Trije koraki priprave na nepredvidljivo

Skorajda ni področja na katerega trenutna situacija krize povezane s pandemijo covid-19 in ukrepi, ki jo spremljajo ne bi imela večjega učinka. Za marsikaterega malega podjetnika pomeni hudo preizkušnjo v finančnem smislu, smislu krčenja trga ali popolne ustavitve dejavnosti, učinek katerega bo viden še dolgo. Enako velja za zaposlene v številnih podjetjih. Teh malih, pa tudi večjih in velikih. Ali je mogoče pričakovati, da se bomo po ukinitvi ukrepov vrnili v staro realnost. Najbrž ne. Navade ljudi se sicer ne spreminjajo zelo hitro. A v trenutnih razmerah je obdobje že tako dolgo, da skoraj z gotovostjo lahko rečemo, da se navade lahko in se bodo spremenile.

Zakaj? Časa je dovolj: če velja splošno prepričanje, da je za usvojitev novih navad potrebnih 21 dni (pa čeprav to ne drži vedno in povsod), smo sedaj že davno čez to magično mejo. Ukinjene so številne poti in rešitve na čisto vseh področjih, ki jih večina ljudi uporablja skorajda dnevno: nakupovanje, izobraževanje, skrb za telesno pripravljenost, večina storitvenih dejavnosti …

Potreba po tem ni izginila, mogoče se je le nekoliko spremenila, re-definirala. A ostaja. Zato ljudje intenzivno iščejo druge, bolj praktične in dolgoročno bolj varne možnosti na vseh področjih (strah pred okužbo ne bo izginil z ukinitvijo ukrepov). Za bolj praktične rešitve pa je potrebnega še manj časa, da jih privzamemo za svoje. Zato je nujno, da se ponudniki tovrstnih storitev hitro prilagodijo, če želijo obstati na trgu. Priložnost bodo izkoristili tisti, ki se lahko hitro prilagodijo. Tudi posamezniki, ki so trenutno mogoče med iskalci zaposlitve in podjetja, ki pred covid-19 krizo sploh niso obstajala.

Nihče, naj bo še tako kakovosten strokovnjak ne more predvideti vsega, celo največjih dogodkov ne. Zgodovina je to pokazala na področju naravnih katastrof, dogajanj na finančnih trgih, idr. Seveda se zgodi, da se v množici različnih napovedi pokaže tudi takšna, ki sovpada z realnostjo. A to je redko in ne postane pravilo. Kaj pa je mogoče napovedati? To, da se bodo takšne nepredvidljive situacije s pomembnimi in potencialno negativnimi učinki, katerim  nekateri pravijo tudi črni labodi, dogajale vedno znova. Kdaj, kje in kaj točno se bo zgodilo, pa veliko težje.

Edina stalnica so ravno spremembe, tudi pomembni, vedno drugačni črni labodi. Danes je to virus, ki ni povzročil le počasne spremembe, temveč hiter obrat. Jutri bo spremembo, hitrejšo ali počasnejšo, povzročilo nekaj drugega. Ne nujno virus. Kaj je skupno vsem, ki se bodo obdržali, razvijali ali na novo pojavili? Odgovor je relativno enostaven, pot do njega nekoliko manj. Obstajajo pa iztočnice, ki se jih je smiselno držati in s tem povečati možnost za uspeh.

Kako se torej pripraviti na nepredvidljivo? Čeprav zveni v nasprotju z intuicijo, je nujno. Pristop obsega le tri korake. Sestavine so znane, ne pa tudi njihova količina in natančna sestava. Te tri glavne sestavine so: prilagodljivost, akcija, naravnanost.
 

Prilagodljivost

Rekli smo, da je nemogoče nedvoumno predvideti kar se bo zgodilo v prihodnje. Zato je tudi nesmiselno vso svojo sposobnost usmeriti zgolj v omejen nabor kompetenc. Zdaj vemo, da bodo v izobraževalni branži krizo lažje preživela podjetja, ki so imela vse za izvajanje webinarjev in drugih oblik seminarjev na daljavo, že pripravljeno. A tudi, če teh znanj nismo osvojili pred začasno prekinitvijo nekaterih aktivnosti, to ne pomeni, da se tudi ostali tehnično ne morejo za to v zelo kratkem času usposobiti in pripraviti. 

Tehnične in vsebinske rešitve so znane in zelo dostopne. Tudi finančno. Potrebno pa jih je izkoristiti. Kar pomeni, da ustrezne kompetence ni nujno imeti pred nastankom nepredvidljivega (čeprav to pride prav), nujna pa je sposobnost prepoznati priložnosti in se nanje čim bolj hitro odzvati. Vemo tudi, da bodo trgovska podjetja, ki bodo lahko zagotovila nemoteno in učinkovito dostavo na dom, ne le preživela temveč najbrž tudi dominirala še dolgo po zaključku krize.



Kaj pa tiste storitve, ki jih ni mogoče izvajati na daljavo? Ob pričakovanju normalizacije razmer se je nujno usmeriti tudi na druga področja, dopolniti ponudbo. Številni že zdaj svoje poslovanje usmerjajo v to smer na področju kozmetike in wellnessa, osebnega trenerstva in skupinskih vadb, na področju prodaje najrazličnejših izdelkov (možnost dostave ni bila nikoli ukinjena) in podobno.

Čeprav ni nujno, da vse vemo že vnaprej, je za možnost hitre prilagoditve ključno konstantno učenje. Situacije kot je današnja koncept vseživljenjskega učenja postavljajo v povsem nov kontekst. Nujno je osvajati čim širši spekter znanj, ki lahko z različnih področij dopolnjujejo eno samo. S konstantnim posodabljanjem kompetenc in spremljanjem najnovejših trendov s področja prodaje, marketinga, vodenja in komunikacije boste podprli svojo dejavnost, ne glede na to, s čim se ukvarjate. 

Konstantno učenje vas bo ohranjalo v pogonu, pozorne na priložnosti in spodbujalo možnost prilagajanja ne le na trenutno situacijo, temveč tudi usmerjalo pogled v točko na kateri bi se lahko vaš posel ali kariera nahajali v prihodnje. Kar ne pomeni, da smo neprestano na preži, temveč, da se zavedamo neizogibnosti zastaranja znanja, tehnologije, pristopov, izdelkov ter posledično nujnosti spremljanja novih trendov.

Obenem to tudi ne pomeni, da se moramo pripravljati na točno določen črn scenarij. Ker točno tega najbrž ne bo. Lahko da se bo zgodilo kaj drugega. Odličen primer je ravno trenutna pandemija covid-19. Tega ni nihče predvidel. Marsikateri krizni scenarij je bil preigran. Kaj takega, kar bo istočasno ustavilo večino Evrope in precejšen del sveta pa ne. 

Pomembno je ostati fleksibilen, si odpirati, ne pa zapirati novih možnosti za razvoj in poslovanje. Na tem mestu so pomemben dejavnik prilagodljivosti in uspeha (samo)disciplina, jasni cilji in organizacija časa. To so tudi dodatne veščine in kompetence, ki jih je potrebno vključiti v svoja izobraževanja/usposabljanja z namenom doseganja večje fleksibilnosti in prilagodljivosti iz prvega koraka priprave na nepredvidljivo.

 

Akcija

Če je prva točka prilagodljivost in znanje, ki ga moramo konstantno pridobivati, je naslednji korak - akcija. Posamezniki v kriznih situacijah reagiramo različno. Odziv pa lahko strnemo v tri različice: beg, apatija, boj. Intuitivno vemo, da je tudi za poslovno preživetje najbolj smotrn pristop boj oziroma akcija. V praksi je to vse prej kot enostavno, pa čeprav nujno. Kljub temu je ravno v krizi tisti čas, ko je svoja prizadevanja potrebno vsaj podvojiti. Kljub strahu in negotovosti je potrebno ukrepati, ker strah čutimo vsi. Tudi sicer je akcija, kljub strahu pred nenehnimi izstopi iz cone udobja, tisto, kar tudi v normalnih razmerah pomembno loči med bolj in manj uspešnimi in učinkovitimi.

Nujen je hiter odziv če gre za manjše podjetje, ki se obrača hitro kot gliser ali veliko podjetje, ki se sicer obrača počasi kot mogočna križarka in bi jo v mirnem obdobju (pre)hitri zasuki lahko destabilizirali. Krizno obdobje zaradi novega virusa kot smo mu priča zdaj je posebno iz več razlogov. Na eni strani pričakujemo, da bo trajanje ukrepov, ki je nekatere podjetniške zgodbe skoraj popolnoma ustavilo, kratko. In deloma upamo, da bo potreben hiter odziv na spremenjene okoliščine le v tem prehodnem obdobju. Hkrati pa pričakujemo tudi možnost, da bodo posledice bistveno bolj dolgoročne. Zaradi česar regije in velika večina sveta vseeno z negotovostjo gleda proti dejanskemu zaključku kriznega obdobja. Kar ob učinkoviti odzivnosti v zdajšnjem trenutku, zahteva tudi čim bolj kakovostno oblikovanje izhodnih strategij in načrtov za prihodnje poslovanje. 



Na ravni celotne družbe in posamezne organizacije to lahko pomeni pospešeno digitalizacijo in optimizacijo ter poenostavitev delovnih procesov na vseh področjih poslovanja, intenzivno delo s kadri, ki se morajo na spremembe prilagoditi in jih sprejeti v čim krajšem času.

Izven krize je čas, da se postavijo specifični in jasni cilji (ki morajo biti dovolj visoki, da spodbudijo k akciji) ter natančno določijo aktivnosti za njihovo doseganje in se te dejansko izvajajo. Ko je krizna situacija v teku, ni potrebno čakati, da bo vse do konca splanirano. Časi, ki zahtevajo hitro akcijo, še posebej, če je od tega odvisno preživetje (malega) podjetja in/ali finančna stabilnost družine ne morejo čakati na oblikovanje plana brez napak in odprtih vprašanj. To urejate med tekom in upate na najbolje. Optimalno je seveda že takoj zastaviti jasen cilj, plan izvedbe, vse aktivnosti, ki so najboljše za posamezno situacijo ter terminski rok v katerem bomo lahko želeno izpeljali na najboljši možen način. A vemo, da praksa od tega odstopa. Na vse okoliščine nimamo neposrednega in takojšnjega vpliva.

Nekateri so prepričani, da je pomnožena akcija glavna ločnica med bolj in manj uspešnimi in je najustreznejši odgovor v katerikoli situaciji. To pride še posebej do izraza v kriznih razmerah. Ne le izurjenost, pomembno je tudi število klicev strankam ter kontaktov s potencialnimi in obstoječimi odjemalci za izboljšanje prodaje. Število poslanih prošenj in kontaktov za širjenje mreže in uspešnejše iskanje zaposlitve. Intenzivno delo na razvoju svoje prepoznavnosti kot strokovnjaka na posameznem področju v smislu grajenja osebne blagovne znamke tudi skozi številne objave na družabnih omrežjih, prispevkih, povezovanju z drugimi strokovnjaki na sorodnih področjih. Akcije in aktivnosti so na različnih področjih in za različne namene (ohranitev posla, iskanje zaposlitve, razširitev posla…) različne. 

Vsakdo praviloma ve, kaj mora storiti, če se je v točki 1 ustrezno posvetil razvoju svojih kompetenc. Skupno različnim področjem pa je, da je akcija obsežna, ne povprečna ali podpovprečna. Ne smemo obstati, še posebej, če gre za malo podjetje, ali posameznika, ki je tik pred tem da zaposlitev izgubi, ali pa jo je morda že izgubil.

Kaj pa strah pred tem, da nekaj ne znamo dovolj, da bi že zdaj dobro opravili. Nekateri priporočajo najprej akcijo potem pa izpopolnjevanje. Trenutno je to za mnoge tudi ena redkih možnosti, ki je še na voljo. Najprej se zavežite k doseganju nekega cilja in izvajanju potrebnih aktivnosti, čimprej začnite s konkretno akcijo, za podrobnosti pa poskrbite tekom izvajanja. 

Takšen pristop zahteva ambiciozne cilje. Saj le takšni cilji sami zase zahtevajo veliko akcije in nas k njej spodbudijo. Ambiciozni cilji sooblikujejo potrebno vsebino in obseg akcije. To je nekaj kar je v pomoč tako v času krize, kot izven nje.
 

Naravnanost

Tretji korak priprave na nepredvidljivo je poskrbeti za ustrezno naravnanost. Najprej: ta korak sam zase je zelo pomemben, nikakor pa ni dovolj. Brez prilagodljivosti (in nenehnega izpopolnjevanja) ter akcije je brezploden.

Prvi poudarek je biti zmožen sprejeti situacijo takšno kot je. Ni lahko, ni vedno izvedljivo. Je pa vredno truda, saj odpira možnosti za akcijo (2. korak), nove priložnosti in rezultate, ki sledijo. Šele, ko sprejmemo, da je nekaj takšno kot je (da nam trenutna služba ni všeč, da svoje dejavnosti trenutno ne moremo opravljati na način, ki nam je najbolj domač idr.), se lahko usmerimo v iskanje drugih možnosti. Lahko postanemo ustvarjalni.



S tem je povezan naslednji poudarek: ne smemo vztrajati na le enem cilju ali doseganje tega enega cilja interpretirati kot glavno merilo uspeha ali neuspeha. Če za določeno dejavnost ni dovolj povpraševanja, poskusite nekaj drugega. Če dejavnosti ne morete izvajati v živo, preizkusite možnosti virtualnega sveta. Če ne verjamete v marketing, ga vseeno preizkusite, ker je to mogoče najpomembnejši način, da bodo za vaš odličen izdelek ali storitev izvedele vaše bodoče stranke. 

Če niste imeli možnosti sam postati slaven nogometni igralec, učitelj violine ali kaj drugega, ste mogoče lahko odličen učitelj in mentor bodočim virtuozom na zelenici ali izven nje. Ne vztrajajmo trmasto na le enem cilju, to zapira druge, mogoče še boljše možnosti, za katere v dani situaciji, niti ne vemo in jih nismo zmožni videti.

Izkušeni podjetniki vedno znova poudarjajo, da se ne smemo bati neuspeha, ker je ta neločljivi del uspeha. Neuspeh je dober učitelj za dojemljive učence. Nauči, kaj je potrebno v prihodnje spremeniti za boljši rezultat. Seveda če smo se pripravljeni učiti in ne ponavljati istih postopkov v pričakovanju različnega rezultata. To se le redko zgodi. Še huje je, ko je posameznika tako strah neuspeha, da niti ne poizkusi, ali tako dolgo izpopolnjuje izdelek ali storitev, ker se ne zdi nikoli dovolj dobra oziroma varna pred neuspehom, da, ali sam izgubi interes po realizaciji, ali ni več zanimivo za trg, ali enostavno ni 'dovolj popolno'. Koliko podjetniških zgodb se ni zgodilo zaradi tega? Veliko. Ob tem da je za vsako uspešno podjetniško zgodbo tudi več neuspelih projektov, ki so pripeljali do nje.
 

Namesto zaključka

Številni poslovni guruji so si enotni, ko poudarjajo, da je potrebno svoj dosedanji način delovanja spremeniti in prilagoditi trenutni situaciji in iskanju novih priložnosti. K temu dodajam le, da je ta pristop potrebno ohraniti tudi v po kriznih časih. 

Izkoristiti je potrebno številne, tudi brezplačne možnosti za konstantno izobraževanje in usposabljanje ter samorazvoj. Pri tem mora biti fokus tako na kompetencah, ki jih potrebujemo za neposredno delo ali poslovanje podjetja (npr. prodaja, marketing, pogajanja, uporaba IT rešitev idr.), kot druge mehkejše kompetence, ki so uporabne širše, na zasebnem in poslovnem področju (komunikacija, mreženje, reševanje konfliktov, time management idr.). 

Osnovni namen vsega kar počnemo je ohranjanje fleksibilnosti in možnosti za prilagoditev, ohranjanje ustreznega obsega akcije ter ustrezna naravnanost. Tri ključne sestavine doseganja želenih ciljev. In konec koncev niti ne gre za to, da bi se želeli namensko stalno pripravljati na nepredvidljivo v smislu katastrofičnih scenarijev temveč za to, da čimbolj učinkovito delujemo vedno, se stalno razvijamo in ustvarimo pogoje da se tudi v primeru nepredvidljivega bolje in hitreje odzovemo.