Danes je moj namen v nadaljevanju besedila prikazati nekaj napotkov, ki jih lahko vsak družinski član naredi za izboljšanje komunikacije na perečih temah. V praksi se je pokazalo, da so ti enostavni, ampak uporabni napotki, bistveno izboljšali uvodna družinska srečanja.

Na sestanku, kjer se bodo vsi člani pogovarjali o ključnih strateških odločitvah za prihodnost podjetja, je važno, da je komunikacija jasna in spoštljiva. Z enostavnimi pripravami na uvodni sestanek, lahko bistveno pospešimo reševanje marsikatere težavnejše tematike (le-te so navadno izplačila staršev, plače, investiciji, določanje deležev v podjetju ipd.)

 V nadaljevanju bom predstavil naslednje korake za pripravo na uvodno srečanje:

• DOLOČITEV TEMATIKE (ZAPIS MNENJ IN REŠITEV);
• PRIPRAVA NA SESTANEK;
• DOLOČITEV KRAJA;
• DOLOČITEV TERMINA IN OMEJITEV ČASA.

Določitev tematike

Pred samim sestankom je dobro, da se vsi družinski člani, t. j. tako prevzemniki kot prenosniki (načeloma starši), strinjajo o tematiki, o kateri se bodo pogovarjali. Število tem oziroma področje pogovora je najpogosteje dobro omejiti. To v praksi pomeni, da se bomo na sestanku pogovarjali največ o dveh temah. Še bolje se je skoncentrirati samo na eno.

Priprava posameznega člana družine

Vsak član/nica družine naj se pred sestankom pripravi na srečanje. Torej, ko so dogovorjeni za tematiko, naj napišejo predvsem, kako se počutijo o tematiki/problematiki. Občutki so zelo važna stvar, saj kažejo smer razrešitve. Evidentno je, da se zaradi nekega negativnega občutka, enega ali več članov družine, tudi zatika iskanje tehničnega dela izvedbe oziroma razrešitve.



Važno je poleg samih občutkov in mnenj o dotični tematiki, izraziti tudi, kako so bili njena/gova mnenja posameznega člana družine upoštevani pri dosedanjih razreševanjih izbrane tematike.  Nato zapišemo še pomisleke, zaradi katerih menimo, da situacija do sedaj ni bila v polnosti razrešena. Zaključimo s tem, da napišemo rešitve, ki jih  zaznavamo. Ali celo napišemo celoten scenarij razreševanja.

Izbira primernega (nevtralnega) okolja

Sestanek naj poteka na nevtralnem »ozemlju«. Po navadi gre za razreševanje neke tematike, ki se je zataknila. Ki je pereča oziroma zbuja ogromno bolečine enemu ali večim družinskim članom v podjetju. Zakaj narediti sestanke na nevtralnem terenu? Če se le-ta razrešuje doma ali na sedežu podjetja, ima lahko eden ali več članov prednost pred drugimi. Lahko eventuelno poteka sestanek doma ali v prostorih podjetja, vendar to le redko omogoča optimalno razreševanje.

Nevtralno okolje prinaša nenavezanost. Nobeden nima prednosti v smislu najljubšega stola ali pozicije za mizo. Nevtralno okolje izniči psihološki moment negativnega sidranja, ki ga lahko poznana okolja povzročajo. Nehote, seveda.
 

Določitev termina

Zadnja stvar, ki nam ostane, je jasna določitev termina in časovnega okvirja srečanja. Da ne bo pomote, sliši se enostavno. Vendar v tem tempu življenja, ko ima vsak svoje obveznosti, ko smo vsi »prezasedeni«, je določitev termina ključna stvar. Ko je termin potrjen s strani vseh ključnih družinskih akterjev, je konec izogibanja. Prepogosto je koga od članov družine doletela »bolezen odlašanja«. Kar so seveda običajne taktike izmikanja in prelaganja odgovornosti (ali ohranjanja pozicije moči). S soglasjem vseh o času srečanja se postopek na nekih ravneh že prične razreševati.

Ko se dogovorimo za dan srečanja (soočenja), je dobro sestanek časovno omejiti. Iz prakse lahko rečem, da naj uvodni sestanek ne bo daljši kot 2 uri. V prvi vrsti zaradi tega, ker smo se na sestanek že pripravili in bo podajanje informacij strnjeno.

Drugič, zaradi tega, da se sestanek ne sprevrže v pogrevanje »postane župe«. Prepogosto se takšen tip strateških (koordinacijskih/mediacijskih) sestankov sprevrže v obtoževanja, če nima jasne smeri in časovno omejenega trajanja. V t. i. barski dialog v slogu »rekla, kazala«. To v končni fazi ne razrešuje ničesar. 

Epolog priprave na sestanek

Cilj uvodnega sestanka mora biti jasna določitev tematike. Na podlagi tematike varna artikulacija mnenj in občutkov. Idealen zaključek bi bil, kjer gre vsak s sestanka z občutkom, da je bil/a slišan/a. Da odidemo s sestanka z občutkom (in v praksi), da smo začrtali smer razreševanja pereče tematike.

Naslednjič oziroma v drugem delu bom pisal o izvedbi sestanka v praksi. Se pravi, kako poteka  »idealen« 2-urni sestanek v živo.

Se beremo naslednji teden.