Sedem nasvetov: Kako do krajših in učinkovitejših sestankov?

Kaja Kovič
Vsi povabljeni naj imajo jasne cilje, ki bi jih radi dosegli s sestankom. Pixabay

Ljudje sovražimo sestanke. Zakaj? Ker nam pogosto dobesedno kradejo čas. Ampak sestanki so nujno potrebni in v primeru, da so produktivni za vse deležnike, lahko postanejo najlepši del delovnika. Kako torej voditi sestanek, ki bo ljudem vlival zagon namesto frustracij?

Če sestanek traja predolgo ali če jih je na urniku enostavno preveč, se zaposleni utrudijo ter naveličajo. Padeta jim energija in pozornost. V izogib temu je zaželeno, da se skladajo s spodnjimi načeli.


Seznam povabljenih naj bo ekskluziven

Na sestanke ne vabiti tistih, ki niso zelo relevantni. Če nekdo le sedi in se dolgočasi, ne naredi nič dobrega ne zase ne za ekipo. Kvaliteta pogovora je odvisna od vseh ljudi v sobi, ki so prisotni. Manj kot jih je, bolj bodo povezali.


Agenda naj bo kristalno jasna

Vsi povabljeni naj imajo jasne cilje, ki bi jih radi dosegli s sestankom. Priporočljivo je, da vodja sestanka ustvari nekakšno agendo, v kateri je zapisano, koliko časa je namenjeno določeni tematiki in koliko časa ta govor ima na voljo vsak udeleženec sestanka.


Izvlecite vsebino iz udeležencev sestanka

Ko imate enkrat zbrane potrebne ljudi in zapisano časovnico, poskušajte angažirati vse prisotne v sproščen in konstruktiven pogovor. Morda ima po naravi bolj tiha oseba odlične predloge, a če jo preglasijo drugi ljudje, podjetje zamuja odlično poslovno priložnost.


Omejite čas lastnega govora

Voditelj sestanka se velikokrat zaplete v lastne ideje in ne sprašuje dovolj udeležencev sestanka. Zaposlene povabite k deljenju lastnih idej in kljub temu, da naj bi bil voditelj glavni na sestanku, naj se zave, da je organizacija sestavljena iz več ljudi in da imajo tudi drugi lahko pri kakšnem projektu glavno besedo, saj se lahko na to področje bolj spoznajo. Po drugi strani pa mora voditelj sestanka na vse ideje podati komentar, v nasprotnem primeru bodo zaposleni postali zafrustrirani ali ne bodo vedeli, v katero smer razmišljati.

image
Če več kot tretjino delovnih ur preživite na sestankih, ste morda manj produktivni tudi, ko ne sestankujete. Pixabay


Omejitev tehnologije

Tehnološke naprave lajšajo naša življenja in prav tako sestanke (zapisi opornih točk), vseeno pa naj naprave ne bodo moteč faktor pogovora. Ne, ne morete drsati po zaslonu in obenem proizvajati prebojnih idej.


Dnevni sestanki naj potekajo stoje

Če se ekipa sestane vsako jutro, naj to stori stoje, saj bo tako sestanek definitivno krajši. V nobenem primeru ne smejo redni dnevni sestanki trajati več kot 20 minut.


Merite čas sestankov

Priročen test, s katerim merite čas, ki ga preživite na sestankih, vam bo razjasnil obzorja, koliko ur mesečno zapravite (?) na sestankih. Če več kot tretjino delovnih ur preživite na sestankih, ste morda manj produktivni tudi, ko ne sestankujete.
Več iz rubrike