Notranja revizija ni policist v podjetju, je odličen svetovalec

Zakaj organizacije potrebujejo močno notranjo revizijo? Moderna notranja revizija ni več policist v organizaciji, ampak zaupanja vreden partner vodstva.Notranja revizija predstavlja ključen gradnik upravljanja vsake organizacije. Svoje poslanstvo, ki je dodajanje vrednosti organizaciji na tveganjem temelječim in nepristranskim dajanjem zagotovil, mnenj in nasvetov, doseže s tem, da je zaupanja vreden partner vodstva.  To pa doseže z naslednjimi aktivnostmi.


 

Je neodvisna in nepristranska

Zgodovinsko  je notranja revizija res igrala vlogo inšpektorja v organizaciji, vendar moderna revizija sedaj sodeluje z vodstvom, z namenom zgraditve partnerstva, vendar pri tem še vedno ne izgubi svoje neodvisnosti in nepristranskosti. Konec koncev notranja revizija dela v in za organizacijo (in ne obratno kot npr. regulator) in zato mora tudi ona imeti interes, da organizacija postane močnejša in uspešnejša.  V praksi notranja revizija oblikuje svojo neodvisnosti in nepristranskost z ločitvijo od linijskega managementa, s poročanjem neposredno revizijski komisiji in administrativnim poročanjem vodstvu. To pomeni, da sporočila in mnenja notranje revizije ne gredo čez filter različnih linij in zato najvišje vodstvo dobi zanesljive in neoporečne informacije. Vodstvo se mora zavedeti, da so le informacije, ki jih dobijo od notranje revizije, brez političnega vpliva, torej zanesljive in neoporečne. Drugače se lahko zgodi, da se vodstvo odloča na napačnih in nezanesljivih informacijah.

Temelji na oceni tveganj

Delo notranje revizije temelji na tveganjih, ki morajo biti povezana s strateškimi cilji organizacije. Vsako notranjerevizijsko poročilo mora sporočati, če organizacija zasleduje sprejete strateške cilje in če ne, katera tveganja to preprečujejo. Da se to zagotovi, notranje revizija nenehno spremlja, ali proces avtorizacije sledi strukturi delegiranja in dobrimi praksami.  Ker je notranja revizija prisotna v  vseh delih organizacije in je zato tudi v privilegiranem položaju,  lahko le notranja revizija svetuje celostno in ne samo delno (vidi gozd in ne samo dreves). Notranja revizija tako lahko oceni, kako procesi dejansko potekajo, kako naj bi procesi potekali in kaj naj se naredi, da se bodo procesi oz. poslovanje izboljšalo. To notranja revizija doseže, ko se osredotoči na uspešno, učinkovito, ekonomično in etično poslovanje.
 

Notranja revizija preverja 4E. Kaj torej?

Preverja, da je poslovanje učinkovito, uspešno, ekonomično in etično (4E – efficiently, effectively, economically, ethically)Sredstvo je nekaj, kar ima ekonomsko vrednost ali prihodnjo korist, kar po navadi vključuje fizična sredstva (stavba, denar, zemlja itd). in neopredmetena sredstva (informacije, blagovna znamka, znanje itd.).  Notranja revizija se osredotoča, ali so vpeljane primerne notranje kontrole, in sicer iz štirih pomembnih vidikov: učinkovitosti, uspešnosti, ekonomičnosti in etičnosti poslovanja.

To pomeni naslednje (primer zdravja na delovnem mestu zaradi COVID - 19):

1. Učinkovitost –ali so se stroški bolniških odsotnosti znižali: ali delamo stvari na pravi način;
2. Uspešnost – ali se je absentizem zaradi promocije zdravja znižal: ali delamo prave stvari;
3. Ekonomično – ali so izdelki oz. storitve za zagotavljanje promocije zdravja v skladu s pričakovanji glede kakovosti in po najboljši ceni: ali smo bili na trgu uspešni;
4. Etično – ali so bili interesi drugih upoštevani, da se zagotovi pošteno, neoporečno in pravično odločanje: ali delamo prav.

Notranja revizija so tako oči in ušesa vodstva. Foto: Shutterstock

Notranja revizija daje zakonsko neoporečnost

Notranja revizija daje zagotovilo , da je organizacija skladna z zakoni, regulativo in politikami. Večina notranjih revizij se osredotoča, ali  organizacije poslujejo v skladu z zakonodajo in regulativo. Notranja revizija to redno preverja in poda mnenje, če obstajajo potencialna neskladja. Vendar se vloga notranje revizije tu ne končna. Obenem mora tudi spremljati, če organizacija sledi svojim notranjim pravilom kot pogodbam in opozori na potencialna obligacijska tveganja ter tveganja prevar. Sicer ni naloga notranje revizije, da prepozna in preiskuje prevare, vendar pa je njena naloga zagotovo, da preveri, ali so notranje kontrole tako zasnovane in delujejo v smeri zmanjševanja tveganj prevar.
 

Nadzoruje visoko tvegane projekte in programe, da se izvajajo v skladu z načrtom

Veliko organizacij se, sicer pogosto v lastno škodo, zanaša na lastne samoocene večjih in pomembnih projektov, ki niso neodvisno potrjene. To je lahko recept za katastrofo, saj po navadi izvajalci oziroma linijski management poročajo, da projekt poteka brez težav oziroma problemov ali v primeru, da so težave, se te poročajo izključno z namenom pridobiti dodatna sredstev za projekt. Neodvisna validacija projekta s strani notranje revizije lahko te zadeve prepreči in organizaciji prihrani sredstva, saj pregleda in poda mnenje, o poteku projekt. Pregled projektov po njihovem zaključku je brezpredmetno, saj so stroški in škoda že nastali.
 

Svetuje vodstvu

Notranja revizija je v kot edina funkcija v podjetju, ki lahko že zaradi svojega organizacijskega položaja svetuje najvišjemu vodstvu. Moderna notranja revizija išče partnerja v vodstvu, pri čemer ohranja svojo neodvisnost. Del človeških in finančnih virov mora notranja revizija nameniti ad hoc zahtev vodstva ali organa nadzora, saj imata tudi oni zahteve glede novih tveganj ali problemov.
Notranja revizija so tako oči in ušesa vodstva, saj ima dostop do celotne organizacije in išče potencialna tveganja. Ko je obvladovanje tveganj v organizaciji slabo, je direktor sicer lahko na kratki rok zaščiten. Mnogi pa nato prepozno ugotovijo, da ker niso redno preverjali določenih aktivnosti, je prav to organizacijo izpostavilo nedopustnim tveganjem (bistvo stvari je očem skrito). Taki primeri so npr. visoko tvegani programi, ki postanejo cokla podjetja. Notranja revizija s svojim pristopom nudi direktorju, da so prav ti projekti oz. aktivnosti delujejo v skladu s pričakovanji, kar omogoča direktorju, da se lahko osredotoča na najpomembnejše priložnosti in ponoči mirneje spi.