Kako si v podjetništvu postaviti prioritete?

Vsak posameznik ali posameznica, ki si zada cilj, da želi ustvariti svoj lasten posel, ima v začetnih fazah daleč največ dela sam/a s seboj. To dejstvo načeloma poznamo prav vsi, ki se želimo preizkusiti v podjetniških vodah. To, kako dobro znamo v prvi vrsti voditi sami sebe, pa je ključni faktor pri odgovoru na vprašanje, ali bo naša podjetniška zgodba uspešna ali ne.

Vedno znova se v podjetništvu vračamo na to, kar je najbolj bistveno za uspešno opravljanje lastnega posla; z eno besedo gre za prioritete. Vendar pa tekom vsakodnevnega dela, pri čemer je potrebno do rokov opravljati vse potrebne operativne naloge, marsikdo pozabi na strateško odločanje. V nadaljevanju tega članka bom razložil, katere so bistvene razlike med operativnimi in strateški nalogami. Predstavil vam bom tudi dve metodi za boljše upravljanje s časom, ki jih v sklopu naših svetovalnih dejavnosti redno predlagamo podjetnikom in podjetnicam.

Zakaj je kolegij oz. usklajevalni sestanek tako pomemben?

Ni moj namen, da bi na tej točki na dolgo in široko razglabljal, katere specifične naloge so v določeni podjetniški dejavnosti najbolj pomembne. Resnici na ljubo bi bilo to tudi izjemno težko izvedljivo. Vsaka dejavnost ima svoje posebnosti. Lahko si pa med branjem tega zapisa predstavljate, katere so najbolj pogoste in ponavljajoče se naloge, ki jih v vašem poslu opravljate na dnevni in tedenski ravni. Sem spadajo tako imenovane operativne naloge, ki vam v povprečju zavzamejo od 70 do 80 odstotkov vašega celotnega delavnika.

Od vaših operativnih nalog je odvisen vaš celoten posel. Koliko prometa ustvarite? Koliko strank uspete pridobiti? Koliko izdelkov ali storitev ste zmožni ustvariti? Če za prispodobo vzamemo hišo, si lahko predstavljate, da so operativne naloge temelj in vsa potrebna infrastruktura. Po drugi strani so strateške naloge okna in vrata vaše hiše. Razlog za to sliko je precej preprost. Brez operativnih nalog nič ne bo (ob)stalo, brez strateških nalog pa ste dobesedno v temi. Strateški del poslovanja je tako najbolj povezan z vašo podjetniško vizijo in načinom, kako to vizijo realizirate.

Med ključne strateške naloge spadajo letno planiranje financ, investicije, kadrovska politika vašega podjetja in vse, kar veste, da vam dolgoročno predstavlja napredek. Sem spadajo tudi analiza trga, marketinški plan in predvsem na kakšen način in katera vaša področja boste prioritetno upravljali.

Foto: Shutterstock

Največkrat si podjetniki za ta strateška vprašanja vzamejo bistveno premalo časa. Mnogokrat je njihovo vodilo nekaj v smislu: »Delati je treba, strategija bo že počakala. Ko se do dobre mere ustali in umiri, si bomo vzeli čas in nastavili dolgoročne plane.«

Pri našem svetovalnem podjetju LIGHT d.o.o. zagovarjamo drugačen pristop. Najprej je potrebno določiti pravo poslovno smer za vašo barko, šele nato lahko ta bolj odločno in uspešno odpluje proti želenim ciljem.

Kako boste na primer vedeli, da potrebujete novega zaposlenega, če z vašimi sedanjimi zaposlenimi ne opravljate rednih razgovorov? Vse informacije, ki jih med letom prejmete od vaših zaposlenih, vam kažejo vaše dejanske potrebe in prostor za izboljšave. Nato se lahko kot lastnik/ca podjetja lažje odločite, kako boste prilagodili vašo kadrovsko strukturo. To je samo eden izmed primerov, pri katerih se je treba redno posvečati strateškim nalogam.

Stanje, ko smo v čistem toku kreacije

Vsi podjetniki vedno znova poudarjamo, da je časa preprosto premalo. V resnici je čas naš najbolj dragocen vir in vsi vemo, da se sam po sebi nikoli ne vrne, lahko samo izboljšamo naše upravljanje z njim. Tako si zagotovimo več časa in tudi energije, da se lahko redno posvečamo prav pomembnim strateškim nalogam.

Koncept upravljanja s časom je v zadnjih desetletjih veliko pridobil na popularnosti. Dejstvo je, da vam lahko pomaga bolje načrtovati in organizirati dejavnosti, povečati produktivnost in vzdrževati zdravo ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem.

Po grobih ocenah naj bi imelo samo 20 odstotkov ljudi dobro metodo za upravljanje s časom. Z drugimi besedami; malo je ljudi, ki so resnično produktivni. Toda z nekaj usmeritvami in znanja lahko postanete gospodar/ica svojega časa. Kot prej omenjeno, vam predstavljam dve preverjeni metodi za bolj uspešno upravljanje z vašim dragocenim časom.

Panika, ko tehnologija zataji

Eisenhowerjeva matrika

Gre za izjemno uporabno metodo za upravljanje s časom. Razvil jo je 34. ameriški predsednik Dwight D. Eisenhower. Metoda pomaga pri razvrščanju nalog glede na nujnost in pomembnost, hkrati pa daje vpogled nad manj nujnimi in pomembnimi nalogami, ki bi jih morali prenesti ali jih sploh ne izvajati. Pri tej tehniki ustvarite naslednje kategorije delovnih nalog:

• Nujno in pomembno: Najprej naredite vse bistvene naloge, ki jih ne morete preložiti ali delegirati.
• Nenujno in pomembno: Vsako manj nujno, a vseeno pomembno opravilo razporedite za pozneje.
• Nujno in nepomembno: Delegirajte oz. prenesite na druge (če je možno) nujne, vendar manj pomembne naloge.
• Nenujno in nepomembno: Ne opravljajte nalog, ki niso niti nujne, niti pomembne.

Paretovo načelo ali pravilo 20/80

Paretovo načelo temelji na trditvi, da 20 odstotkov vloženega dela povzroči 80 odstotkov uspeha. Pomembno je torej, da se pri svojem poslu osredotočite na tistih 20 odstotkov nalog, ki so najpomembnejše. Najbrž vas bo presenetilo dejstvo, da v večini primerov 20 odstotkov strank prinese kar 80 odstotkov prihodkov. Presenetljivo je tudi, da na službenih sestankih v določenih 20 odstotkih časa pridete do kar 80 odstotkov vseh sklepov in 20 odstotkov vaših storitev ali proizvodov bo prineslo kar 80 odstotkov dobička, medtem ko bo drugih 20 odstotkov dobička povzročalo 80 odstotkov vseh težav.

Za zaključek vam iskreno želim, da sami pri sebi prepoznate, katere so bistvene strateške naloge, ki jim posvečate premalo pozornosti. Saj veste; šele ko nekaj dejansko ozavestimo, se pojavijo možnosti za izboljšanje. Oziroma z drugimi besedami; ko je učenec pripravljen, pride učitelj. In naj vam nikar ne zmanjka časa za iskreno samorefleksijo.

Japonska modrost za uspešno vodenje zaposlenih