Robotska avtomatizacija kot orodje za izboljšanje procesov

Za zagotovitev uspeha ob uvajanju novosti in sprememb je ključno, da zaposleni in drugi deležniki rešitve razumejo in jih sprejemajo. Zato je ob uvedbi treba razmišljati tudi o širših temah, zlasti o strategiji organizacije in prihodnosti dela.

Vse pogostejša robotska avtomatizacija procesov

Robote praviloma povezujemo z računalniško vodenimi orodji, ki nadomeščajo potrebo po človeškem delu v proizvodnih procesih ali pri domačih opravilih. V podjetjih in organizacijah na splošno se vse pogosteje pojavljajo tudi v neproizvodnih procesih. »Roboti postajajo nujni sestavni del podpornih in zalednih služb, pri čemer nimajo veliko skupnega s tradicionalno predstavo o robotih,« poudarja Mitja Kumar, partner v družbi Deloitte svetovanje.

S pisarniškimi (neproizvodnimi) organizacijskimi procesi, katerih optimizacija in pospešitev lahko prineseta pomembne prihranke in izboljšano poslovanje, se ukvarja tehnologija, ki jo strokovno imenujemo robotska avtomatizacija procesov (angleško Robotic Process Automation oz. RPA).

RPA ponuja informacijske rešitve

Poznamo dve vrsti orodij za digitalno transformacijo in avtomatizacijo procesov: robotsko oz. RPA in inteligentno avtomatizacijo, ki temelji na zmogljivostih umetne inteligence oz. tehnologije s kognitivnimi sposobnostmi.

RPA temelji na informacijskih rešitvah, katerih cilj je avtomatizacija širokega spektra poslovnih procesov, za katere so značilna jasna pravila, ponovljivost in delovna intenzivnost. Med nalogami, ki jih lahko namesto zaposlenih opravlja RPA, so odpiranje elektronske pošte in priponk, skeniranje cen s spletnih strani, izvajanje pogojnih stavkov (if/then/else) ipd. V financah lahko robot prevzame številne naloge, od vnosa stroškov do usklajevanja glavne knjige z revizijskimi ugotovitvami.

Človeški posegi potrebni le izjemoma

Z RPA se lahko celotni poslovni procesi izvajajo zgolj z uporabo programske opreme. Človeški posegi so potrebni le izjemoma. Ključni elementi RPA so programerska orodja, roboti kontrolorji in programski roboti.

Robotska programska oprema, zasnovana na načelih RPA, ni nujno strogo povezana s posamezno poslovno funkcijo, organizacijsko enoto ali industrijo. »Vsi strukturirani, standardizirani in ponavljajoči se procesi, ki jih izvajajo ljudje v interakciji z računalnikom, so potencialni kandidati za RPA,« opozarja Kumar.

Ključna prednost RPA so nižji stroški

Internet

Gregor Skender, menedžer na oddelku poslovnega svetovanja v družbi Deloitte in avtor članka. Foto: Klemen Razinger

Ključna prednost uvajanja RPA je v nižanju stroškov. Junijska raziskava družbe Deloitte med 530 posamezniki iz podjetij v najrazličnejših industrijah po svetu je pokazala, da RPA dodano vrednost ustvarja tudi v povečanju produktivnosti, izboljšani izkušnji strank in povečanem zadovoljstvu zaposlenih. Roboti naloge opravljajo zelo natančno 24 ur na dan, 7 dni v tednu, kar, kot pravi Mitja Kumar, »zaposlenim omogoča, da svoje misli preusmerijo od administrativnih opravil k nalogam, ki ustvarjajo dodano vrednost za organizacijo. Organizacije lahko bolj strateško alocirajo človeške vire in lažje rešujejo obremenitve, povezane s sezonskimi gibanji.«

Številne organizacije pa se pri uvajanju RPA še vedno spopadajo z izzivi (fragmentarnost procesov, nezadostna raven pripravljenosti IT-struktur, pomanjkanje jasne vizije), kar potrjuje tudi dejstvo, da je obseg robotske avtomatizacije procesov v anketiranih podjetjih v enem letu zrasel zgolj za odstotek.

Kateri procesi so primerni za robotsko avtomatizacijo

Čeprav so prednosti RPA jasne, odločitev za uvedbo zahteva razmislek. Pri razvoju strategije avtomatizacije je priporočljivo izvesti pet ključnih korakov.

• Kaj? Opredelite priložnosti za avtomatizacijo. RPA se uvede le za funkcionalne rutinske procese.
• Zakaj? Pripravite poslovni primer vzpostavitve RPA: oceno prednosti za vsak proces posebej, oceno možnih razbremenitev zaposlenih v zvezi s temi dejavnostmi in tudi razmislek, kako zaposlenim zapolniti delovnik po sprostitvi časa. Razmislite tudi, koliko povečanje natančnosti in hitrosti relevantnih procesov prispeva k ustvarjanju dodane vrednosti organizacije.
• Kako? Ko so procesi opredeljeni in prednosti uvedbe RPA jasno izražene, opredelite operativni model za izvedbo. Ali je smiseln razvoj strateških kompetenc za avtomatizacijo znotraj organizacije ali je boljša rešitev nakup ustrezne rešitve na trgu ob minimalnem angažmaju zaposlenih? Ta odločitev pomembno vpliva na operativni model RPA in služi kot osnovna usmeritev pri izboru možnosti za nakup storitev in orodij.
• Kdo? Pri izvedbi avtomatizacije z uporabo koncepta RPA je treba jasno identificirati partnerje. Razmislite o možnostih nakupa storitev in orodij ter ocenite, kateri partnerji so potrebni za izvedbo. Pred izbiro partnerjev vnaprej opredelite kriterije za vrednotenje rešitev, upoštevajoč predhodne korake.
• Kdaj? Pripravite izvedbeni načrt. Ta naj poleg začetne implementacije rešitev zajame tudi možnosti za razvoj in rast skupaj z organizacijo.

Tudi v primeru RPA je treba upoštevati pomen ustrezne komunikacije z zaposlenimi in izobraževanja zaposlenih, ki bodo skrbeli za vzdrževanje. Pomembna so tudi načela upravljanja sprememb znotraj organizacije. Pred odločitvijo za avtomatizacijo je treba zagotoviti, da bodo vsi deležniki, na katere lahko avtomatizacija vpliva, razumeli navedene korake. RPA nosi daljnosežne posledice, zato mora poslovodstvo ob sprejemanju odločitev obravnavati strategijo organizacije in prihodnost dela. Roboti so pogosto dežurni krivec za spremembe na trgu dela, zato je treba jasno in nedvoumno podati prednosti pristopa za nadaljnji razvoj organizacije. »RPA lahko v organizaciji dodano vrednost ustvari le, če je zagotovljeno zadostno razumevanje in lastništvo zaposlenih. Ne nazadnje je RPA namenjen prav njim,« poudarja Kumar.

Več o RPA

Za več informacij o uporabi RPA v organizacijah in njenih posledicah se obrnite na Deloitte svetovanje, d. o. o. Informacije so na voljo tudi tukaj in tukaj.