Zakaj je kolegij oz. usklajevalni sestanek tako pomemben?

»Mi ga ne potrebujemo, mi se vse zmenimo sproti. Mi imamo takega ob kavah ali pa kar stoje,« so pogosto slišani stavki na marsikaterem oddelku ali v podjetju, v katerem je do 25 zaposlenih (morda celo večjem). Na kaj so te stavki vezani? Ja, prav ste ugotovili. Vezani so na kolegije.

Kaj je kolegij po definiciji? Uradna definicija se glasi: Je skupnost ljudi, ki jih veže isti poklic, funkcija ali dolžnost s posebno posvetovalno, odločevalno funkcijo.

Japonska modrost za uspešno vodenje zaposlenih

Poenostavljeno gre pri kolegiju ali skupnem sestanku strokovne skupine za to, da uskladimo mnenja, vidike in cilje, vezane na določeno tematiko. V podjetništvu so kolegiji namenjeni temu, da uskladimo določene cilje, ki si jih zastavljamo. Cilje se lahko postavi na več področjih:

• Lahko gre za finančni pregled poslovanja.
• Morda gre za delo po sektorjih in se pregleduje delo posameznega sektorja v podjetju.
• Lahko pregledujemo vizijo in strategijo.
• Za oddelke/manjše kolektive je dobro na tedenski bazi pregledovati, kaj jih čaka in na kaj naj se osredotočajo pri srednjeročnih projektih.
• drugo

Slovence daje šibka samopodoba

Kje se pojavljajo največji problemi pri vzpostavljanju učinkovitih in človeku prijaznih sestankov, tedenskih 'usklajevalnih' kolegijev?

Po našem mnenju obstajajo tri glavne težave:

Vodenje podjetja še vedno poteka na način, da ena ali dve osebi kontrolirata vse.

Tisti, ki je ustanovil podjetje, še vedno drži kontrolo nad vsem. Zaposleni so na neki ravni 'samo podaljški' ene ali dveh oseb. V takih podjetjih načeloma ne vidijo potrebe po usklajevanju. Problem pa je, da začnejo brez te osebe ali teh dveh oseb procesi hitro nazadovati. Rešitev je v tem, da postane vodilni osebi jasno, da si želi svobodo, da želi avtomatizirati procese. Zato je potrebna določena multiplikacija znanj. Če drži vse vajeti ena oseba, potem avtomatizacija določenih procesov enostavno ne bo mogoča. Posledično ne bo prišlo do prenosa zaupanja med vse ključne zaposlene, ki bi lahko prevzeli večjo mero odgovornosti.

Foto: Getty Images

Kolegiji nimajo jasne agende/časovnice.

Na terenu prepogosto vidimo, da ljudje ne znajo strukturirati sestankov. To načeloma velja za vse tipe sestankov. Enako velja tako za tedenski ali mesečni redni kolegiji. Tak tip sestankov je potrebno organizirati. Za tiste, ki jih vodijo, kot za tiste, ki poročajo. Oboji se morajo znati pripraviti na poročanje.

Ko je jasno, katere cilje zasledujemo s tedenskimi srečanji, bo tudi priprava časovnice lažja. Potrebno je določiti redna področja, ki jih pregledujemo, kot tudi izredna (na primer določeni projekti). Predvsem pa se moramo zavedati, koliko časa zahteva posamezno področje. Morda se bo na začetku nekaj sestankov razvleklo, vendar lahko z vajo in korigiranjem najdemo tisto pravo tematsko in časovno mero za sestajanje.

Ljudje običajno ne zmorejo kontrolirati svojega ega.

Ali se obnašajo, da so jim sestanki popolnoma odveč ali da je njihovo delo najpomembnejše. V vsakem primeru pride do tega, da nekdo zaradi nepripravljenosti porabi preveč časa. Kako to izboljšati? Področje poročanja je potrebno časovno omejiti. To je ena od opcij. Drugi vidik je razložiti ljudem, zakaj so tedenski kolegiji sploh pomembni. Da razumejo, da ne gre le za informiranje ljudi o njihovem delu, temveč tudi za neko obliko povezovanja.

Človeški um deluje samo v eno smer

Najbolj pomembno je, da oseba, ki moderira/vodi kolegije, premore vodstvene sposobnosti (organiziranost, empatičnost, intuicijo in asertivnost). Le tako bo uspel/a organizirati uspešen sestanek. To bo potem zagotovo zbližalo ljudi.

Opcij je torej več. Torej, če ponovim vprašanje, ali so tedenski kolektivi oz. strukturirani usklajevalni sestanki potrebni/nujni za odlično delovanje podjetja/oddelkov/strokovnih skupin, se odgovor glasi, da so.

Kljub spremembi medijev in načinov komunikacije, so dogodki v živo še vedno izjemno pomembni. Ne gre le za izmenjavo mnenj, ampak tudi za širitev skupne vizij. S kolegiji ustvarjamo določen občutek povezanosti. Hočemo ali nočemo, preživimo v delovnih okoljih večino svojega najbolj aktivnega dela dneva. Zagotovo je boljši občutek, če se pri tem vsaj večino časa dobro počutimo. Da imamo občutek pripadnosti, sprejetosti. Verjamemo, da lahko tedenski kolegiji doprinesejo k temu.

Najbolj iskani poklici v naslednjih 10 letih