Pisarne so lahko tudi zlate kletke brez zraka in miru za delo

Ker je zelo iskan predavatelj in avtor več knjig, smo se z njim srečali na konferenci Workplace Design, katere je sam ustanovni partner in programski direktor ter konec koncev tudi predavatelj. Tam direktorjem podjetij, odgovornim za strateški razvoj, kadrovikom in drugim strokovnjakom svetuje, kako lahko izboljšajo storilnost in sodelovanje zaposlenih ter privabijo oziroma zadržijo najboljše kadre.

Sodelovali ste že z mnogimi velikimi igralci na poslovnem parketu, kot so podjetja Shell, Barclays, Deutsche Bank, Morgan Stanley, IBM, Visa International. To je ogromno različnih podjetij, vsako od njih pa zahteva drugačno obravnavo. Kako ste se lotili tako različnih projektov in načrtovali delovni prostor za vsakega od njih?

Vsako podjetje ima drugačno kulturo, poseben »know-how« in organizacijo ter način dela. Projekta se lotim strateško, moj cilj pa je zlesti podjetju pod kožo. Prvi korak je, da se povežeš z zaposlenimi in njihovim delom. Trenutno sodelujem z odvetniško družbo, zato lahko povem, da so pravniki zelo natančni, ko pa se lotim preurejanja poslovnih prostorov mladega tehnološkega podjetja, je vse skupaj zelo sproščeno. Vedeti moram, kako deluje njihova komunikacija, ali imajo redne sestanke, delavnice … Potem je treba preučiti še vodstvo podjetja, hierarhijo, povezave, kdo so lastniki in kakšno je njihovo mnenje o podjetju, pomembno je, kdo je v podjetju odločevalec in kdo sledilec in podobno. To pa ni vse. Razlike nastajajo tudi pri kulturi naroda. Oglaševalci delajo v Sloveniji drugače kot npr. na Danskem.

Koliko časa traja, da dodobra spoznate podjetje?

Od tri do šest mesecev. Včasih imamo manj časa in potem ne spoznavamo vseh zaposlenih, ampak jih razdelimo v skupine in govorimo le s predstavniki ene skupine. Tako dobimo predstavitev vseh dimenzij.

Na prvo žogo bi rekla, da za podjetja napišete pravcato teorijo delovnega procesa.

Res je. Včasih me prosijo, da sodelujem pri spremembi dela, menedžmenta; neverjetno! Vsekakor moram vedeti, na kateri točki je podjetje, kam pluje in katero smer bi si želeli ubrati. Po mesecih spoznavanja pa se šele začne pravo delo.

Pri zaposlenih je treba spremeniti miselnost in navade, kajne?

Da. Zelo dobra ugotovitev. Se mi je pa tudi že zgodilo, da so bili zapo­sleni tako pripravljeni na spremembo, da to ni bilo potrebno, oni so bili z glavo že v prihodnosti. Velika sprememba je, ko je treba seliti ljudi iz manjših prostorov v odprto, oceansko pisarno. Takrat moramo premostiti največje težave.

Kaj pa okolje, v katerem so delovni prostori? Bi lahko našim bralcem, ki kupujejo poslovne nepremičnine, svetovali, na kaj morajo biti pozorni?

Zagotovo blizu narave, pomembna je svetloba, ki pada v prostor, dobra infrastruktura, če lahko preverijo kakovost zraka, naj storijo tudi to. Jaz ne bi kupil pisarne v strogem središču mesta, če moje delo ne bi zahtevalo tega.

Kakšno pisarno pa imate vi?

Sem zelo mobilen in vsak dan si izberem nov delovni prostor. Včasih delam v knjižnici, s strankami se dobim v njihovi pisarni, pogosto sestankujem v kavarnah, včasih delam na vlaku ali letalu, razgibana okolica me ne moti. Svojo pisarno imam doma, in sicer v vrtni hiški ob hiši. Tam je super naravna svetloba, svež zrak, mir in navdihujoči razgledi, po drugi strani pa imam blizu družino in tople obroke (smeh). Ko sem še hodil v tipične pisarne, sem bil tisti, ki je bil v poslovnih prostorih zelo družaben. Nikoli nisem šel v službo le zato, da v tišini napišem poročilo, to lahko storim tudi doma. V pisarni želim komunicirati s sodelavci, dobiti sveže novice, nove ideje, sestankovati, klepetati in podobno.

Kako romantično je imeti dobesedno open-space (odprto) pisarno. Sliši se kot sanje. Kaj pa si mislite o t. i. open-space, oceanskih pisarnah? Zdi se, da so že nekaj let velika uspešnica. Tudi jaz delam v oceanski pisarni, a včasih potrebujem mir, saj me motijo ljudje, ki hodijo mimo mene in glasno klepetajo, potem pride trenutek, ko se ne zmorem skoncentrirati na delo, ker poslušam tuje pogovore …

Imate prav. Oceanske pisarne niso neorganizirane velike hale, napolnjene z mizami. Osebno raje govorim o t. i. landscape, krajinskih pisarnah, to so odprte pisarne, ki posnemajo podobo krajine. Že na prvi pogled so bolj razpotegnjene, ločene z zelenjem, ličnimi omarami, zasloni in drugim pohištvom, tako nekako razdelimo prostor na več delov. Med njimi je nujen tihi kotiček, priporočam tudi ureditev družabnega kotička, naj bo prostor tako kot mesto razdeljen na območja. Pomembna pa je tudi politika dela. Vodje naj pustijo zaposlenim občasno delati od doma, prihajati v pisarno pozneje in biti tam do poznega večera ... Tako bo storilnost dokazano boljša. Trend odprtih pisarn v resnici obstaja že dvajset let, le da se notranja arhitektura nadgrajuje. Naj odprta pisarna ne nastane zaradi varčevanja, ampak za večjo delovno vnemo.

Kaj pa koncept feng shui, ga upoštevate pri snovanju novih prostorov?

Feng shui (smeh)? Ne. Je pa res, da ima feng shui veliko logičnih navodil za urejanje prostora, in nekaj jih upoštevam zato, ker sledijo logiki zdrave kmečke pameti. Ne nazadnje temelji na stoletja dolgi tradiciji. Ta upošteva snope dnevne svetlobe, ustrezno postavitev in organizacijo pohištva. Seveda je logično, da ljudje ne gledajo v zid, temveč jim odpremo pogled v pro­stor, in da niso obrnjeni s hrbtom proti vratom, ampak gledajo proti njim. Preučil sem mnogo teorij in raziskav, veliko komuniciram z načrtovalci prostorov, arhitekti, gradbeniki. Nekako združujem najpomembnejše izsledke vseh pogledov v nov, moderen prostor, poln navdiha.

Ali uporabljate le naravne materiale?

Čeprav sam le svetujem glede prostorov in jih ne postavljam, vem, da je priporočljivo uporabljati čim več naravnih materialov, kot so les, kamen in kovina, v pisarnah naj bo veliko rastlin in poskrbljeno za dobro prezračevanje. Če ne morete prinesti narave v pisarno, jo vsaj posnemajte.

To je zagotovo dober nasvet. Brala sem študijo, da Američani preživijo kar 90 odstotkov budnega časa v notranjih prostorih, temu deležu pa se približujemo tudi Evropejci.

Res je. Od tega smo več kot polovico časa v pisarni. Ne smemo pozabiti na temperaturo v pisarni, za katero je izredno pomembno, da posnema nihanje zunanje temperature.

Ko govoriva o sodobnih pisarnah, mislim, da marsikdo pomisli na Facebookov kampus, poslovne prostore podjetij Airbnb in Goo­gle. Po eni strani se sliši sanjsko, ko nam delodajalec ob službi ponudi še telovadnico, spalnico, restavracijo, nonstop odprt bar, vrtec za otroke, masažo in podobno, po drugi pa se sliši kot teorija zarote. Kaj menite o takšnih objektih, ki vzamejo celega človeka?

Kako zanimiva misel. Ciniki bi rekli, da želijo korporacije požreti vaše celo življenje …

Ampak ne želim biti cinična. Resnično me zanima, kako to vpliva na njihovo življenje.

To so tehnološka podjetja in njihova psihologija je drugačna. Ko ima razvojnik, informatik problem z reševanjem kodiranega zapisa, ga hoče rešiti. Zdaj. In ne bo šel domov, dokler ne razvozla težave. Si lahko predstavljate, kako prav mu pride službeni bar, ko si ob enih zjutraj zaželi veliko dozo kofeina, ki je ne more dobiti nikjer drugje ob tej uri? Pisarna postane njihov dom. Veliko jih pride v take korporacije takoj iz študentskih klopi, ko so še navajeni težkega učenja, in je dobro, da padejo v tak tok dela. Poleg tega kadrovske službe tehnoloških korporacij zahtevajo psihološke teste, preden posamez­niku ponudijo zaposlitev, in tako presodijo, ali se profil delojemalca sklada s politiko in motivacijo podjetja. Zaposleni po njihovih merilih si namreč želijo takega okolja. In če grem še korak dlje, tak kader hoče imeti pripravljeno hrano, oprano perilo, želi si organizirane vadbe in nima časa za iskanje najbolj primernega vrtca za svoje otroke.

Potem si v službi poiščejo še dekle in prijatelje.

Točno tako. Nekako se ustvari mikronarod, skupnost.

Prej ste omenili oprano perilo, pa sem pomislila na čistočo v pisarnah. Ljudje se glede tega precej razlikujemo. Se vam zdi pomembno, da se v poslovnem prostoru vzpostavijo pravila glede čistoče, ali šteje le to, da je vsak zadovoljen pred lastnim zaslonom?

Definitivno sem za dogovor. Ne maram nereda, in ko vidim nered na sosednji pisalni mizi, bi ga najraje pospravil, ampak tega si ne smem dovoliti. Vseeno pa je priporočljivo, da se vzpostavijo ohlapna vodila, kako naj bi zaposleni skrbeli za prijaznejši delovni prostor. Še bolj pa mi je všeč koncept »čista miza«, ki zapoveduje, da zaposleni pustijo mizo tako čisto, da lahko naslednji dan za njo sede kdo drug oziroma da zaposleni krožijo na delovnih mestih.

Morda pa je to koncept, ki ga moramo vključiti v pisarne prihod­nosti. In če govorimo o pisarnah prihodnosti, me zanima vaše mnenje o internetu stvari ter povezljivih napravah v pamet­nih pisarnah.

Pametnih pisarn se že zelo veselim. Tehnologija bo olajšala delovni proces. Prav kmalu bo pisarna sama vzpostavila razmere, ki bodo ustrezale zaposlenim; od temperature zraka, svetlobe, ki bo nihala po vzoru sonca, razporeditve pohištva in prostorov vse do samodejne priprave kave ob določeni uri. Pametne pisarne bodo predvidevale naše želje. S tehnologijo bomo lahko poiskali v hiši ljudi, ki jih potrebujemo, saj bomo vedeli, kje natanko so. Vse skupaj pa bo veliko bolj zeleno in trajnostno.

Za konec vas prosim še za nasvet za naše bralce. Kaj so skupne lastnosti pisarn, ki spodbujajo ustvarjalnost na delovnem mestu?

Dobro vprašanje. Ali veste, da obstaja veliko skupnih točk med naravo in ustvarjalnostjo? Narava nas resetira in napolni z energijo. Veliko študij kaže, da imajo ljudje več navdiha, ko so v naravi. Prav tako priporočam, da se učijo novih stvari. Ko se naučimo nečesa novega, se med nevroni vzpostavijo nove poti in pridemo tudi do novih idej. Dajte, usedite se zraven nekoga drugega, med službenim kosilom pokusite novo jed, sprehodite se po prostorih v stavbi, ki jih še niste obiskali … Razdelite pisarne na soseske, ki naj se med seboj popolnoma razlikujejo. Ponavljam, naj vodje pustijo zaposlenim, da si prilagodijo urnik dela. Če govoriva o tipu pisarn, pa definitivno priporočam krajinske odprte pisarne.

PREBERITE ŠE
Za službo palec gor ali dol?
Sodobno delo od doma ali pisarne še ne bodo izumrle
Pisarna v kavarni ali na 10.000 metrih v zraku