V prejšnjem članku sem opisal potek priprave na izvajanje (družinskega) dogovora v podjetju. Oziroma pripravo na prvo srečanje vseh družinskih članov, ki sodelujejo v podjetju. Kako se pripravimo, da bo sestanek potekal tekoče in prinesel neko konkretno smer razreševanja pri temi, kjer se je do sedaj zatikalo.

Zdaj, ko so se vsi udeleženi pripravili na sestanek, se uskladili vsaj sami s seboj in določili kraj srečanja, lahko v miru izvedemo uvodno srečanje – dogovor.

KLJUČNE 'SESTAVINE' NA UVODNEM SREČANJU:

• individualna predstavitev mnenj;
• krog »potrjevanja razumevanja«;
• čebelica;
• upravljanje mnenj in zaključki;
• podpora zunanjega faktorja.

Individualna predstavitev mnenj

Za primer bomo vzeli, da imamo na uvodnem družinskem dogovoru pet oseb. Dva prenosnika, to sta starša in trije prevzemniki, dve sestri in brat. Sestanek se prične tako, da vsak v 30 sekundah ponovi temo, o kateri se bodo pogovarjali. Tako, da ni nobenih dvoumnosti. Če pred pričetkom še nismo določili vrstnega reda govornikov, je sedaj čas, da to naredimo. Najbolje je, da začne oseba, ki je sicer najbolj tiha oziroma ima zadržke z izražanjem mnenj.

Vsaka oseba ima maximalno 10 minut, da predstavi svoje mnenje in občutke o tematiki. Prav tako, se časovna omejitv ne sme prekoračiti. Resnično je važno, da se časovnih omejitev držimo. Tako je najbolj smelo, da je na koncu oseba, ki najlažje in navadno največ govori. V namen spoštovanja časa vseh udeleženih, naj se na 5 minut in pa 8 minuto pred iztekom 10 minutnega roka, ki so na voljo, govorečo osebo opozarja na pretečen čas.
 

Krog »potrjevanja razumevanja«

Ko vsi udeleženi zaključijo s svojo predstavitvijo/podajo mnenja, sledi t. i. krog POTRJEVANJA (utrjevanje) RAZUMEVANJA. Vzemimo za primer mamo. Obe sestri, brat in oče povedo v eni minuti, kaj so razumeli kot ključno sporočilo mame, na dano tematiko. In tako, za vsako/ega posebej. Ta krog je ključen, da pride do konsenza med vsemi udeleženimi. Da se vsi razumejo, kaj je oseba, ki je podajala mnenje resnično želela sporočiti. Takšen krog potrjevanja (utrjevanja) ponovimo za vsako osebo posebej. Ko je krog za vse udeležence/ke zaključen, se vsa podana mnenja/vidiki na tematiko zapišejo.
 

Čebelica

Verjetno si se vprašal/a, kaj je čebelica? Čebelica ni nič drugega kot predmet, ki ga pri nas uporabljamo, ko nekdo govori. Gre za majhno plišasto čebelico, ki jo govornik/ca drži v roki, ko ima besedo. Ostali udeleženi so tiho in aktivno poslušajo osebo s čebelico. Ko oseba zaključi, jo preda naslednjemu v vrsti, ki je čakal/a na besedo. Ta metoda je še posebno uporabna pri čustveno zahtevnih temah. Seveda se lahko uporabi katerikoli predmet. Lahko nekaj, kar postavimo pred tisto/ega, ki govori ali kot v naši praksi neki manjši predmet, ki ga drži govoreči/a v roki.


 

Upravljanje mnenj in zaključki

Predno se spiše še skupen zaključek na obravnavano tematiko, naj vsaka oseba  predstavi, kako je bilo njeno mnenje sprejeto v preteklosti in česa jo je bilo strah, ko se je pripravljala na predstavitev. Ta del, je dobro, da je proti koncu. Drugače se zna, kdo zapičit samo v nekoga, zaradi tega ker ima občutek, da je njegovo mnenje drugačno od njenega. Na začetku pogovorov ne rabimo slabega vzdušja.

S tem, ko smo se držali postopkov za pripravo (priprava na dogovor - prejšnji članek) in se držali časovne omejitve ter ne-vpadali v besedo, smo uspeli ustvariti tudi varen prostor. Skozi dosežen občutek varnosti lahko izrazimo še svoje strahove in občutke, ki so nas do sedaj bremenili. Zopet, se držimo vrstnega reda, ki je bil določen pri predstavljanju mnenj in vidikov obravnavane tematike. Časovno se omejimo na maximalno 2 minuti na osebo.

Po tem zadnjem delu sledi še uskladitev ključne rešitve ali strategije. To sta dva do trije bistveni poudarki, ki jih zapišemo na tablo. Vsi si jih zapišemo ali slikamo. Lahko tudi podpišemo neko obliko neformalne zaveze. To je dober psihološki moment.
Za zaključek določimo naslednji termin srečanja za nadaljevanje iste tematike, če jo je potrebno še kakorkoli dopolniti. Ali pa se lotimo naslednje.

Podpora zunanjega faktorja oz. sodelovanje nepristranske osebe

Podpora tretje osebe je večinoma potrebna. Načeloma je prejšnji članek in ta članek opisoval idealen scenarij, ko se vsi deležniki (bodisi družinski člani ali ne) spoštujejo in popolnoma razumejo. No, to je v praksi bolj redkost kot ne. Navadno, ko želimo pri akutnih oz. bolečih situacijah narediti premik iz mrtve točke, gre težko brez pomoči. Sploh, ko so v igri večje vsote denarja in predolgo neizrečene osebne zamere.

Tretja oseba poskrbi, da se napotki iz priprave (1. del članka) in samo srečanje (2. del članka oz. današnji članek) izvedejo po optimalnih komunikacijskih poteh. Balansira vse prisotne, omejuje, kjer je potrebno in tudi spodbuja, kjer je to potrebno. Tako pridemo do razrešitve bistveno hitreje kot če bi postopali samo z lastno energijo. Nepristranska »tretja oseba« deluje kot nekakšen pospeševalnik. Kot turbo v avtih (ki, ga imajo).
 

Epilog

Vsaka uspešna pogajanja in usklajevanja se pričnejo in končajo pri spoštovanju. Namen vsega, kar je bilo napisanega v prvem delu in v današnjem članku, so načini, ki preverjeno dvigujejo spoštovanje v komunikacijskem procesu. Namen vsega je, da presežemo stare vzorce komuniciranja, kjer pogosto v procesu dogovarjanja vsi deležniki na koncu niso zadovoljni.

Časi se spreminjajo, vsaj tako vidimo v praksi. Nasledniki niso več pripravljeni za vsako ceno prevzeti vodenje družinskega podjetja. Predvsem ne pod prisilo in odkritim ali prikritim čustvenim izsiljevanjem staršev. Tudi prenosniki si želijo zagotoviti, da njihovo podjetje, ne glede na to, da gre za predajo v roke enega ali več družinskih članov, podjetje pride v roke skrbnemu nasledniku. Oziroma novemu lastniku/ci.

Časovno je dobro srečanje omejiti na maksimalno 2 uri. V našem primeru, ko sodeluje pet ljudi je celokupen čas srečanja s premori približno 90 minut. Vsaka družina oz. deležniki (ali bodoči deležniki) naj ta časovni okvir prilagodijo številu in potrebam. Vendar iz prakse lahko povem, da se dogovori, ki so daljši kot dve uri, niso več tako efektivni. Ampak zopet odvisno od vsakega posameznega primera.