Pisarna: Kako naj poteka interna komunikacija

Zakaj je interna komunikacija pomembna? 
Ob dobro zastavljeni strategiji nam lahko pomaga privabljati nove kadre, obenem je instrument za povečanje predanosti in pripadnosti podjetju.
Kako vzpostaviti sistem interne komunikacije?
Najprej je treba narediti pregled vseh kanalov komuniciranja in oceno, kako in kje je treba spremeniti način komunikacije ter katere kanale je treba še razviti. V interno komunikacijo je treba vključiti čim več stvari, ki jih v podjetju počnemo, saj je to za mlajše generacije, ki iščejo zaposlitev, zelo pomembno. Pri tem je ključna izbira kanalov. Na facebooku recimo ne moreš imeti objavljenih le oglasov za zaposlitev, ker s tem sporočaš, da si podjetje z visoko fluktuacijo delovne sile. To ne pomeni, da zaposlitveni oglasi tja ne sodijo, paziti je treba, da to ni edina vsebina.

ni podpisa

Meta Mežnar, Deloitte

Več o tem v članku "Smo s poslovnimi partnerji ali nadrejenimi lahko prijatleji?"

Kaj so prednosti dobre interne komunikacije za podjetje? 
Na internih kanalih se lahko pokaže, ali je kakšen oddelek bolj aktiven, kar sproža zdravo tekmovalnost. Ljudem ni več vseeno, kako je njihov oddelek pozicioniran v podjetju. S tem se povečuje učinkovitost in pripadnost.
Katere so pogoste napake podjetij pri interni komunikaciji? 
Največji problem je uhajanje zaupnih informacij. Zelo narobe je, da zaposleni recimo za zamenjavo vodstva ali prodajo podjetja izvedo prek medijev. Direktor se mora ob pojavu takšnih govoric nemudoma odzvati. Veliko napak se dogaja tudi v procesu onbordinga (prihod novih sodelavcev) in offbordinga (odhod sodelavcev). Sploh pri odhodih pogosto pozabljamo na ustrezna sporočila. To, da sodelavci na hodnikih govorijo, da je nekdo odšel, je slab znak. Na odhod posameznika vplivajo številni dejavniki in nič ni narobe, če pokažemo, da nam ni vseeno. Ob odhodu je treba narediti tudi »izhodni« intervju, ki kadrovikom daje dodaten vpogled v kulturo podjetja. Tudi novi prihodi morajo biti ustrezno predstavljeni, da se zaposleni počutijo obveščene in prišleki dobrodošle. Dobrodošlo je osebno sporočilo direktorja/-ice s priloženim vodičem po podjetju. Izogibati se je treba »korporativnim floskulam« ter se raje osredotočiti na ugodnosti za zaposlene, kje se prijavijo za fitnes in vodeno vadbo, kakšne so dodatne ugodnosti, kam pokliče za informacije itd. Treba je paziti, da ne zapadeš v formalna elektronska pisma z brezosebnimi vsebinami in toge korporativne nagovore direktorja ob praznikih. Vse skupaj mora biti tudi usklajeno z grafično podobo podjetja.

ni podpisa

Milenijci si želijo tudi neposrednega stika z nadrejenimi. Kakšen vpliv ima na to dobra interna komunikacija? 
To je komunikacija od vrha navzdol, a če je dobra, ima tudi obraten učinek. Sodelavec na najnižji poziciji bo zaradi dobre interne komunikacije prišel v drug oddelek ali k vodji ter povedal svoje mnenje ali podal predloge.
Kdaj je primernejše, da smo v interni komunikaciji formalni, in kdaj, da smo neformalni?
Z razvojem novih formatov komuniciranja in prihodom milenijcev, ki so radikalno vplivali na kreiranje novega vala korporativne kulture, se je spremenila tudi interna komunikacija. Oziroma bi se morala, predvsem v podjetjih, v katerih se povprečna starost zaposlenega giblje od 25 do 40 let. Če se kje še ni, imajo problem. Določena raven formalnosti je seveda nujna. Sporočilo uprave o novih lastnikih ali morebitni prodaji podjetja mora biti ustrezno formalno. Zahteva poseben pristop, usklajevanje sporočila na najvišji ravni in primeren nagovor vseh zaposlenih. Ko drugim govorimo o internih projektih, napredovanjih ali zgolj posameznih iniciativah, kot so interni natečaji, čestitke ob dosežkih zaposlenih, sta kreativna neformalnost in inovativnost skoraj nujni.

ni podpisa

Tudi v poslu postaja komunikacija bolj neformalna. Kaj je razlog za to? Morda to, da je meja med zasebnim in službenim vedno tanjša – za službo smo dosegljivi vedno in povsod in zato tudi v službenem času živimo zasebno življenje?

Narobe je, da zaposleni recimo za zamenjavo vodstva ali prodajo podjetja izvedo prek medijev. Direktor se mora na takšne govorice nemudoma odzvati.

O tem bi se dalo razpravljati. Menim, da posameznik na neki točki v karieri sam določi mejo med zasebnim in službenim življenjem. Sama si težko predstavljam, da bi bila tu, kjer sem, če bi v karieri strogo ločevala službeno od zasebnega. Če svoje delo rad opravljaš, te poganja tudi zunaj službe. Ideje dobivam povsod, ne samo pred računalniškim zaslonom med 8. in 16. uro. Če gremo lahko iz osebnih razlogov domov že pred kosilom, bomo najbrž na mejlih tudi zvečer.
S kakšnimi izzivi se spoprijemajo komunikatorji, ki so zadolženi za interno komunikacijo? 
Komunikatorji naj se ne ozirajo na pripombe posameznikov v slogu, »to se pri nas ne bo prijelo, to našim ljudem ne bo odgovarjalo«. Če ne poskusiš, ne veš in nimaš priložnosti za izboljšanje. Vrednote podjetja, zapisane na plakatih in obešene na stenah pisarn, so žal preteklost. Nove generacije si želijo biti del nečesa smiselnega, to pomeni, da si želijo delati v organizaciji, v kateri imajo vpliv, njihovo mnenje in delo pa sta cenjena. Se pa tisti, ki se aktivno ukvarjamo tudi z interno komunikacijo, moramo zavedati, da popolne korporativne kulture ni. Nikoli ne bodo zadovoljni vsi in med stotimi zaposlenimi se bo vedno našlo deset posameznikov, ki bodo nasprotovali spremembam. Dobre projekte je vredno delati za preostalih devetdeset, ki so hkrati tudi naši ambasadorji.