Zadnje čase veliko energije in pozornosti namenjam svoji produktivnosti in opuščanju občutka, da moram prav vsak trenutek svojega časa nameniti eni od nalog ali zadolžitev, ki se mi nasmihajo s koledarja. Takoj na začetku raziskovanja večnega vprašanja, kako biti bolj produktiven, sem trčila ob spoznanje, da produktivnost ne pomeni, da bom zaradi boljše organiziranosti dela in časa lahko delala več. Produktivnost pomeni, da bom enak, pogosteje celo manjši obseg dela opravila hitreje, preostanek časa pa namenila stvarem in ljudem, ki jih imam rada.


 
Med odkrivanjem in iskanjem najboljše produktivnostne kombinacije mojih delovnikov sem prišla do nekaterih ključnih spoznanj, s katerimi danes uspešneje upravljam s svojim časom. Ključne točke vzpostavljanja produktivnostnih tehnik, ki jih bom opisala v tej kolumni, izhajajo iz dobrih temeljev. Temelje sestavljajo zelo jasno definirano poslanstvo ali zakaj mojega delovanja, spoštovanje časa kot najbolj dragocene valute v našem življenju, osvojitev najbolj pomembne besede v našem jeziku – besede NE ter postavljanje jasnih mej sebi in drugim.
 

Biti busy ne pomeni, da smo produktivni

 
Ko sem razmišljala o tem, zakaj se mi zdi tema produktivnosti tako zelo pomembna, sem se spomnila časov, ko še nisem vodila svojega podjetja in je bilo moje delovno okolje prepleteno z interakcijami med sodelavci in naročniki. V vsakem delovnem okolju smo imeli nekaj posameznikov, ki so bili nenehno v pogonu. Tekali so sem in tja, od stola v pisarni do tiskalnika, pa receptorske mize, do sodelavca. Skratka, bili so blazno zaposleni. Pogosto niso imeli časa za malico, na skupne sestanke so praviloma zamujali in običajno niti en pogovor ni minil brez »tako sem busy, da še na WC ne utegnem!«. Ko sem se kasneje spominjala teh trenutkov in situacij, sem prišla do spoznanja, da običajno busy ljudje niso nič bolj busy od ostalih, predvsem pa na koncu dneva kup opravljenega dela na njihovih mizah ni višji od drugih. Celo nasprotno, pogosto so opravili manj nalog in zadolžitev.
 

Produktivnostne tehnike
 

Vrniva se k produktivnosti in vprašanju, kako najti najboljše ravnotežje med opravki in vsakodnevnimi nalogami, ki nam lahko hitro vzamejo pozornost in čas.
 
1. število nalog na seznamu in v koledarju

Eden ključnih načinov doseganja produktivnosti je v premišljeni pripravi nabora nalog, ki ga imamo na svojih seznamih ali v koledarju. Pri načrtovanju delovnika smo osredotočeni na zgolj ključne naloge, zelo dobro prepoznamo prioritete in jih znamo postaviti v pravilni vrstni red. Pri tem vloge ne igra zgolj pomembnost, pomembna je namreč tudi skladnost različnih zaporednih nalog. Bolj kot so si naloge med seboj podobne, manj časa, pozornosti in energije bomo izgubljali med prehodi iz ene na drugo nalogo. Odličen način, ki nam lahko pri tem pomaga, je »time-batching« ali postavljanje časovnih sklopov. Če nam delo to omogoča, poskušajmo v koledarju postaviti sklope opravkov, ki so si med seboj čim bolj podobni. Na primer: sestanke imamo le en ali dva dneva v tednu. Ostale dneve svoj čas in pozornost namenimo ostalim zadolžitvam.
 
2. stop multitaskingu

Če smo uspešno nastavili sistem časovnih sklopov, bo prehod iz multi- na »monotaskanje« enostavnejši. Če želimo biti pri delu učinkoviti, si moramo vzeti čas za učenje osredotočenja. Če to pomeni, da na telefonu ugasnemo zvonjenje, izklopimo vsa opozorila, ki nas vabijo na družabna omrežja ali v e-poštni nabiralnik, to tudi naredimo. Sledimo lahko Paretovemu principu 80/20, ki pravi, da 20 odstotkov vloženega dela predstavlja 80 odstotkov uspeha. Kaj to pomeni? Pri svojem delu se osredotočimo na tistih 20 odstotkov opravkov ali nalog, ki so najpomembnejši. Vse opravke, ki niso del formule, umaknimo ali najdimo način, da bodo imeli najmanjši možen učinek na potek našega vsakodnevnega dela. Če želimo biti pri delu osredotočeni in učinkoviti, se moramo naučiti manj stvarem reči ja in glavnini predlogom, opravkom in ponudbam reči ne. Zelo jasni moramo biti v prepričanju, kaj želimo, kje leži naš zakaj in kakšna je naša misija. Le tako bomo v trenutku prepoznali tudi pomembne opravke, jih postavili v pravi vrstni red ter se predali osredotočenemu delu.
 
3. vzemimo si čas za počitek

Odmori, ki si jih vzamemo med delom, so ključni za optimizacijo našega fizičnega in umskega zdravja. Krasna tehnika, s katero se učimo produktivnosti v sklopih, je tehnika Pomodoro. Vsakim 25 minutam osredotočenega dela naj sledi 5 minut odmora. Trem sklopom po 25 minut nato sledi daljši odmor, ki naj bo dolg od 15 do 30 minut. Na moji mizi v domači pisarni mi družbo dela peščena ura, s katero merim svoj čas osredotočenosti. Ko se pesek preteče v spodnji del, vem, da je čas za odmor.
 
4. uporaba orodij

Živimo v času, ko imamo na voljo nešteto orodij, ki nam lahko olajšajo delo in pomagajo pri krepitvi naše učinkovitosti. Če lahko del svojega dela avtomatiziramo ter s tem razbremenimo svoje misli in pridobimo na času, ki ga nato porabimo za delo z dodano vrednostjo, temu seveda rečemo velik ja. Učinkovita orodja so seveda e-pošta, koledar, glasovne beležke in cela vrsta aplikacij kot so Asana, moj najljubši Notion, Slack, Trello, Evernote, Todoist in drugi.
 
Na podjetniški poti sem deset let. Tehnike, ki sem jih danes opisala, sem začela osvajati pred dobrima dvema letoma in danes imam zaradi novo postavljenih sistemov več manevrskega prostora za postavljanje svojih pravil in načina delovanja. Začelo se je s postavitvijo pomembnosti in zaščite mojega časa, ki sem ga postavila na najvišjo vrednostno stopničko. Sledilo je osvajanje besede ne, postavljanja mej in z novimi načini dela do uspešnejšega lovljenja ravnotežja med delom in zasebnim življenjem, ki se predvsem podjetnikom rada prehitro prepleteta v eno. Morda lahko tudi vi v tem tednu naredite prvi korak na svoji poti učikovitejšega dela in razporejanja časa. Ena enostavnejših stvari je organiziranje koledarja in postavljanje časovnih sklopov.