaven pretok informacij med člani ekipe, ki se sporazumevajo z uporabo različnih tehnoloških orodij),
6. Mehanizem za obvladovanje konfliktov (vzpostavljen je mehanizem za obdelavo in spremljanje navideznih konfliktov, ki običajno povzročajo nesporazume),
7. Učinkovit sistem dela (vzpostavljeni so delovni sistemi za zagotavljanje končnih rezultatov v okviru finančnih in časovnih omejitev),
8. Pozitiven odnos (člani ekipe imajo pozitiven in motivacijski odnos do dela)

 

Virtualne ekipe lahko drastično zmanjšajo stroške poslovanja in prinesejo uspeh in zadovoljstvo vseh v podjetju. Foto: Shutterstock

Kako zgraditi visoko-zmogljivo virtualno ekipo?

Zelo pomembno je, da se organizacije zavedajo prednosti, ki jih lahko prinesejo virtualne ekipe, vendar pa je za to potrebno zagotoviti tudi ustrezne pogoje. Med njimi je zagotovo investiranje v različne platforme, ki lahko omogočijo ekipi, da komunicira, si izmenjuje podatke ter deli svoje izkušnje. Velikokrat se pri sestavljanju virtualne ekipe organizacije poslužujejo tudi kreiranja ekip iz oseb, ki so že prej sodelovale skupaj na različnih projektih. Tako, se pohitri proces spoznavanja in zaupanja.
 
Pogosto slišimo izraz, da je resnična moč ekipe v vsakemu posamezniku in njegovih veščinah in znaju. Potemtakem je kombinacija veščin in znanj vseh posameznikov glaven ključ za sestavo izjemne visoko-zmogljive virtualne ekipe. Zato se morajo organizacije vedno osredotočiti na vsakega posameznika, hkrati pa imeti v mislih, da posamezniki skupaj tvorijo ekipo. Zaupanja vreden, samozavesten, izkušen in inovativen posameznik pa lahko izjemno pripomore k oblikovanju kohezivne visoko-zmogljive virtualne ekipe.
 

Ključne sestavine

 
Vodilne tradicionalne ekipe in vodilne virtualne ekipe imajo nekaj podobnosti. Obe vrsti ekip pa se srečuje z glavnimi izzivi, ki se pojavljajo pri vzpostavljanju zaupanja, kohezije in jasne komunikacije zaradi časovnih razlik, kulturnih razlik in geografske razpršenosti. Zato morajo organizacije, ki se posložujejo virtualnih ekip, posebno pozornost posvetiti določanju jasnih smernic, ciljev, pravil, hkrati pa morajo spodbujati odprtost, izmenjavo idej in kolegialnost.
 
Ključne sestavine, ki jih je treba upoštevati pri gradnji virtualnih ekip (Vir: Povzeto in prirejeno po2) so:

1. grajenje občutka za identiteto ekipe in skupnosti, s fizično prisotnostjo posameznikov na uvodnem sestanku,
2. prepoznavanje in spodbujanje spoštovanja kulturnih razlik, s spoznanjem, da je raznolikost nujno potrebna in velika prednost,
3. grajenje zaupanja,
4. ustvarjanje in razvijanje posameznikovih vrednot in prepričanj,
5. določanje ciljev, vizije in standardov delovanja ekipe,
6. ohranjanje odprte in transparentne komunikacije,
7. zagotoviti ustrezno tehnologijo za naloge in projekte,
8. zagotoviti ustrezno usposabljanje za upravljanje s tehnologijo,
9. omogočiti članom, da spodbujajo delovne odnose in vezi na ustrezen način.

Virtualne ekipe in vodenje virtualnih ekip sta zagotovo dve najpomembnejši temi 21. stoletja. Organizacije so čez noč spoznale novo paradigmo, delovno mesto brez meja, ki je nova realnost in bo tukaj ostala. Organizacije, ki bodo to prepoznale kot veliko priložnost, pa bodo prosperirale in tako sestavile virtualne ekipe iz najboljših talentov iz celega sveta.

_____________________________________________________
VIRI:
Zofi, Y. (2012). A Manager’s Guide to Virtual Teams. American Management Association, pp. 1-264.
McLean, J. (2007). Managing Global Virtual Teams. Management Matters, p. 16.