Želite odpravite beg talentov? Dajte jim dober feedback!

Kakšna je v resnici moč povratne informacije?

O moči povratne informacije  ljudje govorijo že stoletja, vselej v povezavi z voditeljstvom, a še dandanes kaže, da so pri tem še vedno mnogi voditelji precej neuspešni.

Gallupova raziskava kaže, da le 26 odstotkov zaposlenih poroča o pozitivnih učinkih povratne informacije. To pomeni, da le na petino zaposlenih povratna informacija doseže svoj osnovni namen kot je izboljšanje dela, kariere, uspeha, rezultatov.

Iz tega sledi, da učinek povratne informacije določa prosfesionalnost vodje in njegovo izurjenost v komuniciranju in razumevanju pomena povratne informacije. A pojdimo korak za korakom. Najprej poglejmo, kaj definira uspešnega vodjo in kaj definira učinkovito skomunicirano povratno informacijo…

Pravi lider ne sprejema in ne podaja cenenih povratnih informacij

O voditeljstvi sodobnega časa so na Beep Inštitutu veliko pisali in govorili, a če pogledamo vodteljstvo skozi prizmo komuniciranja povratne informacije kot nekakšnega ključa do uspešnega poslovanja in zadovoljstva na delovnem mestu, potem se je treba ozreti k najboljšim. Tistim, ki so se znali učinkovito odzivati na okoliščine.

Če se omeni denimo Abrahama Lincolna, Vaclava Havela, Nelsona Mandelo, Gandhija, papeža Frančiška, dalajlamo, Jezusa Kristusa, Angelo Markel, Elona Muska ali Billa Gatesa…, bi lahko rekli, da so pravi liderji? Seveda!  

Vsi našteti so se v zgodovino človeštva zapisali kot nesporni karizmatični voditelji, ki so se vselej ponašali s premikanjem mej in z ustvarjanjem boljših pogojev ( beri: inovacij) za življenje vseh.

Seveda so vrhunske rezultate dosegli s klasičnimi poslovnimi orodji, h katerim pa so prav gotovo ob bok postavili tudi veščino ali umetnost podajanja in sprejemanja povratne informacije.

Namreč, najboljši voditelji se dobro zavedajo, da je moč le-te je lahko zelo rušilna ali pa zelo spodbudna. In voditelji z veliko začetnico, se nikoli ne bi zadovoljili z všečnimi in cenenimi povratnimi informaciji. Nikdar je ne bi podali in nikdar je ne bi sprejeli. Morda se zdi neverjetno, a ravno tu (!) se skriva skrivnost njihovega  uspeha.  

Kaj je pravi feedback in kako ga podajati

Slaba povratna informacija, to je tista, ki v sebi nosi naboj recimo diskreditacije in neosnovanega kritiziranja se tistemu, ki jo sporoča vrne kot bumerang.

Namreč, tudi on je kasneje deležen kvečjemu plehke in zlagane povratne informacije, s katero si ne more prav nič pomagati, saj ne prinaša novih spoznanj, novih razmislekov, samorefleksije in iskanja boljših rešitev. In tega se pravi voditelj zaveda, zato feedback vselej podaja z razlogom, argumentom in s svojim pogledom na možne rešitve, s čimer sogovorniku pa naj bo to podrejeni ali nadrejeni v profesionalni ali zasebni sferi dokazuje strokovnost, znanje, izkušnje, pa tudi toplino ter čustveno zrelost.

Povratna informacija ( ne glede od koga in h komu prihaja)  dobi svoj pomen samo takrat, ko je nevsiljiva, dobronamerna in odraz izvrstnega nadzora razuma in ostrega uma tistega, ki jo sporoča. A spomnimo, le dobrih dvajset odstotkov zaposlenih poroča o konkretnih učinkih povratne informacije, ki so jo dobili od svojih vodij. Malo! Zelo malo. Torej, kaj se dogaja?

Trik je v možganih

Obstajata dve vrsti neučinkovitih povratnih informacij. Ena je tista, ki je sporočena preveč nežno in mimobežno; druga pa preveč grobo in neposredno. Obe pa enako slabo vplivata na amigdalo, tj, vozlišče, v katerem se sprožajo »alarmi« ob nevarnih situacijah. Če denimo vodja svojemu zaposlenemu pove svoje mnenje, svoje stališče ali kritiko na njegovo opravljeno delo neposredno, brez empatije in z morda celo grobimi besedami, se pri zaposlenem »zbudi« amigdala, ki skuša zaščititi zaposlenega pred prežečo nevarnostjo tako, da naredi psihološki ščit. Ta psihološki ščit je v resnici izraz negativnega čustvovanja, ki onemogoči, da bi zaposleni sporočilo povratne informacije vodje sploh vzel v obzir in o njej razmislil. Torej, na takšen način sporočena informacija nima nikakršnega učinka na napredek, rast in razvoj; učinkuje le na slabšanje odnosa med zaposlenih in vodjo.

Seveda pa je lahko povratna informacija sporočena tudi tako, da je denimo zaposleni sploh »ne sliši«, saj je povedana preveč nežno in mehko ter posredno ter figurativno, torej, tako, da možgani niti ne dojamejo, da so prejeli informaciji, ki je v resnici »call for action«. In kot taka spet nima nikakršnega učinka.

Torej, podajanje povratnih informacij z namenom izboljšanja uspeha podjetja je zares veščina ali pa če hočete umetnost, v kateri se je treba izuriti.

Od česa odvisen učinek povratne informacije?

Komunikacija brez povratnih informacij se zdi nepredstavljiva. Povratne informacije zagotavljamo in prejemamo vsak dan, ne glede na to, ali se tega zavedamo ali ne. Če ne bi dobili nobene reakcije na to, kar govorimo in počnemo, bi se skoraj nemogoče orientirali v odnosu do drugih, pa tudi v svojem svetu. A zavedati se je treba, da povratne informacije niso le verbalne, ampak jih izražamo tudi z vsakim izrazom na obrazu, mimiko, kretnjami, držo, spremembo tona glasu.

Treba je poudariti, da je cilj povratnih informacij pomagati ljudem izboljšati učinkovitost, da izpolnijo svoj potencial, da prispevajo k delovanju svojih timov, in da dosežejo učinkovito interakcijo s sodelavci. Ključno pri tem je, da se vsak, ki podaja povratne informacije, mora zavedati, da ni isto, če človeku povedo, kako je zgrešil skupen cilj ali kako je možno na drugačen način doseči zastavljen cilj.

Obstajata dve vrsti povratnih informacij:

1. Motivacijska (pozitivna): ta se uporabljaza nagrajevanje in krepitev dobrega vedenja ali učinkovitosti osebe; njen cilj je povečati samozavest
2. Razvojna (negativna): ta se uporablja, kadar je treba popraviti in izboljšati človekovo vedenje ali učinkovitost;

Torej, povratnih informacij nikakor ne izražamo samo takrat, ko želimo nekoga grajati, ampak vedno uravnotežimo naše sporočanje tako, da vsebuje tudi pohvalo. Še več: tudi negativno povratno informacijo moramo kot smo že omenili uvodoma sporočati tako, da vsebuje pozitiven cilj. Če takšen cilj in namera ne obstaja, potem to ni povratna informacija, ampak kritika.

Kaj vsebujejo dobre povratne informacije?

• Povratne informacije bi morale biti osredotočene na vedenje, ne na osebnost – kaj oseba počne (ali ne), ne na to, kaj oseba je (ali ni)
• Primerno in skladno s situacijo in pošteno in s pravim namenom pomagati nekomu pri nadaljnjem razvoju s ciljem, da se stanje izboljša.
• Natančen in konkreten opis, kaj oseba počne ali kaj se dogaja, s sklicevanjem na dejstva in šele nato na interpretacije (če je mogoče)
• Povratne informacije je treba sporočati pravočasno, takoj v dani situaciji, brez prevelike časovne zamude
• Vedno mora biti izražena tako, da se osredotoča na rešitve in boljšo prihodnost

Dejstva:

1. 39 % zaposlenih meni, da niso dovolj cenjeni in da njihovo delo ni priznano, pozitivne povratne informacije pa so najboljša rešitev za odpravo tega izziva, ki je pogosto razlog za nizko angažiranost zaposlenih.
2. Za uspeh in rast podjetja je nujno, da konstruktivne povratne informacije prejemajo o svojem delu tudi vodje. Menedžerji, ki prejemajo povratne informacije o svojem delu, imajo 9 % višjo produktivnost kot tisti, ki jih ne.
3. Spodbujanje kulture podajanja povratnih informacij je torej najboljši način za razumevanje razlogov za nezadovoljstvo, neangažiranost in neproduktivnost vaših delavcev.
4. 13 % zaposlenih je izjavilo, da bi iskali novo službo, če bi menili, da delodajalec zanemarja njihove povratne informacije.

Torej, najboljši način za vzajemno zadovoljstvo, uspeh in razvoj je poslušati in slišati. Drug drugega. In pripovedovati drug drugemu tako, da bo tudi z negativnega sporočila seval dobronameren cilj.