Virtualna pisarna – alternativni način poslovanja na trgu

Sodobne tehnologije so močno poenostavile naša življenja, zaradi njih smo postali fleksibilnejši, blago in storitve pa dostopnejši. Tehnologije so spremenile percepcijo našega samozavedanja in vzorce našega vedenja.

Temu toku mora slediti tudi podjetništvo. Bolj kot kadarkoli prej so optimizacija delovnih procesov, zniževanje in obvladovanje vseh vrst stroškov poslovanja ter ohranjanje visoke kakovosti dela in opravljenih storitev ključni za zagotavljanje konkurenčnega položaja na trgu. Visoki fiksni, variabilni in transakcijski stroški marsikaterega podjetnika silijo v prenehanje poslovanja ali odvrnejo od začetka opravljanja dejavnosti, hkrati pa moderne tehnologije odpirajo vrata konkurentom z vsega sveta. Vendar pa ob tem ponujajo tudi številne nove možnosti, saj marsikateri podjetnik že ugotavlja, da zaradi narave svojega dela poslovnih prostorov dejansko sploh ne potrebuje.

Eno takšnih možnosti tako predstavlja virtualna pisarna. Pri tem načinu poslovanja gre dejansko za ugoden najem poslovnega prostora pri ponudnikih storitve virtualne pisarne in predstavlja odmik od klasičnega pojmovanja opravljanja podjetniške dejavnosti, po katerem mora podjetnik imeti lastne ali najete poslovne prostore. Ob tem tudi korporacijska zakonodaja podjetniku nalaga, da za opravljanje svoje dejavnosti določi sedež in poslovni naslov, kar vzpostavlja pomembne pravne posledice, saj se uradne poštne pošiljke pošiljajo na poslovni naslov podjetnika, vpisan v sodni register, prav tako, na primer, nesprejemanje uradnih poštnih pošiljk na poslovnem naslovu lahko predstavlja izbrisni razlog na podlagi določb stečajne zakonodaje (obstoj domneve, da podjetnik ne posluje na poslovnem naslovu). Virtualna pisarna podjetnikom omogoča, da sedež podjetja registrirajo na naslovu ponudnika storitve, sam način prejema pošte ter ostale storitve in ugodnosti, ki jih ob tem koristijo, pa dogovorijo z ločeno pogodbo s ponudnikom storitve virtualne pisarne. In medtem ko ponudnik storitve skrbi za pošto, posredovanje klicev in izvajanje drugih dogovorjenih storitev, se lahko podjetnik v celoti posveti opravljanju svoje dejavnosti, delo pa opravlja na terenu, od doma, v kavarni, knjižnici, parku, kjerkoli in kadarkoli.

Virtualna pisarna številnim podjetnikom predstavlja dobrodošlo alternativo tradicionalnemu načinu poslovanja. Najprimernejša je za samostojne podjetnike, start-up in manjša podjetja

Virtualna pisarna na enem mestu združuje korporacijski, davčnopravni in ekonomski vidik, s čimer podjetnikom omogoča preboj iz začaranega kroga siceršnjih visokih fiksnih stroškov poslovanja, ki izhajajo iz nakupa oz. najema poslovnih prostorov in njihovega vzdrževanja. Drži pa, da sicer hkrati pred podjetnika postavi tudi druge poslovne in pravne izzive, saj mora, na primer, tudi uporabnik virtualne pisarne, čigar zaposleni delo opravljajo od doma ali v drugih delovnih prostorih, upoštevati zahteve delovnopravne zakonodaje, zlasti s področja zagotavljanja ustreznega in varnega delovnega okolja.

Virtualna pisarna številnim podjetnikom predstavlja dobrodošlo alternativo tradicionalnemu načinu poslovanja.

Kljub temu da virtualna pisarna prinaša številne prednosti, je pri odločitvi zanjo seveda treba upoštevati tudi dejavnost, ki jo podjetje opravlja. Uporaba virtualne pisarne je tako vsekakor primernejša za samostojne podjetnike, start-up in manjša podjetja, pri katerih je narava dela glede kraja opravljanja dela in delovnega časa izrazito fleksibilna. Za večja podjetja z ustaljenim načinom poslovanja in vzpostavljeno infrastrukturo pa lahko predstavlja dobrodošlo popestritev z vidika izbora različnih možnosti in načinov modernega podjetniškega poslovanja.

Virtualna pisarna z uporabo sodobnih tehnologij omogoča enostavnejše, elegantnejše, fleksibilnejše in stroškovno ugodnejše poslovanje podjetnikom, ki jim dejavnost to omogoča. Takšne priložnosti torej velja izkoristiti in si s tem poenostaviti ter znižati stroške poslovanja, s tem pa svoja fizična, intelektualna in investicijska sredstva izdatneje usmeriti v kakovostno opravljanje dejavnosti.

Samo Urbanija, mag. prava, Odvetniška pisarna Miro Senica in odvetniki, d. o. o.