Papir se še desetletja ne bo poslovil

Pred več kot 40 leti, natančneje leta 1975, je bila v članku poslovne revije Business Week predstavljena ideja o brezpapirnem poslovanju. Petnajst let pozneje je na osebne računalnike po svetu prišel Microsoftov Office. Nedolgo zatem so v večini pisarn utihnili pisalni stroji. Kmalu po prelomu tisočletja pa so se podjetja postopno zavezala brezpapirnemu poslovanju, ki naj bi razbremenilo okolje in poskrbelo, da bi papir počasi izginil iz vsakdana ali vsaj iz nabiralnikov.

92 % podjetij si je postavilo za cilj brezpapirno poslovanje, ocenjuje McKinsey.

A do danes se papir ni umaknil iz našega življenja in verjetno se še nekaj časa ne bo. Čeprav živimo v dobi pametnih telefonov in drugih elektronskih zaslonov, mnogi še vedno radi primejo v roke knjige, časopise in druge tiskovine.­ Čeprav večina pozna plastični denar in mobilne aplikacije za plačevanje, medtem ko je beseda bitcoin del skoraj vsake gostilniške debate, ostaja gotovina najbolj priljubljen način plačevanja. Papirju, čeprav vnetljivemu in ne prav obstojnemu, še vedno zaupa večina prebivalstva, ki v papirni obliki hrani vse najpomembnejše dokumente, od rojstnega lista do pogodbe o zaposlitvi ...

Pixabay

V podjetjih še vedno skladovnice papirja

Papirju se niso odpovedali niti v podjetjih in bankah. Ko sem ­nedavno zapiral varčevalno knjižico­ v eni izmed slovenskih bank, podpisovanju papirjev ni bilo videti konca. To ne pomeni, da se situacija slabša, temveč, da vsaj v nekaterih pogledih­ ostaja podobna kot pred leti.

Statistika tej tezi vsaj na prvi pogled ne pritrjuje. V ZDA in Zahodni Evropi naj bi količina porabljenega papirja med letoma 2009 in 2016 upadla za 23 in 20 odstotkov, kažejo podatki družbe Risi, ki se ukvarja z analiziranjem papirne industrije. Revizijska hiša Pricewaterhouse Coopers je ocenila, da so prihodki največjih 100 podjetij v papirni industriji med letoma 2010 in 2015 padli s 354 na 317 milijard dolarjev. Vendar gre ta padec pripisati predvsem manjši porabi papirja za tisk, medtem ko naj bi poraba papirja za embalažo in ponekod tudi pisarniškega papirja celo narasla. »Pri papirju za pisanje in tiskanje se bo padec povpraševanja nadaljeval,« je v neki oddaji povedal Peter Berg, strokovnjak za papir in lesno industrijo pri družbi McKinsey. Drugi segmenti medtem rastejo. »Pri papirju za embalažo ali osebno higieno opažamo rast, skladno z rastjo svetovnega BDP,« je dodal Berg.

Pot do brezpapirne družbe je torej še dolga, podobno kot do brezpapirnega poslovanja v podjetjih. McKinsey namreč v eni izmed študij ugotavlja, da je brezpapirno poslovanje še naprej stalni cilj v 92 odstotkih podjetij oziroma organizacij. A kar je še pomembnejše, pri kar petini od prej omenjenih naj bi se poraba papirja povečevala. Kako potratni so lahko s papirjem nekateri, kaže raziskava proizvajalca tiskalnikov Xerox iz leta 2015, v kateri je ocenjeno, da povprečni pravnik v enem letu porabi vsaj 100.000 listov papirja.

Pixabay

Slovenci in brezpapirno poslovanje

V Sloveniji se marsikatero podjetje trudi, da ne bi bilo več tako potratno s papirjem. Za dosego cilja brezpapirnega poslovanja si že več kot desetletje prizadevajo denimo v Telekomu Slovenije, A1, NLB, SKB, Zavarovalnici Triglav in marsikaterem drugem podjetju.

Zavarovalnica Triglav: Ocenjujemo, da zaradi uvedbe brezpapirnega poslovanja na področju škod prihranimo okoli 400.000 evrov na leto, na področju zavarovanj pa polovico manj.

V Telekomu Slovenije imajo za uvajanje rešitev brezpapirnega poslovanja odvisno družbo – Avtenta je vodilna ponudnica rešitev za upravljanje in uvajanje rešitev SAP ter brezpapirnega poslovanja na slovenskem trgu. »Za podpis naročniških dokumentov uporabljamo podpis z digitalnim kvalificiranim certifikatom, uporabnikom pa je na voljo tudi podpis dokumentov z digitalno tablico, s čimer omogočamo, da vse večji delež dokumentov ne spreminja izvorne oblike in ostaja celoten življenjski cikel v elektronski obliki,« so poudarili v Telekomu Slovenije, kjer digitalizirajo tudi vhodne dokumente. Teh je samo v elektronski obliki več kot 70 odstotkov, trend naj bi se nadaljeval tudi letos, ko bodo v Telekomu digitalizirali še nekatere sklope dokumentov, vezanih na glavne delovne procese posameznih organizacijskih enot.

Manj papirja = več prihrankov

Čeprav je prehod na brezpapirno poslovanje v poslovnem in ekološkem smislu logičen – nekatere raziskave kažejo celo 50-odstotno znižanje stroškov poslovanja –, je vsaj na začetku pogosto povezan z visokimi vlaganji.

»Digitalizacija zahteva investicije v programsko in strojno opremo, ki pa se v doglednem času povrnejo tako s prihranki pri tiskanju, poenostavitvijo procesov, predvsem pa izboljša uporabniško izkušnjo strank in partnerjev,« so poudarili v največji slovenski banki NLB, kjer uporabniki spletne banke praktično ne prejemajo več papirne pošte.

Telekom Slovenije: Leta 2013 je bil letni strošek pisarniškega papirja 30.200 evrov, leta 2015 je upadel na 22.800 evrov, lani pa na 19.200 evrov.

V A1 so prve e-račune poslali uporabnikom že leta 2010. V elektronski obliki trenutno izdajo več kot četrtino računov, delež se iz leta v leto povečuje. »Papirno poslovanje opuščamo na vseh področjih, kjer je to mogoče, recimo na področjih računovodstva, poslovanja s strankami in poslovnimi partnerji ter v številnih internih procesih,« so povedali v A1 in dodali, da so v zadnjih petih letih samo pri računih, ki jih pošiljajo čedalje številnejšim uporabnikom, skorajda za polovico zmanjšali porabo papirja.

Brezpapirno poslovanje ne pomeni samo manj papirnate pošte, temveč tudi manj tiskanja, manj kartuš, manj pisarniškega materiala. »Leta 2013 je bil letni strošek pisarniškega papirja 30.200 evrov, leta 2015 je upadel na 22.800 evrov, lani pa na 19.200 evrov,« so na praktičnem primeru prikazali prihranke prehajanja na brezpapirno poslovanje. »Naši tehniki na terenu ne tiskajo več dokumentov, prav tako se dokumenti elektronsko podpisujejo,« so dodali v Telekomu, kjer velik delež pogodb in drugih dokumentov po podpisu pošljejo uporabnikom v elektronski obliki. K brezpapirnemu poslovanju spodbujajo tudi dobavitelje. »Leta 2017 smo v elektronski obliki prejeli 36,6 odstotka računov, kar je za 4,4 odstotne točke več kot leto pred tem.«

Podobne rezultate dosegajo tudi v Zavarovalnici Triglav, kjer si že vrsto let prizadevajo doseči cilj brezpapirnega poslovanja. »Na področju škod približno 15 odstotkov dokumentacije pošljemo v elektronski obliki, medtem ko je ta delež na področju zavarovanj za zdaj le nekajodstotni,« so pojasnili. V internih procesih so medtem praktično opustili papirno poslovanje. »Ocenjujemo, da zaradi tega na področju škod prihranimo približno 400.000 evrov na leto, na področju zavarovanj pa polovico manj.«

Ovira so zakonske omejitve

Čeprav brezpapirno poslovanje prinaša številne prednosti, papir še nekaj časa ne bo izginil iz poslovnih procesov podjetij in bank. »V SKB potekajo številni projekti, ki bodo zagotovili večjo digitalizacijo pri poslovanju z bančnimi produkti in storitvami. Kljub temu določena dokumentacija v papirni obliki ostaja, saj poslovanje popolnoma brez papirja onemogočajo nekatere zakonske omejitve,« so povedali v SKB in pojasnili, da zakon zahteva, da banka na zahtevo strank zagotovi določeno dokumentacijo v papirni obliki.

»V manjšem delu se zahteve po papirni dokumentaciji še pojav­ljajo, vendar res v zelo majhnem obsegu,« so poudarili v NLB in opozorili, da obstajajo določene zakonske omejitve pri prehodu na brezpapirno poslovanje. Pri transformaciji v brezpapirno družbo bo morala pomagati država, od katere v NLB pričakujejo občuten korak naprej v zakonodaji, ki bi dovoljevala elektronsko pridobivanje informacij od različnih državnih institucij.

Položaj na tem področju bi lahko zapletla tudi splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR). V A1 so sicer poudarili, da bo tudi po maju, ko bo GDPR začela veljati, brezpapirno poslovanje možno, a bolj kot ne zgolj teoretično. Z GDPR bodo ljudje dobili možnost jasne izbire, katere osebne podatke lahko podjetja uporabljajo in za kaj. Vsako podjetje bo moralo pridobiti soglasje uporabnikov oziroma strank. »S stališča dokazovanja danih soglasij po GDPR bo brezpapirno poslovanje v praksi težko doseči, vsaj v vseh primerih,« so dejali v A1.