Kako preživeti v odprtih pisarniških prostorih

Kljub temu da pripadam milenijski generaciji, ki je vajena delo opraviti, če je treba, tudi v glasnih kavarnah, pa v odprtih pisarniških prostorih ponavadi ne dosežem svoje optimalne osredotočenosti in produktivnosti. Drži, da do zdaj v klasičnih pisarnah z eno ali dvema osebama še nikoli nisem delala, toda opažam, da enako delo doma opravim v dveh urah, v odprti pisarni pa potrebujem vsaj še enkrat toliko časa. Težava je v tem, da se med ljudmi težje osredotočim na nalogo, pogovorov, pa čeprav oddaljenih več metrov, ne morem vedno ignorirati, iz tira me vržejo telefoni, na katere se nihče ne oglasi in zato več minut naglas zvonijo, pa prepiri ali glasen smeh med sodelavci, slabo pa mi postane, ko za pisalno mizo sodelavci jedo kitajsko hrano.

Pexels

Prav tako porabim več energije, da se v hrupu delovnega okolja osredotočim na besede sogovornika v telefonski slušalki. V mnenju, da odprti prostori niso idealna zasnova delovnih prostorov, nisem osamljena. Zadnja leta je namreč že več študij dokazalo, da imajo odprti prostori več negativnih učinkov kot pozitivnih, marsikdaj pa arhitekturne zasnove sploh ne upoštevajo delovnih procesov, s čimer se izničijo tudi njihove prednosti.

Manj produktivni zaposleni

Odprti prostori izhajajo iz sredine preteklega stoletja, zasnovani pa so bili v nemškem Hamburgu. Odprti prostori so bili tisti čas racionalnejši, saj se v en prostor lahko namesti več delavcev, omogočajo pa tudi lažji nadzor.

Če ste introvertirani, se na delovnem mestu izogibajte kosilom in kavam v družbi sodelavcev, saj vam to še dodatno jemlje energijo.

Poznamo več tipov odprtih pisarn. Od leta 1980 je v razvitem svetu zaznati opuščanje kubičnih pisarn, torej odprtih prostorov, v katerih je bila pisalna miza ali več miz od ostalih ločena z omarami, ki so dajale občutek vizualne zasebnosti. Nadomeščajo jih s popolnoma odprtimi prostori, v katerih poleg zvočne zdaj ni niti vizualne zasebnosti. Največja prednost teh naj bi bil prost pretok informacij in idej. Pa to res drži?
Leta 1997 je vodstvo kanadske naftne družbe prosilo skupino psihologov, naj izvedejo monitoring nad spremembo pisarn iz tistih, zaprtih s stenami, v odprte prostore. Psihologi so ocenjevali zadovoljstvo zaposlenih s svojo okolico, stopnjo stresa, delovno uspešnost in medosebne odnose pred prehodom, štiri tedne po prehodu in šest mesecev kasneje. Rezultati so bili izjemno slabi. Novi prostor je bil za ljudi moteč, stresen in okoren, namesto da bi se počutili bliže, so se s sodelavci počutili oddaljene. Povečalo se je nezadovoljstvo, padla je produktivnost.

Prenavljate pisarno? Nasvete najdeteTU.

Leta 2011 je psiholog Matthew Davis pregledal več kot sto raziskav o delovnem okolju. Kot poroča revija The New Yorker, je ugotovil, da odprte pisarne pogosto spodbujajo občutek pripadnosti podjetju in skupnemu poslanstvu, a prinašajo tudi bolj razpršeno pozornost med zaposlenimi, manjšo produktivnost, manj ustvarjalnosti in zadovoljstva. V primerjavi s standardnimi pisarnami so zaposleni doživljali bolj nenadzorovane interakcije, višje stopnje stresa in nižje ravni koncentracije in motivacije. Anketa med približno 38.000 delavcev je pokazala, da motnje, ki jih sodelavci povzročajo drug drugemu, škodujejo produktivnosti, starejši ko je delavec, slabši vpliv imajo nenadzorovane interakcije na njegovo produktivnost. Kljub temu da je pretok informacij hitrejši, je končni rezultat dela zaradi slabše produktivnosti veliko slabši.

Pexels

Občutek nemoči

Psihološke posledice odprtih pisarn so danes že dobro znane. Fizične ovire so tesno povezane z občutkom zasebnosti, ta pa povečuje delovno uspešnost. Odprte pisarne odstranijo občutek nadzora, kar lahko povzroči občutek nemoči. V študiji iz leta 2005, ki je proučevala organizacije iz različnih panog, od avtomobilistične do telekomunikacijske, so raziskovalci ugotovili, da je sposobnost nadzora okolja pomembno vplivala na enotnost in zadovoljstvo ekipe.

Anketa med približno 38.000 delavci je pokazala, da motnje, ki jih sodelavci povzročajo drug drugemu, škodujejo produktivnosti.

Študija je tudi ugotovila, da tam, kjer zaposleni ne morejo nadzirati delovnega okolja, recimo prilagoditi razsvetljave in temperature ali izbrati, kako in kje voditi sestanke, se poveča poraba alkohola na delovnem mestu, navaja omenjena revija.
Tudi Harvard Business Review ugotavlja, da več kot imajo ljudje nadzora nad delovnim okoljem, bolj so zadovoljni in produktivni. To pa je v odprtih prostorih težko zagotoviti, nekomu je vroče, drugega že lahko zebe, za tretjega je prepih prevelik.

V odprtih prostorih več bolniških odsotnosti

Še več. Raziskava ameriškega nacionalnega inštituta za zdravje je leta 2011 na vzorcu 2403 danskih uslužbencev, starih med 18 in 59 let, ugotovila, da imajo zaposleni v odprtih prostorih kar za 62 odstotkov več bolniških odsotnosti kot tisti, ki so v pisarni sami.
Bolniška odsotnost je tako zelo povezana z večjim številom oseb v pisarni, že samo, če sta v pisarni dve osebi, je bila odsotnost še enkrat višja. Odsotnost tistih, ki so bili v pisarni skupaj s tremi ali šestimi osebami, je bila le 36 odstotkov višja od tistih, ki so bili v pisarni sami, tam, kjer je bilo v pisarni več kot 6 oseb, kar je ponavadi v odprtih pisarnah, pa je bila odsotnost, kot že rečeno, 62 odstotkov višja. Vzrok leži v dejstvu, da se virusi v odprtih pisarnah hitreje prenašajo in lahko v delovnem okolju vztrajajo več mesecev.

Pexels

Razlog pa je tudi v nezmožnosti prilagajanja delovnih pogojev, kar se izraža v občutku neugodja, zaradi katerega so v dneh, ko se niso počutili popolnoma zdrave, ljudje raje odšli na bolniško, pa je pokazala nizozemska študija.
Letošnja študija Univerze v Arizoni, ki naj bi prva merila aktivnost in raven stresa pisarniških delavcev in se ni zanašala le na anketo, pa je ugotovila, da so delavci v oceanskih pisarnah za 32 odstotkov fizično aktivnejši kot tisti v zasebnih pisarnah ter za 20 odstotkov aktivnejši kot tisti, ki preživijo dan v škatlasti postavitvi. Delavci v oceanskih pisarnah se tako več
gibljejo, ko se poskušajo na primer umakniti na zasebni pogovor, navaja študija.

Hrup povzroča razdraženost

To počnejo kar pogosto, saj je namreč eden največjih motilcev delovnega procesa v odprtih pisarnah hrup. Ta dokazano vpliva na sposobnost razmišljanja in spomin. Kljub temu da v pisarnah takega hrupa ni, pa raziskave dokazujejo, da v odprtih okoljih ljudje potrebujejo bistveno več časa, da v spomin prikličejo določene informacije. Zaradi tega posegajo po slušalkah, s katerimi si predvajajo glasbo, a tudi to ne pomaga vzdrževati optimalne produktivnosti. Glasba namreč zmanjšuje umsko ostrino, zaradi česar raziskovalci med obvezno opremo odprtih pisarniških prostorov uvrščajo slušalke, ki izolirajo zvoke iz okolice, t. i. tihe slušalke. Odprte pisarne v telesu povečujejo tudi raven stresnega hormona, zaradi česar imajo ljudje občutek, da so v stalnem boju, kar povečuje konflikte in razdraženost na delovnem mestu.
Kljub temu da so odprti tipi pisarne že desetletja prevladujoči, v ZDA je takšnih več kot 70 odstotkov, pa se največja podjetja že zelo zavedajo njihovih negativnih učinkov. Podjetje Salseforce o teh obvešča na svojem blogu, Microsoft, ki sem ga pred kratkim obiskala, zadnjih deset let po vseh državah hiti spreminjati prostore. Sicer se ne vračajo na enoosebne pisarne, ampak pri svojih zaposlenih kar najbolj spodbujajo delo od doma. Ker se zavedajo, da ima delo na daljavo tudi svoje pasti, zaposlenim ponujajo zasebnost in ekipni duh. Na sedežih podjetja imajo več odprtih prostorov s pisalnimi mizami in vso potrebno opremo, tako da lahko zaposleni vsak dan izberejo, v katerem prostoru bodo opravljali delo.

Če želi zaposleni na primer delati pozno ponoči in si zjutraj vzeti prosto, da se udeleži šolske predstave svojega otroka, lahko to stori, ne da bi za to potreboval dovoljenje svojega vodje.
Čeprav raziskave kažejo tudi, da je odprt tip pisarne mlajšim zaposlenim blizu, ker drugačnih niti ne poznajo, imajo tudi ti lahko velike težave. Nedvomno pa odprti prostori niso primerni za starejše zaposlene. Razlog je v tem, da po določeni starosti kognitivne funkcije začnejo upadati, odprti prostori pa te funkcije še dodatno zmanjšujejo. Kljub temu pa niso le starejši tisti, ki jih odprti prostori motijo. Strokovnjaki tudi vedno pogosteje poudarjajo, da je pri introvertiranih ljudeh – in to niso le tisti, ki ves dan ne spregovorijo besede,– v odprtih prostorih opaziti izrazito zmanjšano produktivnost in zbranost.

Pexels

Introvertirani ljudje, izogibajte se ljudem

Pete Bacevice, raziskovalec učinkov pisarniških prostorov v mednarodnem arhitekturnem biroju HLW, poudarja, da morajo načrtovalci pisarn skupaj s podjetjem in cilji, ki jih to zasleduje, s prenovo poskrbeti, da bodo pisarne optimalne za kar največje število ljudi čim dalj časa, saj se prenove ponavadi zgodijo le na nekaj deset let, zato morajo biti skrbno premišljene. Delodajalcem priporoča, da zaposlenim omogočijo delo od doma takrat, ko je to mogoče, še posebej osebam, ki jim navzočnost drugih oseb jemlje energijo, kar je najpomembnejša razlika me introvertiranimi in ekstrovertiranimi ljudmi. Introvertiranim osebam priporoča, naj čim več časa preživijo v samoti. »Izogibajte se ljudem v času malice in kosila. Ne obedujte v skupnih jedilnicah, ampak pojdite sami v park, da se napolnite z energijo, ki jo boste potrebovali za delo med ljudmi v odprtih prostorih,« svetuje.
Prav tako je treba v odprtih prostorih jasno določiti pravila obnašanja, med najpomembnejše sodi prepoved uživanja hrane za pisalno mizo, saj je vonj drugim lahko zelo moteč.
V odprtih prostorih je težko ignorirati komunikacijo, četudi prihaja iz razdalje pet metrov in tudi dlje. V odprte pisarniške prostore je treba obvezno vključiti tihe sobe, namenjene zbranemu delu, kjer so kakršenkoli zvok, pogovor, celo vibracija telefona prepovedani. Poleg teh pa so potrebne tudi sobe za sestanke, pogovore iz oči v oči ali zasebne telefonske pogovore.