Službene poti so velik posel

Po pričakovanjih Svetovnega združenja za poslovna potovanja (GBTA) se je lani obseg porabe za poslovna potovanja povečal za sedem odstotkov v primerjavi z letom prej, do leta 2022 pa naj bi ta vrednost dosegla 1700 milijard. Gonilo rasti v letu 2018 so bile službene poti znotraj EU ter med državami EU in Azijo ter Bližnjim vzhodom, je pokazala raziskava družbe Morgan Stanley. Skoraj vsako drugo podjetje je potrdilo, da bo povečalo obseg čezatlantskih poti, pri čemer je skoraj petina predvidela manjše stroške, medtem ko se je znotraj EU promet povečal tako po številu kot po stroških potovanj.

Raziskava britanskega ponudnika poslovnih poti Traveldoo je razkrila največje skrbi, s katerimi se spopadajo organizatorji. Približno tri četrtine jih je na prvo mesto postavilo izziv zaradi zakonske odgovornosti za poslovneže na službenih poteh – to kadrovske službe v podjetjih raje preložijo na agencije, kot da bi jo prevzelo podjetje samo – ter skrb za njihovo dobro počutje. Za približno 60 odstotkov organizatorjev pa je največja skrb varnost podatkov njihovih strank, medtem ko so cene, ki so bile še nedolgo tega na vrhu lestvice, anketiranci postavili na peto mesto.



Menedžerji globalno ocenjujejo, da poslovne poti omogočajo rast podjetja, zaposleni pa si potovanja želijo. Kot navaja Booking.com, 30 odstotkov zaposlenih pravi, da bi sprejelo nižjo plačo v zameno za več službenih poti, skoraj 40 odstotkov milenijcev pa zaposlitve, ki potovanj ne vključuje, sploh ne bi sprejelo. V Sloveniji se delež posameznikov, ki so pripravljeni na službene poti, ni kaj dosti spremenil, v splošnem jih menda ne ljubimo preveč.

E-sestanki ne morejo nadomestiti tistih v živo

Kot pravi Viviana Žorž iz Adecca, se milenijci v splošnem ne razlikujejo bistveno od generacij pred njimi. Mlajši so sicer bolj odprti za to, ko ustvarijo družino, pa zanimanje upade. »Vse je odvisno od posameznika in njegovih življenjskih okoliščin, predvsem pa tudi od njegovih kariernih ambicij. Za določen tip kariere mora biti pripravljen na to,« je poudarila in dodala, da službene poti včasih lahko zamenjajo tudi telefonske ali video konference. Za nekatere odločitve je nujno, da je tim fizično prisoten, medtem ko za ohranjanje rednih stikov s poslovnimi partnerji in sodelavci na drugih lokacijah zadoščajo sodobne tehnologije.

»V Adeccu imamo različne globalne pobude, pri katerih sodelujemo zaposleni po vsem svetu. Srečujemo se na tedenskih telefonskih ali video konferencah, ki so namenjene izmenjavi informacij, dodeljevanju delovnih nalog in izmenjevanju dobrih praks. To nam popolnoma zadošča pri pobudah, ključne odločitve pa sprejemamo 'v živo', kajti poslovnih poti imamo v podjetju kar veliko,« je opisala Viviana Žorž. Poleg pozitivnih vidikov – prihranek časa in denarja – imajo sestanki, ki jih omogoča tehnologija, tudi negativne posledice. Skoraj polovica od 2000 poslovnežev, ki je sodelovala v raziskavi družbe Travel Market Report, je ocenila, da je izgubila stik ali celo stranko, ker niso imeli dovolj srečanj v živo, štirje od petih pa so poudarili, da s fizičnimi srečanji lahko vzpostavijo pristnejši dolgoročen odnos in zaupanje.

Od približno 2000 zaposlenih v korporaciji Mahle Electric Drives Slovenija jih vsaj desetina hodi na službene poti. »To so vodilni menedžment, inženirji, prodajno osebje in tudi strokovnjaki na drugih delovnih mestih. Nekateri so na poti enkrat ali dvakrat na leto, drugi pogosteje. Tisti, ki imajo menedžerske položaje na ravni skupine, torej v okviru organizacijske enote mehatronika, pa so praktično neprestano na poti,« je povedal Erik Panjtar z oddelka marketinga v tem šempetrskem podjetju. Kot je pojasnil, zahteva delo zaposlenih, ki sodelujejo v mednarodnih timih znotraj podjetja, strokovna in poglobljena usklajevanja, česar ni mogoče izvesti po telekonferencah, ki jih sicer pogosto uporabljajo. Kupce pa skupaj s prodajnim osebjem, ki mora biti tehnično dobro usposobljeno, obiskujejo tudi inženirji, ki sodelujejo pri projektu.
 

Interno omrežje za lažje oddaljeno delo

Panjtar to, da Slovenci nismo največji navdušenci nad službenimi potmi, označuje kot famo. Nekateri si jih ne želijo, druge pa privlačijo, saj lahko tako dobijo mednarodne izkušnje. V korporaciji imajo poseben program za mlade talente, ki jim omogoča vključitev v delo na določenem mednarodnem projektu v tujini, kjer lahko kasneje tudi ostanejo ali pa se vrnejo v matično državo. Službena potovanja so seveda naporna, se strinja sogovornik, dodaja pa, da v skupini uvajajo poslovno socialno omrežje, ki zaposlenim na poti olajšuje delo. Dokumente lahko delijo v skupno rabo, lokacija, iz katere posameznik dostopa do njih, ni več pomembna, kar zelo poenostavlja delo in hkrati omogoča sodelovanje z drugimi. »Ko zaposleni pride v katero od Mahlejevih enot, se poveže v brezžično omrežje in že ima s svojimi gesli dostop do svoje elektronske pošte, vse informacijske podpore …« je opisal Erik Panjtar in dodal, da je tudi v njihovi enoti v Šempetru vedno čutiti mednarodni utrip.

Tudi v Domelu poudarjajo pomen službenih potovanj; spletne konference jih ne morejo nadomestiti, pravi Jaka Mohorič, vodja prodajnega programa EC sistemi: »Samo v osebnem stiku s kupcem lahko začutiš pravi medsebojni odnos, ugotoviš, ali morda ni vse tako, kot bi moralo biti, in to urediš v prid podjetja. Seveda pa moraš biti tudi pravi človek za to.« V oddelku so omejili čezoceanske službene poti tako, da nihče ne gre več kot trikrat na leto, ponavadi za teden dni. »Na začetku so potovanja nekoliko stresna, saj te vedno skrbi, ali nisi česa pozabil urediti. Z izkušnjami pa postanejo rutina. Seveda se še vedno zgodi, da moraš tekati po letališču in loviti naslednji let, kar je včasih stresno, vendar na to pač nimaš vpliva. Dodaten vpliv na stres ima tudi časovna razlika. Službena potovanja niso turistična in redko se ponudi priložnost za kakšen ogled znamenitosti. Vendar pa tudi ta potovanja posameznika izpolnjujejo, saj se druži z ljudmi iz drugačnih kultur, uživa drugačno ter tako dobi občutek za posamezno državo in način življenja,« je povedal Mohorič.
 

Veselje do dela zmanjša napor

Alenka Mejač Krassnig je direktorica Vise za Slovenijo, funkcija pa od nje zahteva, da se na službeno pot odpravi vsaj dvakrat na mesec. »Sem zelo organizirana oseba, zato se mi poslovna potovanja ne zdijo prenaporna. Razen morda kadar se moram udeležiti sestanka v tujini, doma pa še nisem dokončala vsega, kar bi bilo treba narediti,« je povedala in dodala, da je tudi na poti zelo učinkovita. K temu močno prispeva nenehna povezanost, je povedala in dodala, da z dostopno tehnologijo lahko bolje načrtuje svoja potovanja. »Poskrbim, da imam vsaj nekaj časa za raziskovanje mesta ali sproščujočo kavo,« je Alenka Mejač Krassnig opozorila na pomen počitka tudi na službenih poteh.

Tega si športniki najpogosteje ne morejo privoščiti. Teniški igralci v 11 mesecev trajajočih sezonah prepotujejo največ. Kot je Blaž Kavčič zapisal v kolumni, ki jo piše za portal Delo.si, je bil leta 2014 zdoma 280 dni in v tem času opravil kar 65 letov. »Če me nekdo vpraša, kaj mi gre pri mojem načinu življenja najbolj na živce, bi brez pomisleka odgovoril, da so to potovanja,« je zapisal v kolumni. V pogovoru za Svet kapitala je povedal, da ne mara pakiranja, prezgodnjega vstajanja, ki je praviloma povezano z letenjem, potem pa čakanja na letališčih in ur sedenja na letalih, kjer se pač ni mogoče spočiti.

Včasih je 12-urno sedenje na letalu veliko bolj naporno kot pa šesturni trening. »Ko prideš na destinacijo, pa takoj tri ure težkega treninga in nato nastopi. Če si na nekem turnirju uspešen, igraš od ponedeljka do nedelje, ko je finalna tekma, v torek si že na drugi destinaciji. Po zmagi samo pobereš prtljago in greš na letalo. Včasih tudi ne gre vse gladko in potem upaš, da ti bo uspelo dobiti vozovnico in boš pravočasno (včasih na drugem koncu sveta) na novem turnirju,« je opisal, pod kakšnimi nenehnimi fizičnimi in psihičnimi pritiski so igralci, posledice pa marsikateri občuti na zdravju. Menda je mononukleoza, bolezen, ki napade ljudi z oslabljenim imunskim sistemom, najpogostejša ravno med tenisači. Od igrišč jih lahko oddalji tudi za več mesecev, nekateri igralci, tudi najboljši, pa so morali celo končati kariero.

Kavčič po eni strani razume posameznike, če se ne želijo prijavljati na delovna mesta, ki zahtevajo veliko službenih poti, vendar je pomembno tudi delo. »Z veseljem igram tenis. Ker so potovanja slab del mojega posla, v vsem drugem pa res uživam, je tako v redu. Če bi pa moral v službi, ki mi že tako ne bi bila všeč, še potovati in za to ne bi bil dobro plačan, bi pa dvakrat premislil. Mislim, da je najpomembneje, da delaš, kar imaš rad, v vsakem poslu pa je tudi kakšna slaba stran,« je dejal Kavčič, da je treba sešteti pluse in minuse.