Ksenija Benedetti: Službene zabave niso primerne za lobiranje

K skupini pristopi ženska in poslovnež jo hiti predstavljati preostalim: To je ga. Tanja, naša sekretarka. Ko se usedejo za mizo v konferenčni dvorani, naš poslovnež stalno pogleduje na telefon ter odpisuje na sms. Ko se zapolni še zadnje mesto za omizjem, se gospod predstavi prišleku, se z njim rokuje in mu izroči vizitko. Za krajši čas prisluhne predavanju, nato pa vstane in odide iz dvorane. Tam sreča stranko iz drugega podjetja, ki jo je doslej videl le ob sklenitvi posla. »Kje si, kako gre, smo dobro uredili tisto, kajne?« jo nagovori, še preden se oseba zave, koga je sploh srečala. Potem se odpravi do bara in naroči kavo: Zdravo, daj mi eno podaljšano.

Gospa Ksenija Benedetti, katere so napake, ki jih je zagrešila v zgodbi opisana oseba? Katere so še pogoste napake, ki jih zavestno ali nezavedno zagrešijo poslovneži pa tudi drugi posamezniki in najbolj bodejo v oči?
Sončna očala na glavi (ali na nosu) nimajo kaj iskati med poslovnim dogodkom. Če gre za zelo neformalno druženje, kje zunaj na terasi, bi lahko pogledali skozi prste. In če jih ima na glavi med neformalnim prihodom, tudi ni nič hudega. Ampak takoj ob prihodu na poslovno konferenco ali poslovno srečanje jih je treba sneti.
Pozdraviti svoje zaposlene s komaj vidnim naklonom pove veliko in nič dobrega o človeku. Primeren in spoštljiv odnos do zaposlenih je ključen za uspeh nekega podjetja. To je osnovna šola menedžmenta in res ne razumem, kdaj bodo nekateri to uvideli. Če že po človeški plati tega ne naredijo, naj vsaj iz pragmatičnih razlogov.
Če pristopite k skupini, morate primerno pozdraviti vse. Če se rokujete z enim, se morate z vsemi. Če pa jih ne poznate in vam jih nihče ne predstavi, se lahko predstavite sami.
Ko nekoga predstavite, povejte njegovo ime in priimek ter funkcijo. Kititi se s tem, da imate privlačno sekretarko, je znak popolne neotesanosti in neprimernega odnosa do žensk, lahko pa tudi osebnih kompleksov.
Obstaja milijon načinov, da se z neprimerno uporabo mobilnega telefona osmešite. To, da neprestano pogledujete nanj in pošiljate sms med poslovno konferenco, je eden izmed njih.
Sredi predavanja oditi s poslovne konference je zelo nevljudno, razen če se zgodi višja sila. Presoditi, kaj je resnično višja sila, je pa drugo vprašanje … Za nekatere je to tudi redni klic iz podjetja ali klic daljne sestrične.
Tikanje in vikanje je dvosmeren proces in velja: vi-vi, ti-ti. Za tikanje je vedno potreben dogovor. Pretirana prehitra domačnost s poslovnimi partnerji ni primerna. In to, da avtomatično tikate nekoga samo zato, ker je mlajši ali ker je pripravnik ali natakar, je znak nespoštovanja. Torej vsaj tako: 'Dober dan, podaljšano kavo, prosim.'«
Osebno se mi zdita najhujši napaki pretirana domačnost na eni strani in pretirana zategnjenost in preplašenost na drugi. Treba je znati presoditi, kdaj je dobro biti malce bolj sproščen in kdaj ne. Poleg omenjenega pa sta še dve lastnosti poslovnežev (pa tudi politikov in drugih), ki sem ju večkrat opazila in ki mi dvigneta obrvi in zaledenita pogled: to, da so arogantni, in to, da so močno zboleli za višinsko boleznijo.

»Dovolite, da se vam predstavim«

Fraza, s katero se predstavimo osebi, s katero želimo govoriti, ni iz mode, kot pravijo zapisi na spletu, je pa njena primernost odvisna od tega, kdaj in kako jo izrečete. Preden pristopite h kakšni osebi na sprejemih in drugih srečanjih, preverite njeno nebesedno komunikacijo. Če opazite, da je zelo zatopljena v pogovor, malce počakajte s samopredstavitvijo, da ne boste delovali vsiljivo.

Tikanje je obojestransko ali pa ga ni

Na začetku vikamo vse ljudi, ki jih srečujemo. Tudi v uradih, bankah, trgovinah, restavracijah … Vse več ljudi se tika, tudi na delovnih mestih, čeprav to ni najbolje sprejeto med vsemi zaposlenimi. Tikanje je izraz bližine. Nanj preidemo na predlog višjega po položaju, starejšega ali ženske. Pri vikanju ali tikanju velja načelo sorazmernosti. Dva se obojestransko vikata ali tikata, neprimerno je, da si nekdo zaradi svojega položaja dovoli tikati drugega, ne da bi se o tem dogovoril z njim. Neprimerno je torej, da nadrejeni zahteva vikanje, sam pa drugega tika. Obstajajo izjeme recipročnosti vikanja. Profesorja iz mladosti vikamo, on pa nas tika. Če ne želimo nekoga tikati, na predlog o tikanju lahko odgovorimo, da morda še ni čas za to, da pa morda kdaj v prihodnje. Nekateri direktorji od poslovnih sekretark, s katerimi se sicer tikajo, zahtevajo, naj jih v navzočnosti drugih vikajo, kar je nepotrebno. Če se vodja in podrejeni tikata in tega ne želita razkriti pred zunanjimi obiskovalci, naj se vikanju raje izogneta z uporabljanjem tretje osebe.

Jože Suhadolnik

Roko prvi ponudi tisti, ki ima prednost

Prvi ponudi roko gostitelj gostu, višji po položaju nižjemu po položaju, starejši mlajšemu, ženska moškemu, navzoči prišleku. Moški pri rokovanju vstanejo s celim telesom, ženskam ni treba, čeprav svetujem, da tudi dame zaradi spoštovanja do tistega, s katerim se rokujete, vstanete. Nikoli se ne rokujemo prek ovire – mize, stola … Roke ne ponudimo osebi, h kateri pridemo na razgovor za zaposlitev, prav tako ne zdravniku, policistu, prodajalcu in drugim uradnim osebam.

Sms-ji in e-pošta, če niso zelo nujni, zvečer ali ob nedeljah in praznikih niso primerni

Podrejeni naj ne bi klicali nadrejenih po osebnem mobilnem telefonu, če ni nujno. Primernejši je sms. Tega se lahko pošlje komurkoli, le pri uri naj bodo uvidevni. Če se nadrejeni zvečer ali v nedeljo loti dela, naj ne začne pošiljati sms in elektronskih sporočil sodelavcem in od podrejenih zahtevati takojšnje odgovore, razen če ni res nujno. S tem ne spoštuje njihovega prostega časa. E-pošta sicer ne zahteva takojšnega odgovora, pri sporočilu SMS pa se domneva, da bomo odgovorili približno v eni uri ali celo prej. Če si nadrejeni zvečer vzame čas za delo, lahko sestavi sporočila za svoje podrejene vnaprej, a naj jih razpošlje zjutraj, če to ne bo bistveno vplivalo na posel. Kako presoditi, ali je sporočilo nujno poslati ob neprimernem času? Vprašajte se, ali se bo kaj bistveno spremenilo, če ga ne boste poslali takoj. Ali boste ob posel? Ali bo podjetje oškodovano?

Cilj sestanka je uresničevanje jasnih sklepov

Najdražji so nepotrebni in slabi sestanki, ki lahko pri udeležencih vzbudijo nezaupanje do vodje sestanka in zmanjšajo njegovo avtoriteto ter slabo vplivajo na motivacijo udeležencev. Mnogi so zmotno prepričani, da imajo že zaradi svojega položaja pravico do neorganiziranosti, improviziranja in praznega besedičenja. Dobri in učinkoviti sestanki zahtevajo pripravo, natančno komuniciranje in nadzor nad uresničevanjem sklepov sestanka v predvidenem času. Ni nevljudno, če odklonimo sestanek, ki ni bil pravočasno dogovorjen. Zgrbljenost, pogled skozi okno, čečkanje po papirju, obračanje stran od govornika, gledanje v telefon, roke, tesno prekrižane na prsih, naredijo na udeležence sestanka slab vtis. Zapis mora vsebovati podatek, kdo bo kaj do kdaj naredil. Besedica čim prej ne označuje ničesar. Čim prej je lahko čez eno uro, čez en dan ali čez en mesec.Moški vedno gleda žensko pod krilo

Ko stopamo po stopnicah navzgor, moški hodi za žensko, pa ne zato, da bi ji gledal pod krilo, ampak da jo ujame, če pade. Ko hodimo navzdol, moški hodi prvi iz enakega razloga. Pogledi od brade navzdol so intimni pogledi in se jih tako moški kot ženske raje vzdržite.

Jože Suhadolnik

Govorice mečejo slabo luč na prenašalca

V službi preživimo tretjino življenja, zato je pomembno, da imamo s sodelavci dobre odnose. To ni vedno mogoče. Ko se odnosi tako poslabšajo, da škodijo vsem v podjetju, je pogosto že prepozno za ukrepanje in je edini izhod menjava službe. Vsak odnos je vzajemen, zato se je treba najprej vprašati, kaj lahko sami naredimo za boljše odnose. Nadrejenim mora biti demagogija tuja. Vrata za podrejene morajo biti vedno odprta. Podrejeni pa s spoštovanjem do dela vodje tega ne motijo za vsako malenkost. Vtikanje v zasebne zadeve ni primerno. Vzdržati se moramo prenašanja govoric ali pomanjkljivo preverjenih podrobnosti. Prenašanje popačenih in zlonamernih čenč je neproduktivno in meče slabo luč na tistega, ki jih prenaša.

Telo ni številka, temveč oblika

Ljudje nismo enako grajeni, zato smo v določenih oblačilih lahko videti smešni. Oblačilo nam mora biti prav. Zaradi različnih oblik teles potrebujemo različne kroje, ki pristajajo različnim postavam. Oblačila morajo izražati spoštljiv odnos do dela in ljudi, s katerimi delamo. K določenemu poklicu pač spada določena obleka in to je treba upoštevati, čeprav nas včasih omejuje.

Jože Suhadolnik

Odnos podjetja do zaposlenih

Koristno je vsaj enkrat na leto organizirati srečanje zaposlenih zunaj podjetja, da se lahko stkejo tudi bolj prijateljske vezi. Za zaposlene, ki delajo v podjetju deset, dvajset let ali več, naj pripravijo posebno srečanje na primer s podelitvijo priznanja. Ob rojstvu otroka se staršem pošlje čestitko. Ob smrti zaposlenega naj podjetje pomaga družini, tudi denarno. Ohranjajo naj stike z upokojenimi zaposlenimi. Predvsem pa je treba imeti spoštljiv odnos do vseh zaposlenih, tako pri osebnih, človeških stikih kot tudi z dostojnim plačilom dela.

Na službenih zabavah se ne lobira za poviške, premestitve in druge zadeve

Na novoletnih in drugih službenih zabavah se načeloma ne razpravlja o težavah iz službe. Če potrebujete informacijo od nadrejenega, če vas kaj zanima v zvezi z delom ali delovnimi procesi, se napovejte na pogovor k nadrejenemu in se z njim pogovorite takrat. Včasih si nadrejeni žal ne vzamejo časa za zaprošen pogovor s podrejenim, zato ti izkoristijo srečanje in pogovor na zabavah.

*Zapisana vsebina je nastala po knjigi Protokol, simfonija forme in po pogovoru z njeno avtorico Ksenijo Benedetti.