Kako lahko prava vodstvena struktura reši podjetje

Če je družinsko podjetje še v prvi, zgodnji fazi razvoja (fazi ustanovitelja – faza, kjer podjetje vodi lastnik in v podjetju še ni veliko družinskih članov), lahko zaznamo zelo malo težav pri vodenju, saj o večini vprašanj in usmeritvah odloča lastnik sam. Čez čas, ko struktura podjetja raste in se podjetju postopoma pridružujejo tudi ostali člani družine, se v podjetje implementirajo nove ideje in mnenja, kako in na kakšen način bi bilo potrebno podjetje voditi.
 
V tem trenutku je zelo smiselno in pomembno, da lastniki ustanovijo čisto vodstveno strukturo. Ta omogoča disciplino med družinskimi člani in celotnim kadrom, prepreči morebitne konflikte in poskrbi za kontinuiteto posla. Pomembno je, da se vodstvena struktura osredotoča na:

• Določitev in sestava jasne vizije, s katero se strinjajo vsi člani.
• Določitev strategije podjetja in delovnih nalog tako za družinske člane/lastnike, v primeru, da so zaposleni v podjetju, kot tudi za ostale zaposlene.
• Da se, tiste člane družine, ki niso zaposleni v podjetju ampak so lastniki, redno obvešča o aktualnem dogajanju v podjetju, pomembnih dosežkih in strateških usmeritvah.
• Redne kontinuirane sestanke (kolegije), na tedenski bazi, kjer lahko vsak enakopravno poda svoje mnenje in spoštljivo izrazi svoja nestrinjanja.
• Odprt pogovor o pravilih in odločitvah, ki lahko neposredno vplivajo na zaposlitev, dividende ter ostale prednosti, ki jih vsak družinski član lahko pričakuje od posla.

S tem, ko se vzpostavi jasna struktura vodenja podjetja, to privede do zaupanja med družinskimi člani (tistimi, ki so v podjetju in tudi tistimi, ki v podjetju ne delajo). Hkrati struktura poenoti družino in tudi poviša možnosti za obstoj družinskega posla. 


Naj vam povem zgodbo:
 
K nam je pristopilo podjetje, ki se ukvarja s peko. V družini sta bila starša lastnika, trije otroci so pa že v študentskih letih pridno pomagali pri delu. Starša sta bila pred upokojitvijo, zato sta si želela še zadnji dve leti v podjetju nameniti mentoriranju otrok, da bi bil lahko prevzem posla lažji.
 
Najmlajši sin se je odločil slediti svojim sanjam in se vpisal na fakulteto, medtem ko sta starejša dva sorojenca želela ostati v družinskem poslu. Nekaj časa je vse funkcioniralo, dokler sta podjetje v večinski meri vodila še starša. Bolj kot se je bližal čas upokojitve, bolj je med sorojenci prihajalo do napetosti. Mlajšega sina je še vedno zanimalo kaj se v podjetju dogaja a ni vedel kaj dosti. Občutek je imel, da ga druga dva sorojenca želita izriniti iz podjetja. Druga dva se pa medtem nikakor nista mogla razumeti glede vodenja in odločanja o pomembnejših vprašanjih, saj nista imela jasno postavljene strukture. Poklicali so nas na pomoč in z njimi smo naredili jasno lastniško strategijo, ki je bila sestavljena iz:

• Družinskih pravil in vrednot:

Določili smo družinska pravila in vrednote, ki sestojijo iz vizije ter strateški plan podjetja, ki ni veliko odstopal od vizije staršev. Določili smo vrednote podjetja in politiko, ki regulira odnos družinskega člana do podjetja in posla, ki ga opravlja. Določili smo naloge vsakega posameznika v podjetju ter njegove zadolžitve. Definirali smo jasno kompozicijo vodilnega kadra: družinski člani/lastniki, direktor, vodje managementa. Določili smo tudi pravila kako in na kakšen način lahko družinski člani prispevajo in vplivajo na razne odločitve podjetja. 

• Organizacije:

Organizirali smo njihov delovni proces in dodali tedenske sestanke in družinski odbor, ki je odgovoren za odločanje. S pomočjo tega je vsakemu od družinskih članov dovoljeno spoštljivo izražati svoje mnenje. Zahvaljujoč organiziranosti je med člani družine manj nejasnosti in nespoštovanja ter več povezave. Zelo pomembno je, da se vsi člani družine zavedajo razlik med lastnikom in direktorjem podjetja, saj je funkcija in narava naziva popolnoma drugačna. 
 
Na začetku so najtežje osvojili uvedbo tedenskih kolegijev, saj so se jim zdeli nepomembni in nepotrebni, v smislu »kaki sestanki, delat je treba«. Prav tedenski kolegiji so zelo pomembni, saj lahko tam dobijo uvid v:

• delovni proces (kako kdo dela, kateri projekti so zaključeni in kateri so na novo sprejeti), 
• ključne kadre (poročila ključnih kadrov, pregled odnosov med kadri in dinamike skupine),
• finance podjetja (kakšen je finančni plan, kakšno je trenutno finančno stanje in katere so morebitne investicije, ki jih je potrebno pregledati),
• naloge (katere naloge so bile opravljene in katere naloge je še potrebno opraviti),
• razno (razna razmišljanja solastnikov, pripombe, izražena mnenja o morebitnih izboljšavah, samoocene zaposlenih, intervizije,…).

S pomočjo nove strukture vodenja je podjetje v naslednjem letu zacvetelo. Povečal se jim je obseg dela, investirali so v gradnjo nove pekarne in svojo verigo razširili. Zahvaljujoč kolegijem in jasni strukturi, sta starejša prevzemnika podala nekaj zelo dobrih idej za morebitne prihajajoče projekte, katere so skupaj izpolnili.
 
Jasno določena vizija in strategija podjetja ter organiziran delovni proces in delovna mesta lahko pripomorejo k znatnemu napredku in dobri podjetniški strukturiranosti. Pomembno se je tudi spomniti, da to zelo težko dosežemo samostojno, saj se že mnenja naših sočlanov lahko v veliki meri razlikujejo od našega. Zato je zelo smiselno imeti neko tretjo nevtralno osebo/svetovalca, ki nas s pomočjo strukturiranih vprašanj in vodenega procesa pripelje do odgovorov.