S pandemijo covida-19, se je večina ljudi seznanila z novim načinom dela in druženja s sodelavci. In ker spremembe za večino ljudi predstavljajo neko vrsto nelagodja, so bile prilagoditve na nov način dela resen izziv tako za podjetja kot tudi za družbo in okolje.
 
In kaj nam je bilo v tem primeru storiti?
 
Iz oči lastnikov podjetja, direktorjev, vodij oddelkov je bil čez noč potreben preobrat v načinih vodenja, v načinu komuniciranja s sodelavci in pa predvsem začeti razmišljati o tem, kako bomo zdaj reševali probleme, dosegali cilje, če pa bomo vsak na svojem koncu, v oddaljeni pisarni. Ja, sprva se sliši zelo kompleksno in dokaj strahovzbujajoče, ampak za podjetja v kateri je že v osnovi pomembno, kakšna kultura se goji in kako so zaposleni tretirani, so to le trenutki, za katere lahko rečemo, da nas naredijo močnejše kot kadarkoli.
 
Pa vseeno se moramo zavedati, da smo ljudje zelo čustvena bitja in da smo večinoma navajeni druženja in pogovora s prijatelji, sodelavci. Ko se je marca 2020 zgodil prvi »lockdown«, so podjetja, ki jim je predvsem veliko mar do zdravja, varstva in počutja zaposlenih takoj naznanile delo od doma za vse tiste, ki to lahko brez problema opravljajo.
 
Nekatera podjetja so imela težave, predvsem iz razloga novih tehnologij, saj če si nalijemo čistega vina, prej o tem nikoli ni bilo potrebno razmišljati. Ali pač?
 
No, dejstvo je, da bi moralo vsako podjetje razmišljati o tveganjih in nevarnostih, ki se lahko pripetijo v kateremkoli momentu, predvsem pa bi moralo večino današnjih podjetij imeti urejeno strukturo in podporo za hitro deljenje podatkov/datotek in pretoka informacij.
 
Mogoče se sliši kompleksno, a vendarle se vprašajmo, kaj nam današnja tehnologija omogoča, da z nekom delimo dokument? Da od nekoga zahtevamo podpis? Da nekoga pokličemo in se lahko istočasno tudi vidimo? Tudi da podpišemo pogodbo... Danes to ni več tiskalnik, danes to ni več svinčnik ali pero, tudi večinoma ni več stacionarni telefon. Večina teh zadev se danes lahko opravi z enim prenosnim računalnikom in veliko različnimi programi.
 
Pa si poglejmo, kaj je pomembno, da smo vse lockdowne, katere smo že zdavnaj nehali šteti, pri nas dali čez in kot podjetje ostali močni. Seveda je veliko odvisno od same industrije, v katerem podjetje deluje, saj bomo predvsem govorili o podjetjih in branžah, katere so v času covida bile še kako uspešne.
 


Prva in zelo pomembna stvar je ta, da se pri delu od doma, ne začnemo spraševati, kako bomo svoje delavce nadzirali in beležili produktivnost, ampak je bolj pomembno delati na zaupanju. Če v podjetju ne zaupate svojim zaposlenim in vanje ne verjamete, potem ne pričakujte kaj pretirano drugačnega odziva do vas. Nadzor, kontrola, preverjanje ni odgovor na to, kako se iz vsega tega izvleči.
 
V teh časih so se najbolje izkazala podjetja, ki gojijo pravo in predvsem svojo kulturo znotraj njihovega ekosistema. Kakršna je kultura podjetja, taki so tudi rezultati. Bistvo je, da z zaposlenimi komunicirate na redni ravni, jih obveščate o stanju tako imenovane koronske krize, jim vlivate upanje da boste naredili vse, kar je v vaši moči, da podjetje iz tega pride še močnejše kot kadarkoli.
 
Pomembno je tudi, da svojih ciljev ne zavržete ampak jih vseeno skušate doseči, s premišljenim planiranjem in strategijo, ter to jasno in transparentno komunicirate z vsemi zaposlenimi v podjetju. V času lockdowna, je najbolj primeren trenutek, ko začnete razmišljati o prihodnosti svojega podjetja, se prilagodite glede na spremembe na trgu, poiščite možnosti in priložnosti za svojo rast in uspeh. Pa vendar ne pozabiti na to, kar smo prej že omenili, ljudje smo čustvena bitja, in potrebujemo pogovore, druženja.
 
Vsa ta današnja tehnologija nam to omogoča, tudi če smo se prvič srečali z izrazom »virtualna kava« ali »virtualno pivo«. Tukaj se skriva en velik dodatek za motivacijo in krepitev odnosov s sodelavci, četudi ni pravo, pa je pogovor in slika prava ter iskrena.
 
Pa če se dotaknemo malo bolj vsakdanjih in operativnih zadev. Od tega, da smo sodelavce srečevali na hodnikih in kadar smo potrebovali pomoč, smo takoj skočili v sosednjo pisarno in razjasnili zadeve, smo prišli do tega, ko moramo za vsako stvar nekoga poklicati ali sklicati kratek sestanek na platformah, ki nam to omogoča.

​
Za mnoge je to lahko odvrnitev, ker v prvi meri niso navajeni takega dela in se jim zdi odveč nekoga klicati ali sklicevati sestanek, takoj pridemo do tega »ah saj ni pomembno«. Prav hodniki in skoki v pisarne, so lahko včasih ključnega pomena za deljenje informacij skozi podjetje in zelo nevarno, če se to prekine, saj se informacije izgubijo. Pa vendar se tega držimo in kar naenkrat postane delovni dan namesto 8 ur, 12 ur ali več, nimamo več občutka, kdaj si doma in kdaj v »pisarni«. Teh kratkih 15 min in 30 min sestankov postane vedno več in več, in ko s sestanki opravimo, nam mora ostati še nekaj časa za dejansko operativno ali strateško delo. Tukaj pa pridemo tudi do ene zelo pomembne teme in to je »time management«.
 
Kako sploh strukturirati čas v tednu? Kako držati ta tempo, vse te sestanke, vse te naloge in dosegati cilje? Vse se začne na začetku, in sicer, kako naj izgleda naš teden?
 
Najbolj pomembno je, da teden razdelimo v dneve ki so namenjeni točno za določeno stvar. Potrebno je razmisliti in na list papirja napisati vsa ključna opravila, ki jih morate kot vodja ali pa kot del določenega oddelka v nekem tednu opraviti.
 
Pomembno je, da si vsaj 2 dneva rezervirate za strateška razmišljanja, zato da poskrbite, da bo podjetje tudi v prihodnosti delovalo v najboljši luči. Določen dan v tednu, mora biti namenjen pogovoru in druženju z zaposlenimi, kjer opravljate razgovore, preglede o odprtih temah, projektih, kje se vašim sodelavcem stvari ustavljajo in ne znajo naprej, ne pozabiti, širjenje informacij je ključnega pomena.
 
Kot vodja je najbolj pomembno, da informacije dajete, ne da morajo vaši sodelavci od vas informacije iskati in vleči. Kaj pa ostale dni? Ja ostali dnevi pa je najbolje, da se zgodijo sami od sebe, predvsem pa bodite na voljo vsem zaposlenim, nikoli ni prepovedano nekoga poklicati in ga vprašati če mu gre vredu in če lahko kaj pomagaš.
 
Pa vendar se vprašamo, kako je to drugače od prej? Pa saj smo že prej to počeli in se družili, pogovarjali. Ja res je, pa vendar ne na način kot ga počnemo zdaj. Oddaljenost od ljudi, lahko privede do resnih problemov znotraj podjetja, sploh če v tem podjetju diha neka klima, neka kultura. To lahko zelo hitro izgine in se začne kazati pri učinkovitosti, pri pogovorih z ostalimi, postanemo oddaljeni eden od drugega in razmišljamo samo o svojem delu, ne o celotni sliki in podjetju. Zato, pa smo vodje tukaj, da to kulturo in klimo držimo skupaj ne glede na situacijo.
 


Veliko ljudi se danes vpraša, bo zdaj vedno tako? Kdorkoli bi sklepal kakršnekoli zaključke, so lahko napačni. Pa vendarle moramo biti pripravljeni na prihodnost in pričakovati neki hibridni način dela, ki bo kombiniral delo od doma ter na sami lokaciji podjetja.
 
Nekaterim delo od doma ustreza, nekaterim ne in tudi ko se bodo razmere vrnile v normalno stanje, bomo morali biti pripravljeno omogočit način dela tak, kot ga zaposleni pričakujejo. Zato moramo vseeno biti pripravljeni z vso tehnologijo in slediti vsem trendom na področju dela. Konec koncev, taka kultura kot se v podjetju goji, taki so na koncu tudi rezultati podjetja. Kultura podjetja pa ni povsod enaka in ne ustreza vsem enako, zato je važno tudi, da ko se zavedate, kakšna je vaša kultura, v svoje vrste vabite kader, ki tej kulturi ustreza.

* Jaka Klemenčič je veliko znanja pridobil na področju projektnega vodenja, produktnega vodenja, vodenja proizvodnega procesa in navsezadnje tudi vodstvenih kompetenc. Zaposlen je v podjetju EKWB d.o.o., ki se ukvarja z vodnim hlajenjem računalniških komponent. Zadnje leto je ogromno časa preživel na Kitajskem, kjer je skrbel za proizvodno enoto in spoznaval Kitajsko kulturo. Trenutno zavzema mesto vodje poslovne enote EasyCooling, kjer skrbi za določene produktne linije ter strategijo poslovne enote.