Prvi dnevi na delovnem mestu odločajo, ali bo delavec ostal

Takšnih izkušenj je v podjetjih v Sloveniji veliko. Kakor poudarja Laura Smrekar, partnerka v Competu, se zavedanje o pomenu integracije (ang. onboarding) na novo zaposlenih krepi, v praksi pa večjih premikov še nismo naredili. A tudi globalno podatki kažejo, da malo manj kot polovica podjetij pripravi ustrezen sprejem zanje, v malih podjetjih samo tret­jina, medtem ko se v dobri petini s tem sploh ne ukvarjajo. »Ne glede na starost in funkcijo si v novi službi vsi želimo toplega sprejema, spoznavanja ekipe, kulture in vred­not družbe, delovnega okolja, produktov in procesov ter podrobnega spoznavanja področja našega dela – odgovornosti in naših delovnih nalog,« je poudarila Smrekarjeva. Psihologinja Eva Boštjančič je poleg socialnega področja (spoznavanje sodelavcev in strank) omenila pomen seznanitve s kulturnim okoljem (navade, vrednote, rituali, ki so za neko delovno okolje značilni) in psihološko integracijo. Posameznik mora pridobiti občutek varnosti, pripadnosti, vedeti mora, kam se lahko obrne, ko išče določeno informacijo, in kdo mu lahko pri tem pomaga.

»Pomembno je, da imamo v prvih mesecih ob sebi mentorja oziroma osebo, ki nam pri integraciji aktivno pomaga. Mlajši zaposleni v novem okolju morda potrebujejo nekaj več pozornosti: usmeritve, podrobnejša navodila, saj se šele privajajo na delovna okolja in odnose, zato je zanje to še bolj stresno,« je opozorila Laura Smrekar, Eva Boštjančič pa je dodala, da se v podjetjih, kjer nimajo nikogar, ki bi uvajal novince, lahko zgodi druga skrajnost: v zelo kratkem času jim podajo preveč informacij, zasipajo jih z nepovezanimi in neuporabnimi podatki, ob tem pa je iz vesolja videti, da je komunikacije med kadrovikom, vodjo in novincem premalo.
 

Zakaj uvajanje?

Boj za dobre delavce je velik, še večji izziv podjetij pa je ključne kadre zadržati. Raziskave potrjujejo, da ima ustrezen onboarding pri tem pomembno vlogo, in ne le to, vpliva tudi na zavzetost, delovno uspešnost zaposlenega. Kar 70 odstotkov zaposlenih se v prvega pol leta po prihodu v podjetje odloči, ali bodo ostali (petina odide celo v 45 dneh), in prav toliko večja je verjetnost, da bodo ostali vsaj tri leta, če so jih ob prihodu ustrezno vkrcali na palubo podjetja. Eden od šestih na novo zaposlenih zapusti organizacijo samo zato, ker ni bil zadovoljen s sprejemom. V četrtini podjetij traja uvajanje največ en dan, v drugi četrtini pa teden dni, programe, daljše od meseca dni, imajo v četrtini podjetij in za to se odloča večina najboljših podjetij. Rezultati mednarodnih raziskav še kažejo, da učinkovit sprejem poveča zavzetost zaposlenega za petino, za skoraj 90 odstotkov pa je manjša verjetnost, da bo nekdo, ki je zavzet, odšel iz podjetja.

»Zaposleni se že v prvih nekaj mesecih pri sebi odloči, ali je okolje, ki ga ponuja novo delovno mesto, takšno, da si želi ostati. Četudi morda glasno ne izraža nezadovoljstva, bo zagotovo zapustil podjetje, ko se mu bo pokazala prava priložnost na trgu,« poudarja Laura Smrekar. V resnici je postopek vkrcavanja priložnost tako za delavca kot delodajalca, da v prvih mesecih ugotovita, ali se bosta dobro ujela oziroma ali je morda bolje, da se sodelovanje konča. Sicer pa: če zaposlenemu delodajalec da na voljo vsa orodja, informacije, omogoči ustrezno izobraževanje in usposab­ljanje ter določi mentorja, postane v najkrajšem času dodana vrednost za podjetje. In prav to je cilj – imeti sodelavce, ki bodo jasno razumeli svoje odgovornosti in obveznosti ter samostojno in učinkovito soustvarjali zgodbo podjetja.
 

Kako izpeljati postopek?

Onboarding naj bi bil sistematičen, strukturiran, procesi naj bodo jasni, svetuje Laura Smrekar. Postopek se začne, še preden novi sodelavec prvič pride na delo. Podjetje mu lahko posreduje informacije o kulturi, vrednotah, ekipi, izzivih in kakšen bo njegov urnik prvi delovni teden, da mu tudi priložnost, da se sam predstavi ekipi na bolj sproščen način. V podjetju pa naj mu pripravijo delovno okolje z vsemi pripomočki in napravami.

Prvi dan je priložnost za topel sprejem, skupno kavico ali kosilo, spoznavanje sodelavcev in ožje ekipe, vključno z mentorjem, ogled prostorov, poglobljen pogovor o vseh predvidenih aktivnostih in nalogah za prvi teden. V prvem tednu na novo zaposlenemu podrobno predstavimo procese dela, produkte in področja, program izobraževanj ali usposabljanj. Prav tako ključne odgovornosti in naloge ter predvidene kazalnike uspešnosti ocenjevanja njegovega dela v uvajalnem obdobju. »Pomembno je, da je ta del čim bolj jasen in pregleden, da bo dobro razumel, kaj se od njega pričakuje, hkrati pa, na koga se lahko obrne po pomoč, za dodatna vprašanja,« pravi Smrekarjeva in nadaljuje, da je po prvem mesecu čas za poglobljen pogovor o počutju in izzivih, ki jih ima novi sodelavec, določijo se tudi aktivnosti za naslednja dva meseca.



»Po treh mesecih se z njim opravi poglobljen in odkrit pogovor o delu in njegovem počutju v podjetju. Na tej stopnji naj bi bil že precej samozavesten in asimiliran v ekipo in delo, v zadnji fazi pred iztekom uvajalnega obdobja pa je čas za temeljit povzetek delovanja in doseganja rezultatov dela,« je opisala idealni onboarding. Hkrati je treba spremljati, kako je delavca sprejela ekipa, kako se je vključil vanjo, prav tako je vredno izkoristiti čas, da z njim večkrat proslavimo vse male in velike zmage ter da smo mu čim bolj v oporo in pomoč, poudarja sogovornica.
 

Integracija tujcev

Alenka Kraljič, psihologinja in vodja razvoja poslovanja v Trenkwalderju, opozarja, da morajo biti podjetja zlasti pozorna, ko medse sprejemajo tujega delavca. »Delodajalec ga ne sme prepustiti novemu delovnemu in bivalnemu okolju, temveč mu mora pomagati pri vključevanju v kolektiv in privajanju na življenje v drugačnem okolju, kot ga je bil vajen. Tujci s seboj prinesejo jezik, navade, tudi želje in pričakovanja, zato je pomembno, da delodajalec zaposlenega v procesu vključevanja seznani s svojimi cilji in pričakovanji, s pravili delovanja, navadami na delovnem mestu, omogočiti mu mora čim hitrejšo in širšo integracijo in vsa potrebna usposabljanja,« je poudarila Kraljičeva in spomnila tudi na jezik, v katerem poteka komunikacija.

Pomembno je, da ga zaposleni zna govorno in pisno, zato je dobro, če mu delodajalec omogoči na primer učenje slovenskega jezika. »Pri zaposlitvi tujca in njegovem vključevanju nič ne sme biti samoumevno. Le premišljen in strukturiran zaposlitveni postopek in onboarding zagotavljata, da se bo delavec uspešno vključil v sistem in da ga bo sprejela tudi obstoječa ekipa.«