Zakaj so redni kolegiji tako pomembni?

Ali se kot vodja oz. lastnik/ca vašega podjetja včasih vprašate: Zakaj bi sploh še vztrajal pri rednih tedenskih kolegijih z mojimi ključnimi zaposlenimi?

Saj vendar vedo, kaj je potrebno delati. Saj poznajo prioritete in čemu naj posvečajo največ časa, energije in pozornosti. Kratek odgovor na to vprašanje je: jasno komuniciranje vaših pričakovanj do zaposlenih je nujno potrebno. Večkrat ko to naredimo, bolj jasno lahko merimo opravljene korake do zastavljenih ciljev podjetja.

Kako voditi konstruktivno konfliktno komunikacijo?

Ne glede na to, ali imate redne tedenske usklajevalne sestanke z vašimi ključnimi zaposlenimi ob ponedeljkih zjutraj, ali katerikoli drug dan v delovnem tednu. Je rednost takšnih sestankov bistvenega pomena za boljšo produktivnost in motiviranost vaših zaposlenih. V nadaljevanju članka vam predstavim nekaj uspešnih praks pri organiziranju rednih tedenskih kolegijev.

Na tedenskih kolegijih se največkrat pogovarjamo o poslovanju podjetja, delovnih procesih, operativnih nalogah in vprašanjih, ki jih je treba razrešiti. Fokus je usmerjen na cilje, ki si jih je potrebno zastaviti za tekoči teden. Običajno so sestanki organizirani z namenom, da se zagotovi, da so vaši ključni zaposleni osredotočeni na prioritetne cilje, ki so mnogokrat namenjeni izboljšanju prodaje in prihodkov.

Ali je ponedeljek zjutraj najboljša izbira za kolegij?

Večina podjetnikov meni, da so ponedeljkovi jutranji sestanki ključni element priprave na delovni teden. Vendar pa bodo drugi morda mislili, da je to izguba časa.

Kar se tiče izbire dneva, nekateri trdijo, da je ponedeljek zjutraj najslabši čas, ki bi ga lahko  izbrali za sestanek. Marsikateri analitik delovnih procesov je mnenja, da je produktivnost zaposlenih v začetku tedna precej višja. Zato je motnja zaposlenih s sestanki v tem času slaba ideja.

Po določenih modalitetah naj bi bil najprimernejši čas za termin sestanka torek ob 14:30. Niti ni prezgodaj zjutraj in tudi ne prepozno v tednu, ko produktivnost večine zaposlenih naglo upade.

Ali boste sestanke izvajali v ponedeljek ali ne, je odvisno od vas in vašega načina delovanja. Vsekakor je izjemno dobrodejno, da imate redne tedenske sestanke. Tako si lahko bolj točno sestavite agendo sestankov ter načrtujete vse potrebne dejavnosti za izboljšanje produktivnosti vaših zaposlenih.

Foto: Getty Images

Kako najbolje izkoristiti redne tedenske kolegije?

Da bodo vaši zaposleni lažje prepoznali učinkovitost in koristnost rednih tedenskih sestankov je potrebno izpolniti naslednje cilje:

• Zagotovite da vaši zaposleni poznajo svoje prioritete in cilje za prihajajoči teden ter svojo vlogo pri doseganju teh ciljev.
• Ustvarite organizacijsko strukturo, v kateri je vsak/a zaposlen/a odgovoren/na za izpolnjevanje svojih nalog.
• Ohranjajte redno komunikacijo s svojimi zaposlenimi in bodite pozorni na potencialne majhne težave, ki lahko postanejo večje ovire ali zaviralci produktivnosti.
• Poskrbite za navdihnjenost in motiviranost vaših zaposlenih, tako da se redni sestanek zaključi z navdušenjem nad prihajajočim tednom.
• Bodite jedrnati in se osredotočajte na bistvene stvari. Marsikdo rad potarna nad svojim delom in kako je preobremenjen/na. Pomembno je, da znate kot vodja ustavljati takšen način delovanja. Poudarite, da so temu namenjeni individualni razgovori z zaposlenimi.
• Pomembno je, da pred samim kolegijem pošljete agendo oz. dnevni red sestanka. Tako vsi udeleženi vedo, kaj pričakovati in se lahko ustrezno pripravijo. Na tak način ustvarite jasen namen sestanka in se izognete zapravljanju časa.

Kako voditi z zgledom?

Kako lahko naredite bolj zanimive sestanke?

• Pozornost vseh je obvezna - Zaposleni, ki niso pozorni in 100% prisotni na rednem sestanku izjemno vplivajo na produktivnost in lahko posledično povzročajo slabo voljo. Na začetku vsakega kolegija prosite vse za vso pozornost in sklenite dogovor, da nihče ne bo hkrati opravljal več opravil. Vsak/a naj postavi svoj telefon in elektronske naprave na ločeno mizo.
• Razgibajte se - Za daljše sestanke je izjemno dobrodejno, da se po določenem času rahlo razgibate. Raziskave so pokazale, da dlje ko sedimo, bolj nam začne upadati energija, osredotočenost in produktivnost. Nastavite časovnik in vsakih 30 do 45 minut naredite kratek odmor. Skupaj lahko opravite kratko serijo razteznih vaj in majhnih gibov – niti vam ni potrebno vstajati iz pisarniškega stola.
• Povabite gosta - Včasih je dobro, da v naše stalne kolegije dodamo nekaj sveže energije. S tem namenom lahko parkrat v letu povabite gostujočega govornika, ki lahko standardno tematiko sestankov predstavi na drugačen način.
• Povzetek izobraževanj - Verjamem, da imate redna letna izobraževanja za vaše ključne zaposlene. Dober način za popestritev vaših tedenskih kolegijev je, da zaposleni naredijo kratko predstavitev izobraževalne tematike ostalim kolegom. Dokler je znanje še sveže.
• Zamenjava lokacije - Na vsake toliko organizirajte poslovni sestanek zunaj vaših prostorov. Lahko greste na delovno kavo ali celo kosilo. Vsekakor preverite, da je na lokaciji možno zagotoviti nekaj privatnosti in predvsem da je okolje kolikor toliko mirno in tiho.

Redni tedenski kolegiji vam lahko izjemno doprinašajo k bolj strukturirani organizaciji in produktivnemu delu. Pri našem svetovalnem podjetju LIGHT d.o.o. vsakemu podjetniku/ci predlagamo redno izvajanje tedenskih kolegijev s ključnimi zaposlenimi. Tako jim lahko z večjo jasnostjo predstavite želene cilje podjetja in skupaj nastavite vse potrebne korake za realizacijo le teh.

Kako si v podjetništvu postaviti prioritete?