Bodo boti novi headhunterji?

Listek za dopust moram vsakokrat znova izpolniti ročno, ga oddati vodji v podpis, ko mi ga vrne, ga moram odnesti v šesto nadstropje kadrovske službe, nam je zaupala ena od zaposlenih v enem od večjih slovenskih podjetji. To je še vedno praksa v marsikaterem podjetju, znajo povedati tisti, ki si prizadevajo svoje digitalne rešitve vpeljati v podjetja. »Nekateri se predstavljajo kot podjetja, ki drugim nudijo podatkovno analitiko, svoje interne procese pa še vedno vodijo v excelovih tabelah,« nam je v neformalnem pogovoru dejal predstavnik enega od podjetij na Kadrovskem kongresu v Portorožu.

Takšna podjetja bodo težko preobrazila kulturo podjetja, da bo to stopilo na pot digitalne revolucije, se strinja Sabrina Dick, direktorica HR za osrednjo in vzhodno regijo v SAP. »Tehnologija sama po sebi kulture sicer ne spreminja, jo pa zelo podpira. Digitalizacija postopkov v podjetju omogoča, da prihranimo čas, ki bi ga sicer porabili za naloge, ki nimajo dodane vrednosti. Eden od primerov je zagotovo odobritev dopusta, aplikacije danes omogočajo, da zaposleni prošnjo odda po telefonu, njegov nadrejeni jo odobri, nato pa se dopust ustrezno evidentira v sistem kadrovske službe. Kadroviki imajo tako več časa, da se ukvarjajo z nalogami, ki podjetju dvigujejo dodano vrednost, za kar prej niso imeli časa, to pa je podpora menedžerjem pri vodenju zaposlenih.«

Reuters

Do digitalne DNK prek kadrovske službe

Če so bili kadrovski oddelki včasih le del podporne službe podjetja, kjer so se urejali zaposlitvene pogodbe, bolniške odsotnosti in drugi administrativni postopki, je danes v četrti industrijski revoluciji – vsaj v tistih naprednejših podjetjih – obravnavana kot ena bistvenih strateških služb, ki omogoča razvoj družbe.

Deloitte jo vidi kot tisto, ki podjetju pomaga, da stopi na pot digitalizacije, ne le da začne poslovati digitalno, ampak da tudi znotraj podjetja začne uvajati digitalno preobrazbo in nanjo pripravi zaposlene.

Amazon, LinkedIn, Google in Facebook že pospešeno razvijajo samoučljive bote za pridobivanje in iskanje najboljših kadrov.

Kljub temu da se zadnjih nekaj let govori o nujnosti digitalizacije, za večino podjetji to še vedno pomeni zgolj transformacijo iz tradicionalne prodaje na spletno prodajo blaga in storitev. Kljub temu da je ta tudi bistvenega pomena, pa podjetja možnost večjega napredka družbe lahko dosežejo tudi ali predvsem z digitalno preobrazbo internih in proizvodnih postopkov. Za uvajanje obeh pa je v četrti industrijski revoluciji ključna kadrovska služba. Zakaj? »Z digitalno preobrazbo delovnih procesov, ki si prizadeva za deljenje znanja in spodbujanju inovacij, se v organizacijo zasidra digitalni DNK,« navaja Deloitte. Z uvajanjem digitalnih orodij, kot so med drugim Microsoftov Team, Slack in Facebookov Workplace, se ne le povečuje produktivnost in učinkovitost, ampak lahko tudi spremlja angažiranost zaposlenih, njihovo usklajevanja osebnega življenja in predanost ciljem podjetja. In navsezadnje, če kadrovska služba, ki je prva stična točka med novim zaposlenim in podjetjem, deluje na zastarel način, če morajo zaposleni potrdila o dopustih pisati ročno, jih boste težko prepričali, da razmišljajo o inovativnih digitalnih rešitvah za vaše stranke.

Reuters

Da bi podjetja v obdobju velikega pomanjkanja zaposlenih kadre sploh lahko zadržala, je naloga kadrovskih služb predvsem zagotavljanje ne le dobrega počutja na delovnem mestu, ampak odlične izkušnje na delovnem mestu. Ta pa je lahko dobra, le če so interni in eksterni postopki čim bolj digitalizirani in avtomatizirani, zaposlenim pa se tako ni treba ukvarjati z dolgočasnimi nalogami.

Po mnenju Mihe Žerka, predsednika uprave podjetja SRC, imajo slovenska podjetja, vsaj tista večja, administrativne postopke že digitalizirane. »Kadrovske službe imajo v svojih sistemih praviloma že organizirane in avtomatizirane dokumentne predloge za običajno dokumentacijo, kot je na primer pogodba o zaposlitvi, aneks, odločba o dodelitvi dopusta ali podobno. Prav tako so v podjetjih precej dobro avtomatizirali dodeljevanje delovnih sredstev zaposlenim, izpolnjevanje in vlaganje M-obrazcev, letne razgovore in 360-stopinjsko ocenjevanje, izobraževanje, zdravniške preglede, certificiranje in podobno. Ko govorimo o digitalizaciji HR-postopkov v slovenskih podjetjih, torej pogosteje govorimo o digitalizaciji administrativnih postopkov, in ne o neki sofisticirani, vsebinsko in tehnološko zahtevnejši digitalizaciji v smislu analiz »big data«, integracij s socialnimi omrežji ali samoučljivih HR-rešitvah,« pravi Žerko.

Bodo talente iskali boti?

Amazon, Linkedin, Google in Facebook že pospešeno razvijajo samoučljive bote za pridobivanje in iskanje najboljših kadrov. Kako točno bodo računalniški boti spremenili proces iskanja talentov, še ni mogoče ugotoviti, zagotovo pa je cilje zmanjšati število dni za iskanje imena strokovnjaka, ki bi podjetju lahko pomagal najti določeno rešitev.

»Kompleksnejši boti, ki bi nadomestili tako imenovane headhunterje, pa predstavljajo kar resen izziv z vidika zgraditve logike, ki se za takšnim botom skriva. Človek se precej hitro lahko pripravi na to, da ve, kaj naj pri sogovorniku išče, kakšne izkušnje, znanja in kompetence naj poveže z zahtevami delodajalcev. Človek pri sogovorniku bere mimiko obraza, posluša »podtone« v telefonskem pogovoru in podobno. Bot pa mora imeti vse to, kar vidimo in slišimo mimo samih besed, sprogramirano,« skepso do tega, da bi že v kratkem času lahko nadomestili profesionalne iskalce talentov, izraža Žerko.

Problem je tudi ta, nadaljuje sogovornik, da se večkrat tudi izkaže, kako se ljudje nekoliko precenijo in si na spletnih profilih pripišejo kompetence, ki jih realno nimajo ali pa so izjemno šibke. »Izkušnje s takšnimi napakami lahko delodajalca odvrnejo od uporabe globalnih kadrovskih baz podatkov. Po drugi strani pa lahko delodajalec, ki išče čim boljšega sodelavca, naredi tudi napako in nekoga, ki je dober strokovnjak, preprosto spregleda, ker ta pač ne izkazuje svojih dosežkov na javnem omrežju. Če poznamo nove navade uporabe zaprtih socialnih omrežij in striktnega izogibanja javnih objav pri najmlajši generaciji, je vprašanje, ali bo iskanje kandidatov s pomočjo umetne inteligence sploh kdaj postalo nekaj običajnega.«

Reuters

Boti za reševanje zahtev delavcev

Bodo pa boti prišli v širšo uporabo nekje drugje, pravi Sabina Dick iz Sapa. »Recimo, da si želim dobiti od kadrovske službe plačilne liste za zadnjih šest mesecev. Vpišem se v sistem in botu naročim, kaj želim. Ti analizirajo zahtevo in iz sistema potegnejo zahtevane dokumente ter jih pošljejo zaposlenemu,« razloži sistem, ki ga v Sapu že testirajo. »Sap uporablja tudi program, ki iz opisa delovnih mest izloči pristranske opise. Nekatera delovna mesta so namreč opisana tako, da so bolj privlačna za moške, druga za ženske in tega se morda sploh ne zavedamo. Programska oprema analizira opise in predlaga rešitve za nepristranske opise delovnih mest.«

Strah hromi razvoj in povečuje količine papirja

Strah, da bomo ostali brez dela, če bo polovico naših nalog prevzel računalniški program, hromi organizacije. »Da bodo delovna mesta izginjala, ker se jih lahko avtomatizira, je dejstvo, ampak sočasno se bodo vzpostavljale nove naloge, ki si jih zdaj morda sploh še ne predstavljamo. Vsaka industrijska revolucija je izbrisala določene tipe poklicev, a ustvarila nove, danes pa se moramo še bolj kot prej zavedati, da do konca življenja ne bomo opravljali poklica, ki smo ga izbrali na začetku kariere.«

Še vedno hranimo gore papirja

Strah pa ni povezan le z izgubo službe, ampak tudi glede same varnosti. Kljub temu da je jasno, da tehnologija omogoča varnejšo hrambo, pa se po Žerkovem mnenju marsikatero podjetje še vedno boji hraniti dokumente izključno v digitalni obliki. Pri vzpostavljanju HR-sistemov so pogosto predmet projekta tudi integracije z obstoječimi ERP in finančno-računovodskimi sistemi, zato odpade potreba po dvojnih vnosih ali podobnem ročnem usklajevanju podatkov med sistemi. Kljub temu da so slovenska podjetja že precej postopkov digitalizirala, imamo še vedno »obupno preveč papirjev«.

Tehnologija omogoča varnejšo hrambo dokumentov v digitalni obliki. Kljub temu da so slovenska podjetja že precej postopkov digitalizirala, imamo še vedno obupno preveč papirjev.

Kljub podpori v raznih digitalnih rešitvah večina podjetji kopije hrani v klasični papirni obliki v kadrovskih mapah. »Celo plačilne liste, ki predstavljajo letni prirast vsaj 13 dokumentov na zaposlenega, se še vedno hranijo v fizični obliki. Imamo možnost elektronskega podpisovanja, legalne elektronske hrambe dokumentov in ustrezno zakonodajo, a vendar nekako ne zaupamo v to, da smo sposobni zanesljivo in dolgoročno hraniti digitalno obliko dokumentov. Jasno je, da danes tako zaposleni kot kadrovska služba najdejo vse evidence in kadrovsko dokumentacijo v HR-sistemu in pravzaprav nikoli ne uporabijo fizičnih kopij dokumentov, a iz nekega strahu jih večinoma vendarle vsi še vedno hranijo. Morda se bo to spremenilo tedaj, ko bo država na podoben način, kot je to naredila za e-račune, sama uvedla neki nov standard pridobivanja in hrambe kadrovske dokumentacije izključno v elektronski obliki. Tedaj morda ne bomo več v dvomih in morda nas ne bo več strah pred tem, da nam bo neka inšpekcija naložila kazen zaradi hrambe kadrovskih dokumentov zgolj v elektronski obliki,« razmišlja Žerko.

Situacij, kjer HR-rešitve predstavljajo prihranek, je tako kar precej, a po drugi strani moramo tudi priznati, da so večinoma vezane bolj na administrativno kot na strateško funkcijo. Čeprav ne vedno. V Kolektorju, recimo, pove letošnja kadrovnica leta Eva Cvelbar Primožič, se ukvarjajo s tem, da zaposlene pripravijo na delo v virtualni resničnosti. »Namesto da se tehnik vozi v Mehiko, da bi popravil napako na stroju, s pomočjo virtualne resničnosti stroj popravi na daljavo oziroma usmerja delavca v Mehiki, kako to naredi sam.«

Delove podjetniške zvezde

Letos bo medijska hiša Delo že drugo leto podelila prestižno nagrado in 8. novembra na Brdu pri Kranju razglasila Delovo podjetniško zvezdo 2018. To bo eno od desetih po presoji uredništva in strokovne žirije najboljših malih in srednje velikih podjetij v državi. Z letošnjim projektom iščemo prodorna, inovativna, izvozno in razvojno naravnana podjetja – naše svetilnike na poti do uspeha. Osrednja rdeča nit letošnjega izbora bodo kadri. Za ta namen bo podjetje Sofos pri nominiranih podjetjih opravilo meritev organizacijske energije – strast zaposlenih za doseganje ciljev in trajno rast. Naziv Delova podjetniška zvezda 2017 je prejelo podjetje Dewesoft iz Trbovelj. Nagrado po izboru bralcev je prejelo podjetje I.H.S.