Pisarna v kavarni ali na 10.000 metrih v zraku

Že leta poslušamo in beremo o tem, da spremenjene potrebe po delu in hiter razmah informacijsko-komunikacijskih tehnologij omogočajo velike prihranke, ker se veča delež zaposlenih, ki lahko svoje delo opravljajo od koderkoli, torej tudi od doma, a v Sloveniji uradno na ta način dela le peščica. Kje se zatika?

Seznam prednosti, ki jih prinaša delo od doma, se marsikomu bere kot zmaga za vse strani; zaposleni ima več prostega časa, saj ga ne izgublja s prevozom na delo in domov, delodajalec ima manj stroškov z dragimi poslovnimi prostori in povrnitvijo potnih stroškov, ob tem pa zmaga še okolje, saj manj prometa pomeni tudi manj onesnaževanja. Zakaj se torej delodajalci očitno še vedno težko odločajo za uporabo te oblike dela?

(Ne)zaupanje

Ključni oviri za uporabo dela do doma sta (ne)zaupanje in strah pred birokratskimi ovirami. Mnogi vodilni v podjetjih namreč vsaj potihem razmišljajo o tem, da ne zaupajo svojim zaposlenim, da bodo doma, daleč stran od ves čas budnega očesa vodilnega, dovolj časa posvetili delu. Pomislijo na svoje zaposlene in si jih predstavljajo, kako sredi dopoldneva v pižami posedajo po kavču in brez prestanka gledajo ponovitve epizod Igre prestolov, namesto da bi se ukvarjali z delom. A v resnici tu ni glavno vprašanje zaupanje oz. nezaupanje. Pri takšnih oblikah dela običajno tudi na delovnem mestu nadrejeni s tem, ko ima zaposlenega »na očeh«, le preverja njegovo prisotnost in prav nič več. Za oceno truda zaposlenega je to tako ali tako povsem nesmiselna kategorija; obstajati morajo drugačni kazalniki uspešnosti, ki kažejo, kako dobro zaposleni dela. Naj si bodo zelo podrobno določeni in merjeni ali pa bolj ohlapni – dober nadrejeni jih mora znati opredeliti in delo zaposlenega tudi ustrezno ovrednotiti.

Birokracija

Druga omenjena ovira je strah pred birokracijo – kaj vse je treba določiti in kako definirati, da delo od doma izvedemo po predpisih in se ne znajdemo v prekršku. Preprost ustni dogovor z zaposlenim, da lahko določeno delo opravi od doma, namreč ne zadosti zakonskim kriterijem.


Prvi pogoj je, da možnost take oblike dela zapišemo že v pogodbo (ali jo z aneksom dopolnimo). O izrabi te možnosti je treba obvestiti tudi Inšpektorat Republike Slovenije za delo. Pri tem ne pričakujte, da vam bo ta nato izdal kakšno odločbo; gre le za obvestilo in v primeru, da inšpektorat ne vidi zadržkov, podjetju ne izda nikakršnega odgovora. V določenih primerih, če gre za obliko dela, ki jo inšpektorat oceni kot potencialno nevarno, pa lahko delo na domu prepove, na primer delo z nevarnimi snovmi, rentgenskim sevanjem ali zdravili. Zato morda ni nenavadno, da družba Krka, kot eno naših največjih podjetij, te prakse ne uporablja, saj v tamkajšnji Službi za odnose z javnostjo pravijo: »Delo v farmacevtski industriji je specifično. Dela od doma ni mogoče preprosto uvesti zaradi prepletenosti vseh delovnih procesov, ki potekajo v podjetju.

Glede na procese dela, ki zahtevajo neposredno in timsko sodelovanje sodelavcev na vseh področjih, je potrebna njihova prisotnost na delovnem mestu. Upoštevati je treba tudi, da imamo zaposlene v odvisnih družbah in na predstavništvih v več kot 40 državah sveta v različnih časovnih pasovih in je zato že pri tem veliko usklajevanja, da smo pri delu in sodelovanju čim bolj učinkoviti. V proizvodnji učinkovin poteka delo vse dni v tednu, z delom v proizvodnji pa so povezani tudi drugi procesi.« Pojasnjujejo pa tudi prednosti svojega načina: »Sedanji način dela omogoča, da se zaposleni z različno izobrazbo, znanji in izkušnjami, ki delajo na različnih področjih, povezujejo in sodelujejo v delovnih timih, na projektih. S tem izmenjujejo znanja, iščejo nove rešitve ali optimizacijo obstoječih. To je najboljša podlaga za učinkovitost pri delu in dobre rezultate.«



Kako malo družb ima delo od doma formalno urejeno, kaže tudi statistika prijav na Inšpektorat za delo; predlani je bilo obvestil o tem le 1379, lani pa celo nekaj manj, in sicer 1344. Pri tem je treba opozoriti, da pravih primerjav z leti pred tem ne moremo delati, saj se je v tem času spremenila metodologija zbiranja podatkov; zdajšnji podatki se nanašajo na posamezne delavce, statistika za leta pred 2017 pa kaže zgolj število obvestil, ki pa so se lahko nanašala tudi na več delavcev.
Pri tem Jadranko Grlić, glavni inšpektor za delo, opozarja, da globa za nespoštovanje zahtev glede prijave dela na domu znaša od 750 do 2000 evrov. Dodaja še, da obveščanje o delu na domu ne predpostavlja samodejnega nadzora inšpektorata.

Da bo delo doma varno

Pred pričetkom dela je treba poskrbeti, da je domači prostor zares primeren. V družbi Microsoft Slovenija, kjer delo od doma redno prakticirajo, saj pravijo, da je pri njih možnost dela od doma na voljo vsem zaposlenim, ki so uspešno zaključili preizkusno dobo in katerih delovne naloge so združljive s tovrstnim delom (najprimernejša so delovna mesta v prodaji in svetovalna delovna mesta), postopek opišejo takole: »Pred začetkom mora zaposleni pridobiti dovoljenje nadrejenega (generalne direktorice, neposredno nadrejenega ali vodje upravljanja človeških virov), pooblaščeni varnostni inženir pa pregleda, če domača pisarna ustreza vsem internim in zakonodajnim zahtevam. Delo od doma mora ustrezati vsem zahtevam glede varnosti pri delu in ergonomije, pri čemer se posebna pozornost nameni pisarniški opremi, delovnim pogojem (osvetlitev, hrup, temperatura …) in programski opremi. Če domača pisarna izpolnjuje pogoje, varnostni inženir izda ustrezno dovoljenje, zaposleni pa podpiše sporazum za delo od doma.«


Na ne najbolj enostavno in dorečeno zakonodajo opozarjajo tudi v družbi Siemens Slovenija: »Pripravljamo analizo možnosti za pripravo implementacije dela od doma, saj se zavedamo, da takšna oblika povečuje produktivnost in zadovoljstvo zaposlenih. Ob tem se soočamo s številnimi zakonskimi omejitvami.«


Na tej točki pa z birokracijo še nismo povsem zaključili; zaposlenemu namreč pripada tudi nadomestilo zaradi uporabe lastnih sredstev namesto delodajalčevih, zato je treba tudi to pisno opredeliti. A pozor, ni potrebe, da si zadevo zakompliciramo do onemoglosti (in obupamo ter rečemo zaposlenemu: »Preprosto pridi v pisarno!«) in mesečno merimo porabo elektrike, računamo amortizacijo računalnika ter razdeljujemo stroške ogrevanja in vode. Zakon namreč ne določa, kako se ti stroški ugotavljajo, zato dogovor o tem prepušča delodajalcu in delojemalcu. Povračilo teh stroškov je izvzeto iz davčne osnove dohodka delovnega razmerja, a morajo biti za to izpolnjeni določeni pogoji: delodajalec mora imeti s posebnimi internimi akti opredeljena orodja in stroške, na katere se povračilo nanaša (jasno je seveda, da morajo biti ta orodja potrebna za opravljano delo), višina nadomestila pa mora biti določena na podlagi realnih stroškov. Ob tem je izvzem nadomestila iz dohodnine omejen še z zgornjo mejo, in sicer največ pet odstotkov mesečne plače zaposlenega ali pet odstotkov povprečne mesečne plače v Sloveniji (upošteva se nižja številka od obeh).

Ob tem zaposlenemu za delo od doma pripada tudi nadomestilo za malico, seveda pa ne prejema nadomestila za prevoz na delo.

Čeprav se zgornji zapis morda bere kot birokratska nočna mora, pa vendarle drži, da sploh večja podjetja lahko hitro uvedejo potrebne pravilnike in standardizirajo dogovore z zaposlenimi ter nato dokaj enostavno to prakso tudi dolgoročno uporabljajo.

»Domači« delavci bolj zdravi

Ob že omenjenem prihranku časa za pot na delo in domov mnogi kot prednost dela od doma vidijo tudi zadovoljstvo zaposlenih in zato njihovo večjo motivacijo. To so prepoznali tudi v Telekomu Slovenije, kjer pravijo, da v okviru certifikata Družini prijazno podjetje izvajajo tudi aktivnosti za lažje usklajevanje poklicnega in družinskega življenja: »Zavedamo se, da podjetja potrebujejo zadovoljne, motivirane in zdrave zaposlene, ki jih obdaja pozitivno delovno okolje, saj lahko le na ta način aktivno prispevajo k razvoju podjetja. Skladno s tem, kjer to dovoljuje narava dela, zaposlenim omogočamo tudi občasno delo na daljavo oz. delo na drugi lokaciji, kar nenazadnje omogoča tudi sodobna tehnologija. Zaposlenim na ta način prihranimo čas vožnje na delo oz. drugo lokacijo, takšen način dela pa vsekakor prispeva tudi k večjemu zadovoljstvu zaposlenih.«


Zelo podobno ugotavljajo tudi v družbi Petrol: »Delo od doma omogočamo vsem zaposlenim, kjer to dopušča delovni proces, se pa količina dela od doma razlikuje glede na specifike delovnega mesta. Z delom od doma imamo dobre izkušnje, saj se izkazuje večja učinkovitost pri delu, večja fleksibilnost in s tem večje zadovoljstvo zaposlenih ter lažje usklajevanje poklicnega in zasebnega življenja.«

Vse več manjših študij ugotavlja tudi izboljšanje zdravja tistih, ki delajo na domu, deloma verjetno zaradi boljše prehrane, deloma pa zaradi dodatnega časa, ki ga lahko namenijo gibanju in spanju, ob tem pa je delo od doma pogosto manj stresno.
Raziskava svetovalne službe Gallup je namreč pokazala, da se v takšnih razmerah, kjer imajo zaposleni več manevrskega prostora, kdaj točno bodo delali na kateri od nalog, kar za 43 odstotkov zmanjša pojav izgorelosti. Ob tem pa ugotavljajo še dodatno prednost dela od doma: ker je zaradi manjšega nadzora treba pri takšni obliki dela natančneje opredeliti, kaj se od določenega zaposlenega pričakuje, to izjemno pozitivno vpliva na posameznike, saj sicer po njihovih raziskavah kar polovica zaposlenih pogreša bolj natančne opise, kaj morajo na delovnem mestu doseči.

Ne le koristi

Ob omenjenih pozitivnih straneh pa seveda obstajajo tudi negativni vidiki dela od doma, tako za zaposlenega kot za podjetje. Zaposleni namreč potrebuje večjo samodisciplino; če ne poskrbi za to, da v času, ko se posveča delu, ne podlega motečim dejavnikom iz okolja ter v ta čas ne vključuje tudi preveč obveznosti iz zasebnega življenja, se mu lahko hitro zgodi, da bo postal manj učinkovit in da bo meja med zasebnim in poklicnim življenjem postala preveč zabrisana.

Več svobode pomeni tudi več odgovornosti. Ob tem nekaterim bolj, drugim manj manjka tudi stik s sodelavci kot socialna interakcija, hkrati pa pomanjkanje tega stika lahko pomeni tudi, da ne pride do spontane izmenjave nekaterih znanj ter informacij, ki so lahko na dolgi rok pri delu koristne. V družbi Microsoft zato večinoma kombinirajo oba pristopa: »Mnogo naših zaposlenih občasno dela tudi od doma, prav vsi pa imajo na voljo orodja in rešitve za mobilno delo, ko so na poti ali pri strankah. Običajno morajo biti v pisarni prisotni dva dni v tednu (v ponedeljek in petek), ko se organizirajo interni sestanki, preostale dneve pa lahko namenijo delu od doma ali mobilnemu delu.«

Prav tako se lahko prihranek pri formalnih oblekah pri nekaterih sprevrže v pretirano zanemarjanje osebnega videza in skrbi za zdravje in higieno, dolgoročna izolacija od sodelavcev pa pri tistih, ki so že sicer manj nagnjeni k druženju, povzroči pretirano socialno izolacijo, ob čemer marsikdo pogreša tudi neformalne povratne informacije o svojem delu, ki bi jih sicer razbral iz besed in vedenja nadrejenih ter sodelavcev.

Je sploh smiselno?

Kaj torej bolj vpliva na učinkovitost: pozitivni ali negativni aspekti dela od doma? Eno od večjih študij na tem področju je leta 2015 zaključil dr. Nicholas Bloom, predavatelj s prestižne univerze Stanford, ki je dve leti preučeval kitajsko družbo s 16.000 zaposlenimi. Ta se je že dolgo borila z visoko fluktuacijo zaposlenih, ki so ob odhodu zelo pogosto navajali, da jim pot na delo in domov vzame preveč časa. Da bi se temu prilagodila, je družba ponudila delo od doma in upala, da to ne bo poslabšalo učinkovitosti zaposlenih. Dr. Bloom je začel opazovati dve skupini s po 500 zaposlenimi; polovica jih je delala na sedežu delodajalca, polovica pa od doma. Pogoji, da so jim dovolili delo od doma, so bili trije: da imajo doma sobo, v kateri bodo med delom lahko sami, da so v družbi že dlje kot pol leta in da imajo kvalitetno internetno povezavo.

Po skoraj dvoletni primerjavi obeh skupin je Bloom ugotovil, da je bila skupina, ki je delala od doma, kar za 14 odstotkov učinkovitejša. Velik del povečane učinkovitosti je bil zaradi več časa, namenjenega delu (bolj pogosto so z delom začenjali točno, manj so bili na bolniški), tretjina povečane učinkovitosti pa je bila zaradi večje motivacije in nekaterih enostavnejših rešitev pri delu, ki so bile doma izvedljive, na delovnem mestu pa ne.

Ob tem je podjetje na leto prihranilo kar dva tisoč dolarjev na vsakega zaposlenega, ki je delal od doma, zaradi manjših poslovnih prostorov in nižjih stroškov opreme. Dr. Bloom tako ugotavlja, da je učinkovitost dela od doma v povprečju večja od tiste na delovnem mestu (tistim, za katere to ne drži, se kmalu zgodi, da ne morejo več delati od doma), a priporoča, da v podjetjih uporabijo prakso, da se od doma dela le nekaj dni na teden, ne pa ves čas.

Prav na večjo učinkovitost stavijo tudi pri Microsoftu Slovenija, kjer pravijo: »Zaposlenim omogočamo, da naredijo več. Zagotavljamo jim dinamično delovno okolje, ki je prilagojeno vsakemu posamezniku, vključuje sodobne rešitve za učinkovito skupinsko delo, kot je Microsoft Teams, ter jih celovito podpira pri njihovem učenju in karierni poti. Z razvojem naše organizacije in vse večjim deležem zaposlenih, ki delajo na daljavo, je lahko pisarna praktično kjerkoli, kjer je na voljo brezžična povezava – tudi v kavarni ali v letalu 10.000 metrov nad zemljo.«