Steve Jobs se je pri vodenju sestankov držal treh ključnih pravil

Sestanki so obvezen del uspešnega poslovanja. Naj gre za srečanja, katerih namen je skleniti nova poslovna partnerstva, ali pa tiste, ki potekajo znotraj ustaljenega delovnega tima. Namenjeni so dodeljevanju delovnih nalog, pregledu preteklega poslovanja, zastavljanju novih ciljev, iskanju rešitev za obstoječe težave in krepitvi dobrih medsebojnih odnosov. Problem nastane, ko sestanki vzamejo preveč časa, zaradi česar ga ostane manj za vsakodnevne obveznosti.

Tega se dobro zavedajo številni podjetniki. Med njimi je le malo takih, ki so našli ustrezno rešitev. Po uspešni organizaciji sestankov je bil znan Steve Jobs, soustanovitelj tehnološkega podjetja Apple in eden najbolj uspešnih podjetnikov vseh časov. Predstavil je tri pravila, ki se jih je pri organizaciji srečanj vedno držal. Objavljena so bila na spletni strani Inc.

Bill Gates za nov projekt nabral milijardo evrov

Pravilo številka 1: Majhno število udeležencev

Steve Jobs je bil pristaš sestankov s tremi do petimi osebami. Menil je namreč, da večje število udeležencev pomeni manjšo produktivnost sestanka. Kot je trdil, naj bi takrat postalo preveč glasno in manjša verjetnost je, da bo prišlo do kakšnih smiselnih zaključkov. Jobs naj bi nekoč celo zavrnil povabilo bivšega predsednika Obame na neko tehnološko srečanje, saj je menil, da je seznam povabljenih predolg.

Jobs je na sestanke povabil le ljudi, katerih navzočnost je bila glede na tematiko nujna. Če je ocenil, da prisotnost neke osebe ni ključna, jo je izpustil iz seznama povabljencev. Prepričan je bil, da je za tiste, ki bi morali biti prisotni le zato, da slišijo vsebino pogovora, dovolj, da se jim pošlje povzetek sestanka ali zvočni zapis.

Pravilo številka 2: Obdelane naj bodo največ tri točke

Sestanki, pri katerih naj bi bilo obdelanih preveč različnih tematik, se naj po Jobsovem mnenju nikoli ne bi dobro odvili. Predstavljajo namreč veliko časovno zamudo, preskakovanje z ene teme na drugo, hkrati pa se pogosto vmes odprejo še druge tematike pogovorov, ki nimajo s ciljem srečanja nobene povezave.

Jobs je bil pristaš tega, da se na vsakem sestanku obdela največ tri točke. Te morajo biti jasno določene in v tesni povezavi z glavnim ciljem sestanka.

Foto: Shutterstock

Pravilo številka 3: Traja naj največ 30 minut

Morda se komu zdi, da je 30 minut premalo za pogovor o vseh temah, ki jih je treba znotraj skupine obdelati. Jobs je bil prepričan, da temu ni tako. Po njegovem mnenju naj bi se udeleženci prav zaradi časovne omejitve trudili, da kar najhitreje obdelajo najbolj pereče točke. Tako se naj ne bi zapletali v nepotrebne malenkosti. Hkrati je znano, da je pozornost povprečnega človeka zelo časovno omejena. Pri daljših sestankih je tako možnost, da bo prišlo do izgube informacij zaradi manjše koncentracije bistveno večja.

Zaradi Applovega projekta Titan bi Tesla lahko strmoglavila

Pred samim sestankom je seveda smiselno premisliti, če je ta sploh potreben. Organizator naj bi se pri tem vprašal, če potrebuje povratne informacije udeležencev, če je sestanek časovno učinkovitejši kot poslano elektronsko sporočilo ter če bo sestanek zagotovil nekaj, česar v pisni obliki ni mogoče doseči.